Tilaukset

Tilaukset seuraavat mitä tahansa, mikä toistuu aikataulun mukaan — SaaS-palveluja, toistuvia laskuja tai toistuvia tuloja kuten kuukausiveloituksia. Jokaisella tilauksella on tyyppi — kulu (oletus) tai tulo — ja jokainen uusiutuminen kirjaa kyseisen tyypin tilitapahtuman (transaction) automaattisesti näkyen Kalenterissa. Samaa uusiutumista ei koskaan kirjata kahdesti.

Mitä voit tehdä

Selaa kaikkea Tilaukset -sivulla, joka näyttää tilastokortit ja suodattimet, ja lisää uusi tilaus milloin tahansa. Avaa tilaus muokataksesi sitä, tai keskeytä se kytkemällä Aktiivinen pois päältä.

Voit päivittää useita tilauksia kerralla joukkomuokkaus -sivulla (katso Joukkomuokkaus), tuoda merkintöjä tiedostosta tuonnin kautta (katso Tuonti CSV:stä) ja ladata tietosi viennit -sivulta (katso Tietojen vienti). Nähdäksesi, mitä tilauksesi maksavat normalisoituna kuukausi- tai vuositasolle, avaa Tilausten analyysi.

Kentät, jotka täytät

Nimi — pakollinen palvelun tai tuotteen nimi, enintään 255 merkkiä.
Kustannus — pakollinen, ei-negatiivinen luku.
Tyyppi — income tai expense; oletus on kulu. Määrää sen tilitapahtuman (transaction) tyypin, jonka kukin uusiutuminen kirjaa.
Laskutusjakso — pakollinen: weekly, monthly, quarterly tai yearly.
Laskutuksia jaksossa — kokonaisluku 1–52; oletus on 1. Käytä esimerkiksi arvoa 2 kirjataksesi kahdesti jaksossa.
Laskutuspäivä — pakollinen ankkuripäivä. Seuraava uusiutuminen lasketaan tästä, ja kukin uusiutuminen siirtää ankkuria eteenpäin.
Valuutta — oletuksena työtilasi valuutta.
Muistiinpanot — valinnaiset, enintään 10 000 merkkiä; näytetään harmaana alaotsikkona luettelossa.
Aktiivinen — valitsin, päällä oletuksena. Vain aktiiviset tilaukset uusiutuvat.
Tunnisteet — valinnaiset.

Tilauksilla ei ole asiakaskenttää — ne ovat itsenäisiä.

Luettelo

Luettelo näyttää nämä sarakkeet:

Palvelu — nimi; muistiinpanot näkyvät toisella rivillä.
Kustannus — muotoiltu valuutta kohdistetuin desimaalein, vihreä tulolle ja punainen kululle.
Tyyppi — tulo- tai kulumerkki. Piilotettu oletuksena; ota se käyttöön sarakkeiden valitsimesta (katso Sarakkeiden mukauttaminen). Piilotettu kapeilla näytöillä.
Jakso — laskutusjakson nimike (piilotettu kapeilla näytöillä).
Tila — aktiivinen- tai ei-aktiivinen-merkki.
Laskutuspäivä — seuraava uusiutuminen. Se muuttuu keltaiseksi, kun uusiutuminen on vielä tulossa tämän kalenterikuukauden aikana, ja punaiseksi heti kun laskutuspäivä on ohittunut ilman että uusiutumista on kirjattu. Rivillä on vasemmassa reunassa vastaava värikorostus.
Tunnisteet (piilotettu kapeilla näytöillä).

Oletusjärjestyksessä luettelo jakautuu neljään lohkoon, joista kunkin aloittaa paksumpi viiva: kaikki tässä kalenterikuussa erääntyvä (mukaan lukien myöhässä olevat uusiutumiset, jotka ovat yhä maksamatta), sitten seuraavan kuun uusiutumiset, sitten kaikki kauempana oleva ja lopuksi keskeytetyt tilaukset. Lajittelu millä tahansa sarakkeella poistaa erottimet, koska lohkot eivät enää kulje järjestyksessä.

