Laskutusprosessi

Tämä artikkeli käy läpi laskun tyypillisen elinkaaren Ceumissa, kertaluonteisesta määrityksestä silmukan sulkemiseen maksun jälkeen.

1. Valmistele

Ennen ensimmäisen laskusi antamista:

• Brändi- ja laskutustiedot — avaa Brändilaskutus ja täytä yrityksesi nimi, Y-tunnus, pankkitiedot, osoite, yhteystiedot ja (valinnaisesti) logo. Katso Brändilaskutus.
• Laskupohja — avaa laskupohja -sivu. Järkevä oletus luodaan sinulle ensimmäisellä käynnilläsi; säädä värejä, nimiketekstejä ja asettelua ja tallenna sitten. Katso Laskupohja.
• Tilat — määritä elinkaaresi Laskutilat -sivulla (katso Mukautetut tilat). Merkitse vähintään yksi lopullinen tila valmiiksi — näin Ceum tietää, että lasku on maksettu.
• Oletusverokanta — aseta se kohdassa Brändi ja laskutus; se esitäyttää uusien laskurivien verokannan.
• Laskutusvaluutta — sekin kohdassa Brändi ja laskutus. Tässä valuutassa laskut laaditaan, ja se on eri asia kuin Yleisten asetusten näyttövaluutta. Yksittäiset asiakkaat ja projektit voivat korvata sen.
• Sähköpostipohjat — avaa sähköpostipohjat -sivu ja mukauta laskun lähetyspohja. Käytettävissä olevia muuttujia ovat asiakkaan nimi, laskunumero, summa, valuutta, eräpäivä ja oma nimesi. Mukauta erääntyneen muistutuksen pohja samalla tavalla; se tarjoaa myös myöhässä olevien päivien muuttujan.

2. Luo lasku

Avaa uusi lasku -lomake ja täytä:

• Laskun tiedot — laskunumero (kirjanpitoviitteesi), antopäivä, eräpäivä, tila, valuutta ja tyyppi (full tai proforma). Valuutta alkaa arvosta Automaattinen ja seuraa valitsemaasi asiakasta tai projektia; selite nimeää kummasta se tuli. Valitse koodi itse, jos haluat kiinnittää sen.
• Asiakastiedot — valitse asiakas. Laskutuskentät (yrityksen nimi, Y-tunnus, pankkitiedot, asiakkaan osoite, asiakkaan sähköposti) kopioidaan asiakkaalta, kun luot laskun. Voit ohittaa minkä tahansa niistä laskukohtaisesti.
• Laskurivit — jokaisella rivillä on kuvaus, summa, valinnainen määrä ja yksikköhinta, valinnainen vero (kiinteä summa) tai verokanta (prosenttiosuus) sekä valinnainen tehtävälinkki. Tehtävän valitseminen esitäyttää kuvauksen ja vaihtaa rivin laskuttamaan aikaa: tunnit tulevat tehtävän seuratusta ajasta ja hinta tuntihinnastasi. Katso Laskut.
• QR-koodin tiedot — valinnainen; näkyy PDF-tiedostossa, jos pohjasi QR-koodiosio on käytössä.
• Tunnisteet — valinnaiset.

Tallenna. Lasku saa tunnuksen kuten I-7.

3. Esikatsele PDF

Tietosivu näyttää reaaliaikaisen PDF-esikatselun käyttäen oletuslaskupohjaasi ja todellisia bränditietojasi. Jos haluat esikatsella eri pohjaa, vaihda oletuksesi siihen tilapäisesti.

4. Luo ja tallenna PDF

Käytä Vie PDF -toimintoa tietosivulla. Jokainen vienti tallentaa laskun täsmälleen sellaisena kuin se oli sillä hetkellä, joten myöhemmät muokkaukset eivät koskaan muuta aiempaa vientiä. Tallennetut viennit pysyvät ladattavissa tietosivulta, ja voit viedä uudelleen aina kun tarvitset tuoreen kopion.

5. Lähetä sähköpostitse

Käytä tietosivulla Sähköposti-toimintoa. Editori avautuu laskun lähetyspohjalla ladattuna ja sen muuttujat täytettynä laskusta. Voit liittää joko jo viemäsi PDF:n tai paikan päällä luodun tuoreen. Lähetetyt sähköpostit kirjataan Sähköpostilokit -sivulle.

6. Seuraa tilaa

Kun lasku etenee työnkulussasi (tyypillisesti Luonnos → Lähetetty → Maksettu tai vastaava), päivitä tila tietosivulta tai luettelosta. Jokainen tilan muutos kirjataan Entiteetin muutoslokiin tekijän ja ajankohdan kanssa.

