Projektit

Projektit järjestävät työn nimettyihin koreihin. Ne voidaan liittää mihin tahansa määrään asiakkaita tai pitää "irrallisina" (ilman asiakasta) — kahden asiakkaan jakama projekti, vaikkapa jaettu jatkuvaislaskutus, linkittyy molempiin. Tehtävät, dokumentit, laskut ja — tehtävien kautta — aikakirjaukset roikkuvat kaikki projekteissa, ja voit linkittää liittyvät projektit yhteen itse määrittämilläsi suhdetyypeillä.

Mitä voit tehdä

Selaa kaikkia projektejasi Projektit-sivulla, jossa rivit laajenevat näyttämään tietoja, voit suodattaa asiakkaalla, tilalla ja tunnisteilla, ja myöhässä olevat tai merkityt projektit korostetaan. Asiakkaat-sarake luettelee jokaisen linkitetyn asiakkaan napsautettavana sirpaleena, tiivistyen "+N":ksi, jota voit napsauttaa, kun niitä on useita. Sisäisiksi merkityt projektit kantavat nimensä vieressä talokuvaketta. Luo uusi projekti kaksisarakkeisella lomakkeella, lisäten asiakkaita, tehtäviä ja suhteita suoraan. Avaa projekti nähdäksesi sen perustiedot, tilan, upotetun tehtäväluettelon "Yhdistä olemassa oleva" -linkittäjineen, sen suhteet ja sen liittyvät dokumentit. Sieltä voit muokata mitä tahansa kenttää tai avata sen täyden muutoshistorian.

Jokainen projekti saa tunnuksen, kuten P-7, joka lajitellaan numeerisesti.

Kentät, jotka täytät

Nimi — pakollinen, työtilakohtaisesti yksilöllinen (enintään 500 merkkiä).
Kuvaus — valinnainen (enintään 50 000 merkkiä).
Asiakkaat — valinnaisia, ja voit valita useamman kuin yhden. Lisää kukin valitsimesta; poista yksi sen sirpaleen ×-merkillä. Kentän jättäminen tyhjäksi tekee projektista irrallisen.
Tila — pakollinen, peräisin Mukautetuista tiloista. Kun projekti siirtyy valmis-merkittyyn tilaan, Ceum tallentaa, milloin se valmistui.
Aloituspäivä — valinnainen. Oletuksena tämä päivä aikavyöhykkeelläsi luontilomakkeessa.
Päättymispäivä — valinnainen. Jos molemmat päivämäärät on asetettu, päättymispäivä ei saa olla ennen aloituspäivää.
Tuntihinta — valinnainen korvaus, ketjun brändi → asiakas → projekti tarkin taso. Jätä tyhjäksi, niin se peritään; kenttä näyttää peritty arvon ja tason, jolta se tulee. Kun projekti on liitetty täsmälleen yhteen asiakkaaseen, se perii kyseisen asiakkaan hinnan — ilman asiakkaita tai useamman kanssa se perii Brändi ja laskutus -sivulta, koska yksiselitteistä vanhempaa ei ole.
Laskutusvaluutta — valinnainen korvaus samalla perinnällä. Tämän projektin uudet laskut alkavat tästä valuutasta.
Budjetti — projektin valinnainen kustannuskatto, projektin laskutusvaluutassa (tai tilisi valuutassa, kun se peritään). Jätä tyhjäksi, jos budjettia ei ole. Nolla on todellinen arvo ja tarkoittaa, ettei projektia tule laskuttaa lainkaan. Kun budjetti on asetettu, projektin sivupalkki näyttää edistymispalkin: brändin värissä alle 80 %:iin asti, keltaisena 80 %:sta, punaisena kun budjetti on käytetty, eikä koskaan yli 100 %:n riippumatta siitä kuinka paljon ylitys on.
Vaimenna budjettihälytykset — ilmestyy heti kun budjetti on asetettu. Estää projektia näkymästä budjettihälytyksissä, mutta säilyttää budjetin, edistymispalkin sekä liputus- ja päättymispäivähälytykset. Budjetin poistaminen poistaa myös vaimennuksen.
Sisäinen projekti — valinnainen kytkin, joka merkitsee projektin omaksi työksi asiakastyön sijaan. Kyse on pelkästä merkinnästä: sisäinen projekti hälyttää, laskuttaa ja raportoi täsmälleen kuten mikä tahansa muu. Projektiluettelossa nimen vieressä ja projektin omalla sivulla näkyy talokuvake, ja sen päälle vietäessä kerrotaan, että projekti on merkitty sisäiseksi.
Tunnisteet — valinnaiset; tunnistenimet, joita ei vielä ole kirjastossasi, luodaan automaattisesti.
Liputettu + liputuksen kuvaus — valinnainen kytkin (kuvaus enintään 500 merkkiä) projektin merkitsemiseksi huomiota vaativaksi. Liputetut projektit korostetaan luettelossa ja ne nousevat esiin kohdassa Hälytykset, jossa kuvaus näytetään syynä.

