Tämä artikkeli selittää, miten Ceumin eri osat liittyvät toisiinsa, jotta kaikkialla sovelluksessa näkyvä linkitys ja suodatus käy järkeen. Kuva on tarkoituksella pieni: kourallinen ydinkohdetyyppejä, löyhä linkkien verkko (asiakkaat, projektit ja tehtävät linkittyvät kukin moneen muuhun; laskut, tilitapahtumat, tilaukset, aikakirjaukset ja dokumentit riippuvat niistä) sekä kerros linkkejä, jotka voit määrittää itse.
Ydinkohdetyypit
- Asiakkaat — henkilöt tai organisaatiot, joille teet työtä.
- Projektit — työkokonaisuudet, joista kukin liitetään mihin tahansa määrään asiakkaita tai jätetään liittämättä.
- Tehtävät — työn yksiköt, joista kukin liitetään mihin tahansa määrään projekteja tai jätetään liittämättä. Tehtävä voi olla myös toisen tehtävän alitehtävä.
- Laskut — yhden asiakkaan velkasummat; valinnaisesti sidottu yhteen projektiin.
- Tilitapahtumat — yksittäiset tulo- ja menomerkinnät; valinnaisesti sidottu asiakkaaseen, projektiin ja/tai tehtävään.
- Tilaukset — toistuvat menot; ne ovat itsenäisiä.
- Aikakirjaukset — seurattu työaika, joista kukin liitetään mihin tahansa määrään tehtäviä tai jätetään itsenäiseksi.
- Dokumentit — Markdown-muistiinpanot, joista kukin liitetään mihin tahansa määrään asiakkaita ja projekteja tai jätetään liittämättä.
Miten kohteet linkittyvät toisiinsa
Useat ydinlinkeistä antavat yhden kohteen liittyä moneen muuhun kerralla, joten voit mallintaa todellista freelance-työtä, jossa sama työnpätkä palvelee useampaa kuin yhtä paikkaa:
- Projekti voi kuulua useammalle asiakkaalle kerralla — esimerkiksi jaettu jatkuvasopimus, jonka kaksi asiakasta jakavat — tai ei kenellekään (kelluva, asiakkaasta riippumaton projekti).
- Tehtävä voi kuulua useampaan projektiin kerralla — hyödyllistä, kun yksi työnpätkä syöttää useampaa kuin yhtä toimeksiantoa — tai ei mihinkään (kelluva, kertaluonteinen toimenpide).
- Aikakirjaus voi kertyä useampaan tehtävään kerralla tai olla itsenäinen ilman tehtävää.
- Dokumentti voidaan linkittää useampaan asiakkaaseen ja useampaan projektiin kerralla tai ei mihinkään.
Jokainen näistä on joukko linkkejä yhden paikan sijaan: lisää niin monta kuin tarvitset, poista mikä tahansa yksi, missä järjestyksessä tahansa. Kaikkialla sovelluksessa nämä joukot näkyvät poistettavina sirpaleina lomakkeilla ja klikattavina luetteloina (ylivuodolla "+N") taulukoissa.
Muutama linkki pysyy tarkoituksella yksittäisenä, koska todellinen suhde on yksi yhteen: lasku laskutetaan täsmälleen yhdeltä asiakkaalta (ja valinnaisesti yhdestä projektista), ja tilitapahtuma linkittyy enintään yhteen asiakkaaseen, yhteen projektiin ja yhteen tehtävään.
Miten kaikki liittyy yhteen
Verkko on löyhä, koska lähes jokainen linkki on valinnainen:
- Projektilla ei tarvitse olla asiakasta — hyödyllistä sisäisessä työssä.
- Tehtävällä ei tarvitse olla projektia — hyödyllistä kertaluonteisissa toimenpiteissä.
- Aikakirjauksella ei tarvitse olla tehtävää — hyödyllistä ajalle, joka ei liity tiettyyn työnpätkään.
- Laskulla tai tilitapahtumalla ei tarvitse olla projektia tai asiakasta lainkaan.
Kun määrität linkkejä, asioiden poistaminen noudattaa järkeviä sääntöjä. Koska projektit, tehtävät ja aikakirjaukset on nyt linkitetty moni-moneen, linkin toisen pään poistaminen poistaa vain linkin, ei toisessa päässä olevaa asiaa:
- Asiakkaan poistaminen poistaa kyseisen asiakkaan kaikista projekteista, joissa se oli; projektit itse jäävät jäljelle (muihin asiakkaisiin linkitetty projekti säilyttää ne; ilman asiakkaita jäänyt projekti muuttuu kelluvaksi). Se myös irrottaa kaikki asiakkaaseen osoittaneet laskut, tilitapahtumat ja dokumentit.
- Projektin poistaminen poistaa kyseisen projektin kaikista tehtävistä, joissa se oli; tehtävät itse jäävät jäljelle (muihin projekteihin linkitetty tehtävä säilyttää ne; ilman projekteja jäänyt tehtävä muuttuu kelluvaksi). Se myös irrottaa kaikki projektiin osoittaneet laskut, dokumentit ja tilitapahtumat.
