Joukkomuokkaus

Joukkomuokkaus päivittää yhteisen joukon kenttiä monella rivillä kerralla – tilitapahtumissa, tilauksissa, tehtävissä, aikakirjauksissa, asiakkailla, projekteilla, dokumenteilla ja laskuilla.

Tunnisteilla, jaetulla tiedolla ja MCP-tokeneilla on myös valintasarake, mutta vain rivien poistamiseen – katso Vain joukkopoisto alta.

Miten se toimii

Valitse luettelosivulla useita rivejä valintaruuduilla.
Alareunaan ilmestyy joukkotoimintojen työkalupalkki; avaa ohjattu joukkomuokkaus napsauttamalla Muokkaa.
Muokkaus-vaihe – valitut rivit näkyvät taulukossa muokattavin soluin. Ylin käytä kaikkiin -rivi antaa asettaa arvon kerran ja soveltaa sen jokaiseen valittuun riviin niissä kentissä, jotka sitä tukevat (paina Enter soveltaaksesi). Voit myös poistaa rivin taulukosta jättääksesi sen tämän muokkauksen ulkopuolelle – se vain pudottaa sen toiminnosta, ei poista tietuetta. Muuttamasi solut korostetaan, jotta näet tarkalleen, mihin olet koskenut.
Saraketoiminnot – jokaisen sarakkeen otsikossa on Tyhjennä- ja Peru-painike. Tyhjennä tyhjentää sarakkeen kaikilta valituilta riveiltä kerralla; Peru palauttaa sarakkeeseen tallennetut arvot ja kumoaa siihen tekemäsi muokkaukset – myös tyhjennyksen. Peru on himmennettynä, kunnes sarakkeessa on todella muokkaus. Pakollisissa sarakkeissa (nimet, tilat, tehtävän tyyppi, summa) ei ole Tyhjennä-painiketta, koska niitä ei voi jättää tyhjiksi. Molemmat vaikuttavat koko valintaan, eivät vain näkyvillä olevaan sivuun, eivätkä ne koske riviin, jonka olet poistanut muokkauksesta.
Vahvistusvaihe – tarkista, mitä muuttuu, ja ota muutokset käyttöön lähettämällä. Entiteeteissä, jotka säilyttävät historian, jokainen rivi kirjaa yhden merkinnän kutakin muokkaamaasi kenttää kohti.

Valintaasi ei säilytetä, kun poistut luettelosta. Jos siirryt muualle ennen ohjatun toiminnon avaamista, valitut rivit nollautuvat.

Tuetut kentät entiteeteittäin

Tilitapahtumat – avaa Joukkomuokkaa tilitapahtumia:

päivämäärä, kuvaus, tyyppi (tulo/meno), summa, valuutta, tunnisteet.

Tilaukset – avaa Joukkomuokkaa tilauksia:

nimi, kustannus, verokanta, laskutusjakso, laskutukset jaksoa kohti, valuutta, laskutuspäivä, tyyppi (tulo/meno), tunnisteet, aktiivisuus. Verokannan jättäminen rivillä tyhjäksi poistaa sen erittelyn.

Tehtävät – avaa Joukkomuokkaa tehtäviä:

nimi, projekti, tila, tyyppi, prioriteetti, aloituspäivä, määräaika.

Aikakirjaukset – avaa Joukkomuokkaa aikakirjauksia:

nimi, tehtävä, tunnisteet, aloitusaika, lopetusaika (sillä säännöllä, että lopetusajan on oltava aloitusajan jälkeen).

Kuvaukset, alitehtävät, laskurivit ja muut monimutkaiset kentät on tarkoituksella jätetty joukkomuokkauksen ulkopuolelle – muuta niitä yksi rivi kerrallaan.

Asiakkaat – avaa Asiakkaiden joukkomuokkaus:

nimi, tila, todennäköisyys, arvioitu arvo, seurantapäivä, lähde, tunnisteet. Asiakkaiden nimet ovat yksilöllisiä, joten nimelle ei ole ”käytä kaikkiin”.

Projektit – avaa Projektien joukkomuokkaus:

nimi, asiakkaat, tila, aloituspäivä, päättymispäivä, tunnisteet. Asiakasvalitsin korvaa koko joukon – sen tyhjentäminen irrottaa projektin kaikista asiakkaista.

Dokumentit – avaa Dokumenttien joukkomuokkaus:

nimi, kuvaus, asiakkaat, projektit, tunnisteet. Dokumentin sisältöä ei voi muokata täällä, joten joukkotallennus ei koskaan kirjoita uutta versiota.