Työnkulut

Projektin luominen

Avaa uuden projektin lomake.
Anna nimi. Lisää valinnaisesti yksi tai useampi asiakas; jätä tyhjäksi irralliselle projektille.
Valitse tila; aseta aloitus-/lopetuspäivät, jos tiedät ne.
Lisää valinnaisesti tehtäviä suoraan lomakkeen alaosassa, ja määritä projekti–projekti-suhteita.
Tallenna. Projekti laskeutuu kunkin asiakkaansa projektiluettelon loppuun (tai irralliseen ryhmään) seuraavalla tunnuksella.

Projektin päivittäminen

Käytä Muokkaa, muuta mitä tahansa kenttää ja tallenna. Muutokset tallennetaan muutoslokiin ennen/jälkeen-arvoineen. Lomake kysyy varmistuksen ennen poistumista tallentamattomista muokkauksista.

Projektin poistaminen

Käytä Poista-painiketta projektin tietosivulla tai sen muokkaussivulla ja vahvista sitten. Projektin poistaminen poistaa sen kaikista tehtävistä, asiakkaista, laskuista ja dokumenteista, joihin se oli linkitetty — nuo kohteet säilyvät; ne vain menettävät tämän projektin. Katso Vinkit ja erikoistapaukset.

Projektien järjesteleminen asiakkaan sisällä

Vedä projekteja asiakkaan tietosivulla asettaaksesi niiden järjestyksen. Järjestys säilytetään asiakaskohtaisesti, joten voit järjestellä projekteja vain yhden asiakkaan sisällä — ja useamman asiakkaan jakama projekti säilyttää itsenäisen paikan kunkin asiakkaan luettelossa.

Projektin merkitseminen

Käytä rivin toimintovalikkoa tai Liputa-painiketta tietosivulla merkitäksesi projektin huomiota vaativaksi ja lisätäksesi valinnaisesti syyn. Merkityt rivit korostetaan luettelossa.

Tilan työnkulku

Projektit hakevat tilat kohdasta Mukautetut tilat, määritetty kohdassa Projektitilat. Jokaisella tilalla on seuraavat asetukset:

Valmis — kun projekti siirtyy tähän tilaan, Ceum tallentaa, että se valmistui; siitä pois siirtyminen tyhjentää sen.
Työjono — käytetään yleensä matalan prioriteetin projektien piilottamiseen oletusnäkymistä.
Käytössä, järjestys ja väri — ohjaavat näkyvyyttä ja esitystä.

Pakotettua työnkulkua ei ole; siirrät projekteja tilojen välillä vapaasti.

Projekti–projekti-suhteet

Suhdetyypit määritetään työtilakohtaisesti kohdassa Projektien suhteet. Jokaisella tyypillä on nimi, väri ja järjestys. Suhteilla on suunta (yhdestä projektista toiseen), niitä ei voi kahdentaa saman parin ja tyypin osalta, eikä projekti voi linkittyä itseensä. Katso Entiteettien suhteet käyttäjälle näkyvästä käsitteestä ja Projektien suhteet tyyppiluettelon määrittämiseen.