- Tehtävän poistaminen poistaa kyseisen tehtävän kaikista aikakirjauksista, joissa se oli; aikakirjaukset itse jäävät jäljelle, eivätkä seuratun ajan kokonaissummasi muutu (katso alla). Se myös irrottaa kaikki tehtävään osoittaneet tilitapahtumat.
Miksi aikakirjauksen linkittäminen useaan tehtävään ei kasvata kokonaissummaasi
Koska aikakirjaus voi kertyä useampaan tehtävään, kannattaa todeta selvästi: seurattu kokonaisaikasi ei koskaan kerry moninkertaiseksi. Aikakirjaus on aina yksi kirjaus yhdellä kestolla. Pääsummat — "yhteensä tänään", tehtävän seurattu aika raportissa — laskevat jokaisen kirjauksen täsmälleen kerran riippumatta siitä, kuinka moneen tehtävään se linkittyy.
Ainoa paikka, jossa luvut voivat oikeutetusti summautua pääsummaa suuremmiksi, on erittely tehtävittäin tai projekteittain: kahteen tehtävään linkitetty kirjaus tuo koko kestonsa kummankin tehtävän lokeroon, joten lokerot voivat summautua kokonaissummaa korkeammiksi. Tämä on tarkoituksellista — erittely vastaa kysymykseen "kuinka paljon aikaa kosketti kutakin tehtävää", ei "miten nämä viipaleet jakavat kokonaissumman".
Missä tämä näkyy
- Suodattimet jokaisella luettelosivulla antavat rajata näiden linkkien perusteella — suodata tehtäviä projektin mukaan, tilitapahtumia asiakkaan mukaan ja niin edelleen. Useampaan projektiin kuuluva tehtävä vastaa suodatinta mille tahansa niistä. Katso Suodatus ja lajittelu.
- Yksityiskohtasivut näyttävät liittyvät kohteet rinnakkain. Asiakkaan sivu listaa sen projektit; projektin sivu listaa sen tehtävät; lasku näyttää asiakkaan, jolle se kuuluu.
- Taulukot näyttävät linkitetyt entiteetit rivin sisällä. Kun kohteella voi olla useampi linkki — projektin asiakkaat, tehtävän projektit, aikakirjauksen tehtävät — sarake listaa kunkin klikattavana sirpaleena, jotka tiivistyvät "+N"-merkinnäksi, jota voit klikata nähdäksesi loput.
- Joukkomuokkaus käyttää samoja linkkejä — vaihda tilitapahtuman asiakas, projekti tai tehtävä yhdellä kertaa.
Osa, jonka voit laajentaa: eksplisiittiset suhteet
Sisäänrakennetun hierarkian lisäksi Ceum antaa määrittää omat suunnatut linkkisi kahden samanlaisen kohteen välille: projektista projektiin ja tehtävästä tehtävään. Hallitset näitä kohdassa Entiteettien suhteet, ja valitset, millaiset linkit ovat käytettävissä kohdassa Suhdetyypit.
Tämä eksplisiittinen linkitys koskee vain projekteja ja tehtäviä ja on erillinen yllä olevista sisäänrakennetuista moni-moneen-linkeistä: se yhdistää kaksi samanlaista kohdetta (projekti↔projekti, tehtävä↔tehtävä), kun taas sisäänrakennetut linkit yhdistävät erilaisia (projekti↔asiakas, tehtävä↔projekti, aikakirjaus↔tehtävä).
Näyttötunnukset
Jokainen kohde saa tunnuksen kuten C-7, P-12 tai T-205. Voit muuttaa kirjainetuliitteen kohdassa Yleiset asetukset. Nämä tunnukset ovat pysyviä, niitä ei koskaan käytetä uudelleen, ja ne lajitellaan aina numeerisessa järjestyksessä.
Vinkkejä ja erikoistapauksia
- Liittämättömät kohteet ovat täysivaltaisia. Ceum ei koskaan pakota liittämään projektia asiakkaaseen tai tehtävää projektiin. Kaikki luettelot ja suodattimet tukevat "ei projektia" / "ei asiakasta" / "ei tehtävää" -vaihtoehtoa.
- Moni-moneen ei laske aikaa kahteen kertaan. Aikakirjauksen linkittäminen useampaan tehtävään ei koskaan paisuta kokonaissummiasi; vain tehtävä- tai projektikohtainen erittely voi summautua pääsummaa korkeammaksi, tarkoituksella.
- Yksi linkki vai monta — valintasi. Moni-moneen-linkit tyytyvät edelleen täsmälleen yhteen merkintään (yhden asiakkaan projekti käyttäytyy aivan kuten ennenkin). Kapasiteetti useammalle on olemassa, kun tarvitset sitä.
- Jaettuja työtiloja ei ole. Ceum on vain sinua varten; katso Työtilat ja käyttäjät.
- Samanlaisten kohteiden linkit käyttävät suhdetyyppejä. Yhdistääksesi kaksi projektia tai kaksi tehtävää määritä niiden välille suhde; sisäänrakennetut moni-moneen-linkit ovat erilaisten kohteiden yhdistämiseen (tehtävä projekteihinsa, projekti asiakkaisiinsa).