Facturas

Las facturas representan los importes que tus clientes te deben. Cada factura tiene un estado personalizado, líneas de detalle, una fecha de emisión, una fecha de vencimiento, datos de pago opcionales en código QR, y se renderiza a un PDF con tu marca usando la Plantilla de factura que hayas configurado.

Qué puedes hacer

Navega por todas tus facturas en la página Facturas, con filtros por cliente, estado, rango de fechas e importe. Crea una nueva factura mediante un formulario con tres secciones: información de la factura, información del cliente y líneas de detalle. Abre una factura para ver su vista previa en PDF y exportarla o enviarla por correo, editarla o abrir su historial completo de cambios. Personaliza el aspecto del PDF en la página Plantilla de factura (consulta Plantilla de factura) e importa facturas desde un archivo en la página Importación de facturas (consulta Importación CSV).

Campos que rellenas

Información de la factura:

Número de factura — referencia contable de texto libre obligatoria (p. ej. INV-2024-001). No tiene por qué ser único.
Fecha de emisión — por defecto, hoy.
Fecha de vencimiento — obligatoria; debe ser en la fecha de emisión o posterior.
Estado — obligatorio, tomado de Estados personalizados, configurado en Estados de factura.
Moneda — empieza en Automático, que sigue la cadena marca → cliente → proyecto y nombra el nivel del que tomó la moneda. Elegir un cliente o un proyecto la vuelve a resolver: un cliente con su propia moneda de facturación gana al valor por defecto de la marca, y un proyecto gana a su cliente. Elegir un código a mano la fija, y los cambios posteriores de cliente o proyecto ya no la tocan. La factura siempre guarda una moneda concreta, capturada al crearla: editar un cliente después nunca reescribe una factura que ya emitiste.
Importe — tomado de las líneas de detalle.
Tipo de factura — full o proforma.
Datos del código QR — enlace de pago o URI bancario opcional; se muestra en el PDF.
Proyecto — opcional; filtra las tareas disponibles al añadir líneas de detalle.
Etiquetas — opcional.
Marcada + descripción de la marca — un interruptor opcional para señalar una factura y que reciba atención. Las facturas marcadas se resaltan en la lista y aparecen en Alertas, donde la descripción se muestra como el motivo. Marcar es independiente del vencimiento — úsalo para cualquier cosa a la que merezca la pena volver, como una línea de detalle en disputa.

Información del cliente (capturada en cada factura):

Cliente — opcional. Cuando se establece, los campos de contacto y facturación de abajo se rellenan previamente a partir del cliente en el momento en que creas la factura.
Correo del cliente, dirección del cliente, nombre de la empresa, NIF, nombre del banco, cuenta bancaria, código bancario — capturados en la propia factura. Las ediciones posteriores del cliente no cambian las facturas existentes.

Tus propios datos como freelance proceden de Facturación de marca y son de solo lectura en el formulario.

Cada factura recibe un ID como I-7. No lo confundas con el número de factura que escribes — el ID es la referencia propia de Ceum, mientras que el número de factura es tu referencia contable.

Líneas de detalle

Cada línea de detalle tiene:

Descripción — obligatoria.
Importe — valor monetario obligatorio.
Impuesto — un importe fijo opcional, o
Tipo impositivo — un porcentaje opcional que calcula el impuesto a partir del importe.
Tarea — un enlace opcional. Si seleccionas una tarea, la descripción se rellena automáticamente con el nombre de la tarea.

Puedes añadir, quitar y reordenar las líneas de detalle.

Flujos de trabajo

Emitir una factura

Abre el formulario de nueva factura.
Establece el número de factura, la fecha de vencimiento y el estado. Si has configurado una plantilla predeterminada, la vista previa en PDF la refleja a medida que escribes.
Elige un cliente. Los campos de facturación del cliente se rellenan por ti.
Añade líneas de detalle. Usa el selector de tareas en cada línea para reutilizar nombres de tareas.
Guarda. La nueva factura recibe el siguiente ID (I-N).