Miten se liittyy muuhun Ceumiin

Asiakkaat — projekti voi kuulua usealle asiakkaalle samanaikaisesti tai ei yhteenkään. Se näkyy kunkin linkitetyn asiakkaan upotetussa projektiluettelossa.
Tehtävät — tehtävä voi kuulua useaan projektiin, tämä mukaan lukien. Tietosivu luettelee projektin tehtävät suoraan ja sisältää "Yhdistä olemassa oleva" -valitsimen, joka kiinnittää irralliset tehtävät. Projektin poistaminen poistaa sen tehtävistään, mutta jättää itse tehtävät paikoilleen. Jokainen rivi voidaan irrottaa (tehtävä irtoaa tästä projektista, mutta tehtävä ja sen muut projektit säilyvät) tai poistaa (tehtävä tuhotaan, kysyttyään ensin mitä siihen kirjatulle ajalle tehdään).
Dokumentit — projektin liittyvät dokumentit näkyvät vain luku -muodossa sen tietosivulla; täysi hallinta löytyy kohdasta Dokumentit. Projektin poistaminen jättää sen dokumentit paikoilleen, mutta poistaa niiden linkin.
Laskut — lasku voi viitata projektiin. Projektin tietosivulla ei ole erillistä paneelia; suodata sen sijaan laskuluettelo projektin mukaan. Projektia vastaan laskutetut laskut ovat yhdessä siihen liitettyjen tulotapahtumien kanssa se, mikä kuluttaa sen budjettia — laskutus ratkaisee, riippumatta siitä onko asiakas jo maksanut.
Aikakirjaukset — linkitetty tehtävien kautta. Projektin kokonaisseuratut ajat laskevat yhteen sen tehtävien ajat, laskien kunkin kirjauksen kerran, vaikka kirjaus ulottuisi useamman kuin yhden projektin tehtäviin; vain projektikohtainen erittely voi summautua kokonaissummaa korkeammaksi.
Tunnisteet — jaettu Ceumin laajuisen tunnistejärjestelmän kanssa.
Hälytykset — liputetut projektit, projektit joiden päättymispäivä on ohittunut, ja projektit jotka ovat käyttäneet 80 % tai enemmän budjetistaan, korostetaan luettelossa ja ne nousevat esiin kohdassa Hälytykset. Kaikki lakkaavat, kun projekti saavuttaa valmis-merkityn tilan.
Muutosloki — jokainen kenttämuutos taltioidaan tekijöineen, aikaleimoineen ja ennen/jälkeen-arvoineen.

Summat tietosivulla

Tietojen sivupalkki näyttää projektille vain luettavat summat, jotka on laskettu koko tiliäsi vasten eikä näytöllä olevista riveistä:

Tunnit yhteensä, jaettuna laskutettaviin ja ei-laskutettaviin. Aika lasketaan laskutettavaksi, kun ensimmäisellä tehtävällä, johon merkintä on liitetty, on laskutettavaksi merkitty tehtävätyyppi; kaikki muu lasketaan ei-laskutettavaksi. Käynnissä olevat ajastimet jäävät pois — niiden kesto on yhä liikkeessä.
Laskutettu (maksettu) ja laskutettu (avoinna) — laskut valmis-merkityssä tilassa ja kaikki muut.
Muut tulot — projektiin liitetyt tulotapahtumat eli raha, joka ei kulkenut laskun kautta.
Kulut — projektiin liitetyt kulutapahtumat.

Summat näytetään muunnettuina tilisi valuuttaan, ja valuuttakohtainen erittely on työkaluvihjeessä. Kun kurssia ei ole saatavilla, luvut listataan valuutoittain sen sijaan että ne laskettaisiin yhteen.