Voit suodattaa nimen, laskutusjakson, tilan, tunnisteiden ja "erääntyy tässä kuussa" -merkin mukaan. Yläosassa on neljä tilastokorttia, joista kukin jakautuu tulo- ja kuluriviin: aktiivisten tilausten määrä, tässä kalenterikuussa erääntyvä kokonaissumma, seuraavassa kalenterikuussa erääntyvä kokonaissumma ja kuukausivastaava kustannus (vuosisummat jaettuna 12:lla). Kahta ensimmäistä voi napsauttaa, jolloin ne suodattavat luettelon; kuukausivastaavuuden kortti linkittää Valuuttakursseihin, jotka muuntavat valuuttakohtaiset summat näyttövaluuttaasi.

Työnkulut

Lisää tilaus

Avaa uusi tilaus -lomake.
Syötä nimi, kustannus, laskutusjakso, laskutuksia jaksossa ja laskutuspäivä.
Valitse valuutta, kirjaa halutessasi vero (katso alta) ja lisää valinnaisesti muistiinpanoja ja tunnisteita.
Tallenna. Se on aktiivinen oletuksena ja uusiutuu seuraavana aikataulutettuna päivänä.

Keskeytä tilaus

Kytke Aktiivinen pois päältä. Tilaus pysyy luettelossa (ja voit edelleen suodattaa sen mukaan), mutta se ei uusiudu. Kytke se takaisin päälle jatkaaksesi.

Joukkomuokkaus

Muokkaa mitä tahansa: nimi, kustannus, verokanta, tyyppi, laskutusjakso, laskutuksia jaksossa, laskutuspäivä, valuutta, tunnisteet ja aktiivinen. Kentät, joihin et koske, pysyvät ennallaan. Verokannan tyhjentäminen riviltä poistaa sen erittelyn.

Poista tilaus

Käytä Poista-painiketta tilauksen muokkaussivulla ja vahvista sitten. Tilauksen poistaminen ei poista jo kirjattuja uusiutumistilitapahtumia (transactions) — ne pysyvät kirjanpidossasi.

Veron kirjaaminen

Jos tilauksen hinta sisältää arvonlisäveron tai myyntiveron, rastita lomakkeelta Erittele kustannus nettoon ja veroon ja syötä verokanta. Kustannus itsessään ei koskaan muutu — se pysyy täsmälleen siinä, mitä toimittaja sinulta veloittaa. Erittely kertoo vain, kuinka suuri osa kustannuksesta on veroa, joten 121 €/kk maksava työkalu 21 %:n kannalla kirjautuu 100 € nettona plus 21 € verona.

Vain verokanta tallennetaan. Sen vieressä näkyvät nettokustannus ja veron määrä lasketaan kustannuksesta ja verokannasta, minkä vuoksi ne ovat vain luettavia. Verokanta 0 on todellinen arvo ja tarkoittaa "tämä on nimenomaisesti veroton" — eri asia kuin rastittamatta jättäminen, joka tarkoittaa, ettet seuraa veroa tässä lainkaan.

Verokannan asettamisesta seuraa kaksi asiaa:

Uusiutumiset kirjaavat eritellyn tilitapahtuman (transaction) bruttokirjauksen sijaan, joten kulu saapuu kirjanpitoosi valmiiksi eriteltynä ja näkyy oikein tilitapahtumien Netto- ja Vero-näkymissä.
Tilausten analyysin voi vaihtaa Bruttoon, Nettoon ja Veroon.

Rastittamatta jättäminen pitää kaiken täsmälleen ennallaan: uusiutumiset kirjaavat koko kustannuksen yhtenä erittelemättömänä kuluna.

Miten uusiutumiset toimivat

Kun tilaus on aktiivinen ja sen laskutuspäivä koittaa, Ceum kirjaa sille automaattisesti tilitapahtuman (transaction) — kulun kulutilauksille, tulon tulotilauksille. Tilitapahtuma päivätään uusiutumispäivälle, kuvataan muodossa <palvelu> (<jakso>) ja käyttää tilauksen kustannusta ja valuuttaa. Jos tilauksella on verokanta, kirjattu tilitapahtuma eritellään nettoon ja veroon — summa vastaa yhä täsmälleen kustannusta. Sen jälkeen seuraava laskutuspäivä siirtyy eteenpäin yhdellä jaksolla.