Exportar el PDF

Desde la página de detalle, usa Exportar PDF para generar un PDF nuevo y mantenerlo en la factura, o Exportar para correo para generar uno al vuelo sin conservarlo. Las exportaciones anteriores permanecen en la factura y se pueden volver a descargar.

Enviar por correo electrónico

Usa la acción Correo en la página de detalle. Esto redacta un Correo electrónico usando la plantilla de factura, adjunta un PDF nuevo o una exportación almacenada, y registra una entrada en el registro de correo.

Marcar como pagada

Elige un estado marcado como finalizado — normalmente «Pagada». Una factura finalizada deja de alertar por completo: ya no cuenta como vencida, y también sale de la categoría de facturas marcadas si la habías marcado.

Marcar una factura

Usa el menú de acciones de la fila o el botón Marcar de la página de detalle para señalar una factura y, si quieres, añadir un motivo.

Eliminar una factura

Usa el botón Eliminar en la página de detalle de la factura o en su página de edición, y luego confirma. La eliminación es permanente — consulta Consejos y casos límite.

Flujo de estados

Los estados de factura proceden de Estados personalizados. El ajuste finalizado marca un estado como «hecho» — normalmente «Pagada». Una factura cuenta como vencida cuando su fecha de vencimiento ha pasado y su estado no está finalizado. Las facturas vencidas se muestran en rojo en la lista y aparecen en Alertas.

No hay estados predeterminados de serie; configura los tuyos en la página Estados de factura.

El PDF

El PDF generado se compone de:

Una cabecera con un logotipo opcional (ubicación y tamaño según la plantilla).
La información de tu empresa de Facturación de marca.
La información de facturación del cliente capturada en la factura.
Los detalles de la factura (número, fecha de emisión, fecha de vencimiento, estado, importe).
Las líneas de detalle con columnas de descripción, importe e impuesto.
Notas.
Información de pago (banco, impuesto, código bancario) — se puede desactivar.
Un código QR opcional (posición controlada por la plantilla).
Texto de pie de página.

La plantilla controla los colores, el texto de las etiquetas, qué secciones aparecen y dónde se sitúan las cosas. Cada exportación almacenada captura la factura exactamente como estaba cuando se generó, de modo que el PDF se mantiene preciso aunque edites la factura más tarde.

Cómo se conecta con el resto de Ceum

Clientes — el enlace con el cliente es opcional. Eliminar un cliente deja la factura en su sitio pero quita su enlace con ese cliente. Los campos de facturación se mantienen, porque se capturaron en la factura.
Proyectos — el enlace con el proyecto es opcional. Eliminar un proyecto deja la factura en su sitio pero quita su enlace.
Etiquetas — compartidas con el sistema de etiquetas de todo Ceum.
Correo electrónico — las facturas se integran en el redactor de correos, con el PDF adjunto y enlazado de vuelta al correo.
Registro de cambios — todos los cambios quedan registrados.

Importación y exportación

Importación — trae facturas desde un archivo CSV en la página Importación de facturas. Las columnas incluyen ID, número de factura, cliente, fecha de emisión, fecha de vencimiento, importe, moneda, estado, notas y etiquetas. Consulta Importación CSV.
Exportación — las filas de facturas se pueden exportar a CSV, XLS o PDF desde la página Exportaciones de facturas; exportar una sola factura como PDF desde su página de detalle es un flujo aparte.
Edición masiva — selecciona facturas en la lista y edítalas o elimínalas a la vez. Consulta Edición masiva.