Nämä luvut ovat johdettuja, joten täällä ei ole mitään muokattavaa — muuta laskuja, tapahtumia tai aikamerkintöjä, joista ne tulevat.

Tuonti ja vienti

Tuonti — tuo projektit CSV- tai XLS-tiedostosta Projektien tuonti -sivulla. Pakolliset sarakkeet: nimi ja tila. Valinnaiset: kuvaus, asiakas (täsmäytetty nimellä, kirjainkoosta välittämättä, ja linkitetty automaattisesti, jos löytyy), aloituspäivä, päättymispäivä ja tunnisteet. Tuonnin jälkeen voit linkittää orpotehtäviä äskettäin luotuihin projekteihin samassa ohjatussa toiminnossa. Katso Tuonti CSV:stä.
Vienti — valitse sarakkeet (nimi, kuvaus, asiakas, tunnisteet, tila, päivämäärät, tehtäväluettelo/-määrä) ja muoto (CSV, XLS tai PDF) Projektien vienti -sivulla. Katso Tietojen vienti.
Joukkomuokkaus — valitse projektit luettelosta ja muokkaa tai poista ne kerralla. Katso Joukkomuokkaus. Järjesteleminen on edelleen tuettu vain yhden asiakkaan sisällä.

Vinkit ja erikoistapaukset

Irralliset projektit. Projektit ilman asiakasta ovat kelvollisia ja hyödyllisiä asiakasriippumattomaan työhön (sisäinen tuotekehitys, operaatiot, infrastruktuuri).
Jaetut projektit. Projekti voi kuulua usealle asiakkaalle samanaikaisesti; yhden asiakkaan poistaminen (tai kyseisen asiakkaan poistaminen) jättää projektin linkitetyksi loppuihin, ja ilman asiakkaita jäävä projekti muuttuu yksinkertaisesti irralliseksi.
Poistaminen poistaa linkityksen, se ei kaskadoidu tehtäviin. Projektin poistaminen poistaa sen omat suhteet ja irrottaa sen tehtävistään, asiakkaistaan, laskuistaan ja dokumenteistaan — jotka kaikki säilyvät. Ilman projekteja jäävä tehtävä muuttuu irralliseksi sen sijaan, että se poistettaisiin.
Lopetuspäivän on seurattava aloituspäivää. Käänteiset päivämäärät hylätään.
Työtilakohtaisesti yksilölliset nimet. Kaksi projektia ei voi jakaa nimeä työtilassasi.
Nollabudjetti ei ole sama kuin ei budjettia. Tyhjä tarkoittaa, ettei projektilla ole kattoa; nolla tarkoittaa, ettei sitä tule laskuttaa lainkaan, joten mikä tahansa laskutus vie sen kokonaan yli.
Budjettia varten valuutat muunnetaan. Toisessa valuutassa olevat laskut ja tulot muunnetaan projektin valuuttaan tuoreimmilla kursseilla. Jos kurssi puuttuu, summat joita ei voi muuntaa jätetään pois ja sivupalkki kertoo siitä sen sijaan että ne laskettaisiin hiljaa yksi yhteen.

Mobiilissa

Luo ja muokkaa projekteja natiivissa pohjalevylomakkeessa natiivivalitsimilla, mukaan lukien tuntihinta, laskutusvaluutta ja budjetti. Budjettihälytysten vaimennus on toistaiseksi vain verkossa — verkossa vaimennettu projekti pysyy vaimennettuna, kun tallennat sen puhelimesta; luettelorivit noudattavat kompaktia tiheyttä. Välimuistissa olevat projektit pysyvät luettavina offline-tilassa, mutta luominen, muokkaus ja poisto vaativat yhteyden — offline-tilassa voi muuttaa vain tilitapahtumia ja aikakirjauksia. Katso Offline-tuki.
Suhteet käyttävät yksinkertaistettua lisää/poista-levyä — katso Entiteettien suhteet.