Samaa uusiutumista ei koskaan kirjata kahdesti. Jos tilaus jäi väliin joksikin aikaa — vaikkapa se oli toimettomana kolme kuukautta — Ceum kuroo kiinni kirjaamalla kunkin väliin jääneen uusiutumisen päivämääräjärjestyksessä, joten näet kolme erillistä tilitapahtumaa yhden yhdistetyn veloituksen sijaan.

Kalenterinäkyvyys

Tilaukset näkyvät uusiutumistunnisteina Kalenterissa, kun "Näytä tilausten uusiutumiset" on kytketty päälle kalenteriasetuksissa (se on päällä oletuksena). Voit muuttaa tunnisteen väriä siellä myös.

Tuonti ja vienti

Tuonti — hyväksyy CSV-, XLS- tai XLSX-tiedostoja. Sarakkeet: Service, Tags, Cost, Tax Rate, Type, Currency, Billing Date, Period, Times per Period, Active. Type on valinnainen ja hyväksyy arvon income tai expense; tyhjä solu oletetaan kuluksi. Myös Tax Rate on valinnainen — tyhjä solu tarkoittaa, ettei erittelyä ole, ja arvon on oltava välillä 0–100. Rivi, joka jo vastaa olemassa olevaa tilausta, päivittää sen; muutoin luodaan uusi.
Vienti — CSV, XLS tai PDF. Sarakkeet: service, tags, cost, tax rate, net cost, tax amount, type, currency, date, period, times per period, active. Yhdeksän alkuperäistä saraketta on valittuna oletuksena; kolme verosaraketta ovat saatavilla mutta pois päältä, joten vienti näyttää samalta kuin ennenkin, ellet erikseen pyydä niitä. Nettokustannus ja veron määrä lasketaan vientiä varten, eikä niitä voi tuoda takaisin — tuo verokanta, niin sovellus johtaa ne uudelleen.

Vinkkejä ja erikoistapauksia

Ei asiakaslinkkiä. Jos tarvitset asiakasnäkymän toistuviin tuloihin, käytä Tunnistetta asiakasta kohden.
Menneet uusiutumiset on selvitetty. Kun uusiutuminen on kirjattu, tilauksen muokkaaminen ei jälkikäteen muuta jo tapahtuneita tilitapahtumia.
Keskeyttäminen ei poista historiaa. Aiemmat uusiutumistilitapahtumat pysyvät kirjanpidossasi.
Kiinnikurominen tapahtuu päivämääräjärjestyksessä. Kolme kuukautta toimettomana ollut tilaus tuottaa kolme tilitapahtumaa, ei yhtä yhdistettyä veloitusta.
Verokanta vaikuttaa vain tuleviin uusiutumisiin. Jo kirjatut tilitapahtumat säilyttävät sen erittelyn, joka niillä oli kirjaushetkellä.
Erittely ei koskaan siirrä hintaa. Ruudun rastittaminen tulkitsee kustannuksen uudelleen; se ei koskaan lisää veroa päälle eikä vähennä sitä.

Mobiilissa

Natiivit valitsimet — kustannus ja verokanta käyttävät numeronäppäimistöä, laskutuspäivä alustan päivämäärävalitsinta, ja tyyppi ja tila ovat segmentoituja valitsimia.
Vain luku offline-tilassa — voit selata ja avata tilauksia offline-tilassa, mutta uuden luominen on poissa käytöstä, kunnes muodostat yhteyden uudelleen. Katso Offline-tuki.
Uusiutumiset kirjautuvat edelleen automaattisesti palvelinpuolella, täsmälleen kuten verkossa; joukkomuokkaus ja tuonti/vienti tapahtuvat verkkosovelluksesta.