Laskut – avaa Laskujen joukkomuokkaus:

laskunumero, tila, laskutuspäivä, eräpäivä, summa, tunnisteet. Jos laskun summa muodostuu laskuriveistä, summa näytetään vain luettavana.

Rivit, joita ei tallenneta

Kaikkia rivejä ei voi tallentaa sellaisina kuin ne on muokattu. Ne jäävät ohjattuun toimintoon, merkitään vahvistusvaiheessa ja ohitetaan – kaikki muu tallentuu silti:

tyhjä nimi tai tyhjä laskunumero;
summa tai arvio, joka ei ole luku;
päättymispäivä ennen aloituspäivää tai eräpäivä ennen laskutuspäivää;
kaksi asiakasta samassa muokkauksessa samalla nimellä. Asiakkaiden nimet ovat yksilöllisiä, joten molemmat rivit jätetään pois. Törmäys valinnan ulkopuolisen asiakkaan kanssa havaitaan vasta tallennettaessa.

Mitä muutoshistoriaan tallennetaan

Tehtävät, asiakkaat, projektit ja laskut säilyttävät muutoslokin, ja joukkomuokkaukset näkyvät siellä rivikohtaisina merkintöinä; katso Entiteetin muutosloki. Tilitapahtumat, tilaukset, aikakirjaukset ja dokumentit eivät kirjoita entiteettikohtaiseen muutoslokiin.

Vinkkejä ja erikoistapauksia

Yksi rivi, yksi muutoslokimerkintä. Viiden rivin joukkoajo tuottaa viisi erillistä merkintää, ei yhtä ryhmiteltyä tapahtumaa.
Tyhjät arvot vs. muuttumaton. Solun jättäminen koskemattomaksi ohjatussa toiminnossa tarkoittaa ”älä muuta tätä”. Solun tarkoituksellinen tyhjentäminen kirjoittaa tyhjän arvon.
Kenttien välinen validointi pätee edelleen. Aikakirjauksen lopetusajan on pysyttävä aloitusajan jälkeen; ohjattu toiminto hylkää vahvistuksen, jos yhdistelmä on virheellinen jollakin rivillä.
Joukkopoisto on joukkomuokkauksen vieressä. Työkalupalkki tarjoaa myös joukkopoiston, jossa pyydetään lukumäärällä varustettu vahvistus.

Vain joukkopoisto

Kolmessa luettelossa on valintasarake yhdellä tuhoavalla toiminnolla eikä muokkausohjattua toimintoa, koska niissä ei ole mitään, mitä kannattaisi muuttaa monella rivillä kerralla:

Tunnisteet (/tags) – Poista. Kaikki poistettua tunnistetta kantavat menettävät sen; itse kohteisiin ei kosketa. Tunnisteen ainoa muu kenttä on sen nimi, joka on yksilöllinen, joten yhteinen arvo törmäisi jokaisella rivillä ensimmäistä lukuun ottamatta.
Jaettu tieto (/share-links) – Peruuta. Jokainen, jolla on peruutettu linkki, menettää pääsyn heti, eikä tätä voi kumota. Jo peruutettuja linkkejä ei voi valita. Linkin ainoa muokattava kenttä on sen voimassaolo, jonka rivikohtainen editori jo kattaa.
MCP-tokenit (Asetukset → Integraatiot) – Peruuta. Kaikki peruutettua tokenia käyttävä lakkaa toimimasta heti. Tokenin työkalupääsyn tai laajuuden muokkaaminen on edelleen yksi kerrallaan tehtävä toimi.

Mitä joukkopoisto poistaa

Asiakkaiden tai projektien joukkopoisto irrottaa niiden tietueet sen sijaan että poistaisi ne, ja vahvistus kertoo mihin se vaikuttaa ennen kuin vahvistat:

linkitetyt projektit ja dokumentit irrotetaan, ja niistä ilman muuta linkkiä jäävien määrä mainitaan erikseen;
laskut ja tapahtumat säilyttävät rivinsä, mutta asiakas tai projekti tyhjennetään.

Jos haluat poistaa asiakkaan tai projektin yhdessä sen tietueiden kanssa, poista se erikseen – ohjattu poisto tarjoaa sen; joukkopoisto ei.

Muut joukkotoiminnot

Palkissa ei ole vain joukkomuokkaus. Siinä on myös:

Poista jokaisessa listassa, joka tukee valintaa, ja vahvistuskehote lukumäärineen.
Luo lasku tehtävissä ja aikakirjauksissa, mikä muuttaa valinnan valmiiksi täytetyksi laskuksi muuttamatta mitään muuta. Katso Laskutusprosessi.

Mobiilissa

Ei käytettävissä mobiilisovelluksessa – hallinnoi verkkosovelluksesta.