Este artículo recorre el ciclo de vida típico de una factura en Ceum, desde la configuración inicial única hasta el cierre del ciclo tras el pago.
1. Preparación
Antes de emitir tu primera factura:
- Marca e información de facturación — abre Facturación con marca y rellena el nombre de tu empresa, el NIF, los datos bancarios, la dirección, el contacto y (opcionalmente) un logotipo. Consulta Facturación con marca.
- Plantilla de factura — abre la página de la plantilla de factura. En tu primera visita se crea una plantilla predeterminada razonable; ajusta los colores, los textos de las etiquetas y el diseño, y luego guarda. Consulta Plantilla de factura.
- Estados — define tu ciclo de vida en la página Estados de factura (consulta Estados personalizados). Marca al menos un estado final como Finalizado: así sabe Ceum que la factura está pagada.
- Tipo impositivo predeterminado — configúralo en Marca y facturación; rellena el tipo impositivo de los conceptos nuevos.
- Moneda de facturación — también en Marca y facturación. Es la moneda en la que se emiten las facturas, y es distinta de la moneda de visualización de los Ajustes generales. Cada cliente y proyecto puede cambiarla.
- Plantillas de correo — abre la página de plantillas de correo y personaliza la plantilla de envío de facturas. Entre las variables disponibles están el nombre del cliente, el número de factura, el importe, la moneda, la fecha de vencimiento y tu nombre. Personaliza la plantilla de recordatorio de impago de la misma manera; además ofrece una variable con los días de retraso.
2. Crear la factura
Abre el formulario de nueva factura y rellena:
- Información de la factura — número de factura (tu referencia contable), fecha de emisión, fecha de vencimiento, estado, moneda y tipo (
fulloproforma). La moneda empieza en Automático y sigue al cliente o proyecto que elijas; la etiqueta nombra de cuál viene. Elige un código tú mismo para fijarla. - Información del cliente — elige un cliente. Los campos de facturación (nombre de empresa, NIF, datos bancarios, dirección del cliente, correo del cliente) se copian del cliente al crear la factura. Puedes sobrescribir cualquiera de ellos por factura.
- Conceptos — cada línea tiene una descripción, un importe, una cantidad y un precio unitario opcionales, un impuesto opcional (un importe fijo) o un tipo de impuesto (un porcentaje) y un enlace opcional a una tarea. Al elegir una tarea se rellena automáticamente la descripción y la línea pasa a facturarse por tiempo, tomando sus horas del tiempo registrado en la tarea y su tarifa de tu tarifa por hora. Consulta Facturas.
- Datos del código QR — opcional; aparece en el PDF si la sección de código QR de tu plantilla está activada.
- Etiquetas — opcional.
Guarda. La factura recibe un identificador como I-7.
3. Previsualizar el PDF
La página de detalle muestra una vista previa en vivo del PDF usando tu plantilla de factura predeterminada y tus datos de marca reales. Para previsualizar otra plantilla, cámbiala temporalmente como predeterminada.
4. Generar y guardar el PDF
Usa la acción Exportar PDF en la página de detalle. Cada exportación captura la factura exactamente como estaba en ese momento, de modo que las ediciones posteriores nunca cambian una exportación anterior. Tus exportaciones guardadas siguen disponibles para descargar desde la página de detalle, y puedes volver a exportar siempre que necesites una copia nueva.
5. Enviar por correo
Desde la página de detalle, usa Correo. El editor se abre con la plantilla de envío de facturas cargada y sus variables rellenadas a partir de la factura. Puedes adjuntar un PDF que ya hayas exportado o uno nuevo generado en el momento. Los correos enviados se registran en la página Registros de correo.
6. Hacer seguimiento del estado
A medida que la factura avanza por tu flujo (normalmente Borrador → Enviada → Pagada o similar), actualiza el estado desde la página de detalle o desde la lista. Cada cambio de estado se registra en el Registro de cambios de entidad junto con quién lo hizo y cuándo.
7. Marcar como pagada
Mueve la factura a un estado marcado como Finalizado. Una vez finalizada, la factura:
- Deja de aparecer en las comprobaciones de impago.
- Deja de mostrarse en Alertas — incluido bajo «facturas marcadas», si la habías marcado.
- Permanece en la lista (filtra por estado para encontrar las pagadas).
Ceum no crea automáticamente una transacción de ingreso cuando se paga una factura: registra tú mismo el pago si quieres tenerlo en tu contabilidad.
8. Vencimiento y recordatorios
Una factura se considera vencida cuando ha pasado su fecha de vencimiento y no está en un estado Finalizado. Las facturas vencidas se resaltan en rojo en la lista y se muestran en Alertas y en la campana de alertas.
Para enviar un recordatorio, usa Correo y carga la plantilla de recordatorio de impago; el valor de días de retraso se rellena a partir de la fecha de vencimiento de la factura. Los recordatorios siempre los envías tú mismo: Ceum no los envía de forma programada.
9. Cancelar o anular
No hay un estado de anulación integrado. Para anular una factura:
- Crea un estado «Anulada» con Finalizado activado (para que quede excluida del impago).
- Mueve la factura a ese estado.
- Opcionalmente, añade a la factura una nota explicativa.
También puedes eliminar una factura directamente desde su página de detalle. Al eliminar una factura también se eliminan sus exportaciones y los archivos adjuntos de correo.
Facturar desde tareas y tiempo registrado
En vez de construir la factura campo a campo, puedes partir del propio trabajo. Ambas páginas de lista ofrecen Crear factura en la barra de acciones en bloque en cuanto seleccionas filas.
Desde la lista de tareas, cada tarea seleccionada se convierte en una línea. Desde el registro de tiempo, los registros seleccionados se agrupan por tarea —diez registros repartidos en tres tareas dan tres líneas con las horas sumadas— porque una línea factura un trabajo, no una lectura de cronómetro. Un registro sin tarea no se puede facturar en absoluto.
Cómo se resuelve:
- Cliente: se sigue desde cada tarea hasta sus proyectos y desde estos hasta sus clientes. Una selección que llega exactamente a un cliente, sin nada excluido, pasa directa al formulario; cualquier otra abre un diálogo para elegir. Las filas que no se pueden facturar aparecen atenuadas con el motivo, nunca desaparecen en silencio.
- Proyecto: se rellena solo cuando todas las líneas facturadas comparten uno.
- Moneda: se resuelve una vez para toda la factura, primero proyecto, luego cliente, luego marca.
- Precio unitario: la tarifa por hora del proyecto, si no la del cliente, si no la predeterminada de la marca. Si ningún nivel fija una, la línea llega sin precio para que lo pongas tú.
El número de factura nunca se genera; el formulario se abre con el cursor en ese campo. Cambiar después el cliente o el proyecto borra los enlaces a tareas de todas las líneas, porque esas tareas pertenecían a los proyectos del cliente anterior.
La acción cuenta para el límite de facturas del plan igual que cualquier otra forma de crear una. Al alcanzarlo se atenúa y el clic abre la página del plan en lugar del formulario.
En el móvil
- Ver, crear y editar facturas — la lista y el formulario están disponibles, con controles nativos de fecha y selección.
- Enviar una factura por correo — adjunta a un correo saliente un PDF de factura ya exportado.
- La edición de plantillas es solo web — el diseño de la plantilla de factura (colores, diseño, etiquetas) no está disponible en la aplicación móvil; gestiónalo desde la aplicación web. La vista previa y la exportación del PDF también permanecen en la web.