Sen sijaan että kokoaisit laskun kenttä kerrallaan, voit aloittaa itse työstä. Luo lasku ottaa valinnan tehtäviä tai aikakirjauksia, selvittää kenelle asiakkaalle se kuuluu, ja avaa uuden laskun lomakkeen valmiiksi täytettynä.
Missä toiminto on
Sisääntuloja on kaksi, ja kumpikin niistä esiintyy useammassa kuin yhdessä paikassa.
Tehtävistä:
- Tehtävät-luettelo – valitse rivejä, niin joukkotoimintopalkki tarjoaa Luo lasku.
- Saman luettelon rivitoiminnot, yksi tehtävä kerrallaan.
- Kortin toimintovalikko kanban-taululla.
- Luo lasku -painike tehtävän omalla sivulla.
Seuratusta ajasta:
- Ajanseuranta-luettelo – valitse kirjauksia, niin joukkotoimintopalkki tarjoaa Luo lasku.
- Saman luettelon rivitoiminnot, yksi kirjaus kerrallaan.
Erillistä ”laskuta käynnissä oleva ajastin” -toimintoa ei ole. Sisääntulot ovat aina valinta tehtäviä tai aikakirjauksia. Käynnissä oleva kirjaus näkyy luettelossa muiden joukossa, joten se voi kuulua valintaan; sen tunnit lasketaan siihen hetkeen asti, jona toimit.
Laskurivi laskuttaa tehtävän
Tämä on se kohta, joka todennäköisimmin yllättää: rivi laskuttaa tehtävän, ei koskaan sekuntikellon lukemaa.
Tehtäväluettelosta jokaisesta valitusta tehtävästä tulee yksi rivi. Ajanseurannasta valitut kirjaukset ryhmitellään ensin tehtävittäin – kymmenestä kirjauksesta kolmelle tehtävälle tulee kolme riviä yhteenlaskettuine tunteineen – eivätkä kirjaukset itse näy laskulla lainkaan.
Useaan tehtävään liitetty kirjaus antaa koko kestonsa kullekin niistä, samoin kuin tehtäväkohtaiset summat toimivat kaikkialla muuallakin sovelluksessa. Rivit voivat siis yhteenlaskettuina näyttää enemmän tunteja kuin todellisuudessa istuit, ja juuri siksi valintaikkuna listaa tunnit riveittäin yhden kokonaisluvun sijaan. Tarkista ne ennen vahvistamista.
Mitä ei voi laskuttaa
Tehtävä on laskutettavissa vain sellaisen projektin kautta, jolla on asiakas. Tuo yksi sääntö tuottaa kolme syytä, joiden takia valittu rivi jää pois:
- Ei asiakasta – tehtävä ei kuulu mihinkään projektiin tai vain projekteihin, joilla ei ole asiakasta. Mikään ei osoita keneenkään laskutettavaan.
- Ei tehtävää – aikakirjaus, jota ei ole liitetty mihinkään tehtävään. Sitä vastaan ei ole mitään laskutettavaa, joten kaikki tällaiset kirjaukset taittuvat yhdeksi riviksi, joka kertoo kuinka monta jäi pois.
- Kuuluu toiselle asiakkaalle – rivi on täysin laskutettavissa, muttei sille asiakkaalle, jonka valitsit. Vaihda asiakasta, niin se vaihtaa paikkaa niiden rivien kanssa, jotka silloin kuuluvat jollekulle toiselle.
Pois jäävät rivit näytetään aina himmennettyinä ja syy kirjoitettuna auki, eikä niitä koskaan pudoteta huomaamatta. Niitä ei voi palauttaa, koska mikään määrä napsautuksia ei saa niitä tälle laskulle. Se on eri asia kuin rivi, jonka poistat itse; sellainen pysyy palautettavissa.
Mitä napsautuksesta seuraa
Valinta ratkeaa yhdellä kolmesta tavasta.
Yksi asiakas, mitään ei jää pois. Valintaikkuna ohitetaan ja esitäytetty lomake avautuu suoraan. Yhden rivin käsittely päätyy yleensä tähän, koska yksi tehtävä yltää tavallisesti yhteen asiakkaaseen.