7. Merkitse maksetuksi

Siirrä lasku valmiiksi merkittyyn tilaan. Kun se on valmis, lasku:

• Lakkaa näkymästä erääntyneiden tarkistuksissa.
• Lakkaa nousemasta esiin Hälytyksissä — myös liputettujen laskujen alta, jos olit liputtanut sen.
• Pysyy luettelossa (suodata tilan mukaan löytääksesi maksetut).

Ceum ei automaattisesti luo tulotilitapahtumaa (transaction) laskun tultua maksetuksi — kirjaa maksu itse, jos haluat sen kirjanpitoosi.

8. Erääntyminen ja muistutukset

Lasku lasketaan erääntyneeksi, kun sen eräpäivä on ohitettu eikä se ole valmiissa tilassa. Erääntyneet laskut korostetaan punaisella luettelossa, ja ne nousevat esiin Hälytyksissä sekä hälytyskellossa.

Lähettääksesi muistutuksen käytä Sähköposti-toimintoa ja lataa erääntyneen muistutuksen pohja; myöhässä olevien päivien arvo täytetään laskun eräpäivästä. Muistutukset ovat aina jotain, jonka lähetät itse — Ceum ei lähetä niitä aikataulutetusti.

9. Peruuta tai mitätöi

Sisäänrakennettua mitätöintitilaa ei ole. Mitätöidäksesi laskun:

• Luo "Mitätöity"-tila, jossa valmis on päällä (jotta se jätetään pois erääntyneistä).
• Siirrä lasku siihen.
• Lisää valinnaisesti laskuun selittävä huomautusmerkintä.

Voit myös poistaa laskun kokonaan sen tietosivulta. Laskun poistaminen poistaa myös sen viennit ja sähköpostiliitteet.

Laskutus tehtävistä ja seuratusta ajasta

Sen sijaan että kokoaisit laskun kenttä kerrallaan, voit aloittaa itse työstä. Molemmat listasivut tarjoavat joukkotoimintopalkissa Luo lasku heti kun rivejä on valittu.

Tehtävälistalta jokaisesta valitusta tehtävästä tulee yksi rivi. Ajanseurannasta valitut kirjaukset ryhmitellään tehtävittäin — kymmenestä kirjauksesta kolmelle tehtävälle tulee kolme riviä yhteenlasketuin tunnein — koska rivi laskuttaa tehtyä työtä, ei sekuntikellon lukemaa. Kirjausta, jota ei ole liitetty mihinkään tehtävään, ei voi laskuttaa lainkaan.

Miten se ratkaistaan:

• Asiakas — seurataan kustakin tehtävästä sen projekteihin ja niistä niiden asiakkaisiin. Valinta, joka yltää täsmälleen yhteen asiakkaaseen eikä jätä mitään pois, siirtyy suoraan lomakkeelle; kaikissa muissa tapauksissa avautuu valintaikkuna. Rivit, joita ei voi laskuttaa, näkyvät himmennettyinä ja syyn kera, eivätkä koskaan katoa huomaamatta.
• Projekti — täytetään vain, jos kaikilla laskutettavilla riveillä on sama.
• Valuutta — ratkaistaan kerran koko laskulle: ensin projekti, sitten asiakas, sitten brändi.
• Yksikköhinta — projektin tuntihinta, sen puuttuessa asiakkaan, sen puuttuessa brändin oletusarvo. Jos mikään taso ei aseta hintaa, rivi saapuu hinnoittelemattomana täytettäväksi.

Laskun numeroa ei koskaan luoda automaattisesti; lomake avautuu kohdistin siinä kentässä. Asiakkaan tai projektin vaihtaminen jälkikäteen tyhjentää jokaisen rivin tehtävälinkin, koska nuo tehtävät kuuluivat edellisen asiakkaan projekteihin.

Toiminto lasketaan tilauksen laskurajaan kuten jokainen muukin tapa luoda lasku. Rajalla se himmenee ja napsautus avaa lomakkeen sijaan tilaussivun.

Mobiilissa

• Näytä, luo ja muokkaa laskuja — luettelo ja lomake ovat käytettävissä natiivin päivämäärä- ja valitsinohjaimien kanssa.
• Lähetä lasku sähköpostitse — liitä jo viety laskun PDF lähtevään sähköpostiin.
• Pohjan muokkaus on vain verkossa — laskupohjan suunnittelu (värit, asettelu, nimikkeet) ei ole käytettävissä mobiilisovelluksessa — hallitse verkkosovelluksesta. Myös PDF-esikatselu ja -vienti pysyvät verkossa.