Consejos y casos límite

Los datos de facturación capturados permanecen. Editar un cliente después de haber emitido una factura no cambia el bloque de facturación del PDF existente — es algo deliberado.
ID frente a número de factura. El ID es la referencia propia de Ceum; el número de factura es lo que pones en el documento. Usa el que te resulte más familiar al filtrar.
La eliminación es permanente. Eliminar una factura quita también sus adjuntos de correo y sus exportaciones almacenadas.
El estado vencido se calcula, no se almacena. No hay ningún estado «vencido» al que pasar — se deduce de la fecha de vencimiento y la factura se resalta hasta que avances el estado. Eso es distinto del interruptor Marcada, que estableces tú.

Cantidad y precio unitario

Una línea puede explicar cómo se llegó a su importe. Rellena cantidad y precio unitario y el importe pasa a ser el producto de ambos, recalculado cada vez que editas cualquiera de los dos y bloqueado frente a ediciones directas: la vista de detalle y el PDF muestran entonces el desglose bajo la descripción. Si borras uno de los dos, el importe vuelve a ser un número que escribes tú.

Las líneas creadas antes de que esto existiera, y las que fijas con un importe cerrado, no llevan ninguno de los dos campos y se comportan exactamente igual que siempre. El total de la factura es siempre la suma de los importes de las líneas; en ningún sitio se multiplica el par para obtener un total.

Las líneas facturadas a partir de tiempo registrado llegan con ambos campos rellenos; consulta Flujo de facturación.

De forma predeterminada, el par aparece como una línea pequeña bajo la descripción. Activa Mostrar las columnas de cantidad y precio unitario en la Plantilla de factura para darles columnas propias.

Facturar una línea por tiempo

Enlaza una tarea a una línea y la línea pasa a facturarse por tiempo: la cantidad se convierte en horas, tomadas del tiempo registrado en la tarea, y el precio unitario en tu tarifa por hora, resuelta desde el proyecto, luego el cliente y luego tu marca. Las columnas se titulan Horas y Tarifa cuando todas las líneas con precio de la factura se facturan así.

Esos valores se capturan una vez, al crear el enlace. Después no siguen moviéndose: una factura que ya has enviado no debe cambiar porque alguien registre otra hora en la tarea. Si la tarea cambia, la línea muestra un aviso y un botón de actualización; al actualizar se traen las cifras nuevas.

Ajustar en una línea te deja escribir las horas a mano. Una línea ajustada conserva tu número al actualizar y deja de informar de las horas de la tarea como desactualizadas.
Redondear horas, encima de las líneas, redondea cada línea facturada por tiempo a 15, 30 o 60 minutos completos, hacia arriba o hacia abajo. Antes te muestra una tabla de antes y después, y redondear cuenta como escribir las horas a mano.
Una línea cuya tarea es de un tipo no marcado como facturable muestra un icono que lo indica. No te impide facturarla.
Si se elimina la tarea, la línea muestra un marcador de enlace roto, conserva todos sus valores y sigue siendo editable.

Notas

Una factura tiene dos notas, ambas bajo las etiquetas en el panel derecho.

Nota para el cliente aparece en el PDF de la factura y en el enlace compartido.
Nota interna solo la ves tú.

Cuando un bloque capturado se queda atrás

El bloque del cliente, el de tu empresa y cada línea enlazada a una tarea se copian en la factura en vez de consultarse en vivo. Eso es lo que mantiene estable una factura enviada. Cuando el original cambia, el bloque recibe un borde de aviso y un icono que explica qué se movió; Sincronizar en el bloque, o la actualización en la línea, trae los valores actuales. Nada se actualiza solo y nada se guarda hasta que guardas la factura.

En el móvil

Crea y edita facturas en un formulario nativo de panel inferior; las filas de la lista respetan la densidad compacta. Las facturas en caché se pueden leer sin conexión, pero crear, editar y eliminar requieren conexión: solo las transacciones y los registros de tiempo se pueden cambiar sin conexión. Consulta Soporte sin conexión.
Exporta una factura a PDF y entrégala a través del panel de compartir nativo. Personalizar la Plantilla de factura solo está disponible en la web.