Useampi kuin yksi asiakas, tai jotain jää pois. Ensin avautuu valintaikkuna. Siinä on Laskutettava asiakas -valitsin (pelkkä nimike, kun mukana on vain yksi asiakas), taulukko jokaisesta rivistä asiakkaineen, seurattuine tunteineen ja syineen sekä rivikohtaiset Poista rivi- ja Palauta rivi -toiminnot. Taulukon alla ovat rivimäärä, seurattu kokonaismäärä, poistamiesi rivien määrä sekä niiden rivien määrä, jotka eivät voi koskaan päätyä tälle laskulle – tarkoituksella erillisinä lukuina. Arvioitu yhteensä näkyy vain silloin, kun jokaisella rivillä on hinta; yksikin hinnoittelematon rivi ja arvio piilotetaan sen sijaan että se ilmoitettaisiin väärin. Luo lasku vahvistaa.
Mitään ei voi laskuttaa. Toiminto on himmennetty ja syy näkyy osoittimen alla sen sijaan että se piilotettaisiin.
Millaisena lomake avautuu
- Kuvaus – tehtävän nimi.
- Määrä – seuratut tunnit kahden desimaalin tarkkuudella. Tehtävä, jolle ei ole seurattu aikaa, saa silti rivin määrällä 1, jonka hinnoittelet itse.
- Yksikköhinta – ratkaistu tuntihinta. Kun mikään ketjun taso ei aseta hintaa, hinta ja rivin summa jätetään tyhjiksi täytettäväksesi eikä kirjoiteta nollaksi – nolla on todellinen hinta ja tarkoittaa ”ei laskuteta”. Katso Tuntihinnat siitä, miten hinta ratkaistaan.
- Verokanta – oletusverokantasi Brändilaskutuksesta, jos sinulla on sellainen.
- Valuutta – ratkaistaan kerran koko laskulle eikä riveittäin, koska lasku laaditaan yhdessä valuutassa.
- Asiakas – nimi, sähköposti ja osoite kopioidaan mukaan.
- Projekti – täytetään vain, jos kaikilla laskutettavilla riveillä on sama.
- Laskun numero – ei koskaan luoda automaattisesti. Lomake avautuu kyseinen kenttä tyhjänä.
Mitään ei tallenneta ennen kuin tallennat
Kyse on esitäyttökulusta eikä mistään muusta. Valintaikkunan vahvistaminen siirtää uuden laskun lomakkeelle kentät täytettyinä – se ei luo laskua, ei muuta tehtävää eikä koske yhteenkään aikakirjaukseen. Lomakkeelta poistuminen tallentamatta jättää työtilasi täsmälleen ennalleen, ja tehtävät tai kirjaukset pysyvät valittuina sillä sivulla, jolta tulit.
Tilausten rajat
Tällä tavoin luotu lasku lasketaan tilauksesi laskurajaan kuten jokainen muukin reitti laskuun. Rajalla toiminto näyttää riippulukon ja napsautus avaa lomakkeen sijaan tilaussivun. Katso Tilaus ja laskutus.
Vinkkejä ja erikoistapauksia
- Asiakkaan vaihtaminen lomakkeella tyhjentää tehtävälinkit. Nuo rivit oli hinnoiteltu edellisen asiakkaan projekteihin kuuluvia tehtäviä vasten, joten linkit poistetaan sen sijaan että ne osoittaisivat väärään paikkaan; projekti tyhjenee niiden mukana. Pelkän projektin vaihtaminen pudottaa tehtävälinkit myös – jo valitun projektin uudelleenvalinta ei.
- Oma hinta pätee edelleen tilauksen alentamisen jälkeen. Ratkaisu lukee sen, mitä kullakin tasolla on tallennettuna, tilauksesta riippumatta; vain asiakkaan tai projektin oman arvon asettaminen on maksullinen toiminto.
- Jos seurattua aikaa ei saada ladattua, kulku jatkuu. Viesti kertoo siitä, ja rivit saapuvat niin että kirjoitat tunnit itse, sen sijaan että toiminto epäonnistuisi.
- Poistot nollautuvat, kun vaihdat asiakasta. Rivi, joka oli ensimmäisellä valinnallasi toisen asiakkaan työtä, on toisella valinnalla laskutettavissa, joten valintaikkuna aloittaa poistoluettelon tyhjältä pöydältä sen sijaan että piilottaisi rivin, jota et koskaan poistanut.