Mukautetut tilat, tehtävätyypit ja suhdetyypit perustuvat kaikki yhteen jaettuun määritysjärjestelmään, ja ne noudattavat kaikki samaa poistosääntöä: määritys, johon mikään ei osoita, poistetaan vahvistuksen jälkeen, ja määritystä, johon jokin yhä osoittaa, ei poisteta lainkaan ennen kuin nuo tietueet on siirretty muualle.
Siirtäminen tapahtuu omassa näkymässään – siirtovaiheessa osoitteessa /settings/entity-config-migration/<id>, johon pääsee kyseisen määrityksen asetussivulta. Se on ainoa tapa poistaa käytössä oleva tila tai tyyppi, ja sääntö torjuu poiston myös palvelinpuolella, joten sama koskee MCP-työkaluja ja komentoriviä.
Mikä vie sinut sinne
Jokainen määrityskortti, johon tietueet osoittavat, näyttää käytössä-merkinnän, joka nimeää määrän omalla tavallaan – Käytössä 3 asiakkaalla, Käytössä 12 tehtävällä, Käytössä 4 suhdelinkissä. Sieltä eteenpäin:
- Kortin Poista avaa valintaikkunan ”Tila käytössä”, joka nimeää määrityksen ja määrän ja jossa on Siirrä-painike. Vahvistus avaa siirtonäkymän. Peruutus jättää kaiken ennalleen.
- Siirrä, käytössä-merkinnän vieressä oleva toiminto, vie suoraan samaan näkymään kysymättä ensin.
Määritys, jota mikään ei käytä, ei koskaan käy tässä näkymässä – se on tavallinen vahvista-ja-poista.
Mikä lasketaan käytöksi
Määrä koskee niitä tietueita, jotka nimeävät määrityksen, eikä kaikkea sen lähellä olevaa:
- Tila – oman lajinsa tietueet, jotka kantavat sitä: asiakkaat, projektit, ylimmän tason tehtävät tai laskut. Tehtävätilat laskevat vain ylimmän tason tehtävät, koska alitehtävä ottaa vanhempansa tilan eikä kanna omaansa.
- Tehtävätyyppi – jokainen sitä kantava tehtävä, alitehtävät mukaan lukien. Alitehtävä kantaa oman tyyppinsä.
- Suhdetyyppi – sitä käyttävät linkkirivit, projektista projektiin tai tehtävästä tehtävään. Päissä olevat projektit ja tehtävät jäävät tässä koskematta; laskettavana ovat niiden väliset linkit.
Käytössä-merkinnän valitseminen avaa luettelon täsmälleen noista tietueista, sivutettuna ja kuhunkin linkillä. Suhderivi nimeää molemmat päät, koska linkki ei ole yhden tietueen ”käytössä”.
Mitä näkymä kysyy
Sivu on yksi valinta:
- Nykyinen tila (tai Nykyinen tyyppi) – korvattava määritys sellaisena merkkinä kuin se piirtyy kaikkialla muuallakin, ja sen vieressä käytössä-määrä linkkinä samaan käyttöluetteloon.
- Uusi tila (tai Uusi tyyppi) – valitsin, jossa ovat kaikki muut käytössä olevat saman lajin ja laajuuden määritykset. Käytöstä poistettuja ei koskaan tarjota kohteeksi, eikä myöskään korvattavaa määritystä.
Sitten kaksi painiketta: Peruuta ja siirtopainike, joka kantaa määrän – Siirrä kaikki (12). Siirtopainike pysyy lamaantuneena, kunnes korvaaja on valittu.
Mitä tietueille tapahtuu
Korvaajan valitseminen ja vahvistaminen kirjoittaa jokaisen lasketun tietueen osoittamaan siihen, yhtenä tapahtumana – joko kaikki siirtyvät tai ei yksikään. Mikään muu noissa tietueissa ei muutu: asiakas säilyttää seurantapäivänsä, tehtävä säilyttää oman tyyppinsä ja projektinsa, suhde säilyttää suuntansa, lähteensä ja kohteensa. Vain se määritys, johon kukin osoittaa, on toinen.
Ilmoitus vahvistaa mitä siirtyi (”Siirretty 12 tehtävää”), ja palaat sille asetussivulle, jolta lähdit. Luettelot, taulut ja tietosivut poimivat uuden merkinnän välittömästi.
Siirtäminen ei poista mitään. Näkymä jättää alkuperäisen määrityksen paikoilleen, nyt tyhjänä, ja poistat sen asetussivulta toisena, erillisenä vaiheena. Se on tarkoituksellista: se antaa myös tyhjentää määrityksen, jonka haluat säilyttää myöhempää varten, tai tyhjentää yhden ja sitten vain poistaa sen käytöstä.
Peruuttaminen
Peruuta – ja Esc-näppäin – palaavat kirjoittamatta mitään. Siirto tapahtuu vasta kun painat siirtopainiketta, joten näkymästä poistuminen missä tahansa aiemmassa kohdassa jättää jokaisen tietueen alkuperäiseen määritykseensä, jota ei siis edelleenkään voi poistaa.
Kun siirtokohdetta ei ole
Näkymä tarvitsee kohteen. Jos muuta käytössä olevaa saman lajin määritystä ei ole, se kertoo sen – ”Muita käytössä olevia tiloja ei ole, joihin siirtää.” – ja tarjoaa vain painikkeen Takaisin. Ota käytöstä poistettu käyttöön tai luo korvaaja, ja aloita alusta.
Asetussivulla on tähän liittyvä varmistus: lajinsa viimeistä käytössä olevaa määritystä ei voi koskaan poistaa, käyttääpä sitä jokin tai ei. Vähintään yhden on jäätävä uusien tietueiden käyttöön. Käytöstä poistetut määritykset eivät kelpaa siihen.
Laajuuden kaventaminen on eri vaihe
Tehtävätilat ja tehtävätyypit voidaan rajata projektijoukkoon. Laajuuden kiristäminen silloin kun pois rajattavien projektien tehtävät yhä käyttävät määritystä käynnistää oman, pienemmän kulkunsa: valintaikkunan asetussivulla eikä tätä näkymää. Se pyytää korvaajaa vain niille tehtäville, jotka uusi laajuus jättäisi orvoiksi, ja siirtää ne sekä ottaa uuden laajuuden käyttöön yhdessä, jottei määritys jää koskaan pitämään tehtäviä, joille se ei ole kelvollinen.
Vinkkejä ja erikoistapauksia
- Tehtävätyypin siirto kunnioittaa upotettavuusmerkintää. Tehtävien siirtäminen tyyppiin, jota ei ole merkitty upotettavaksi, torjutaan, jos joku niistä on alitehtävä – valitse upotettava kohde tai ylennä nuo alitehtävät ensin.
- Käytöstä poistaminen on yleensä se, mitä haluat. Käytöstä poistettu määritys katoaa valitsimista, ja sitä jo käyttävät tietueet säilyttävät sen ilman minkäänlaista siirtoa. Poista, kun haluat määrityksen pois; poista käytöstä, kun haluat vain lakata tarjoamasta sitä.
- Määrät ovat eläviä. Näkymässä ollessasi luodut tietueet tulevat siirron mukaan, koska se kohdistuu kaikkeen määritykseen osoittavaan eikä aiemmin otettuun luetteloon.
- Siirto ei ole kumoaminen. Siirto vie kaiken, mikä tilassa sillä hetkellä on, ei vain niitä tietueita, jotka veit sinne. Jos siirrät 12 tehtävää toiseen tilaan ja muutat mieltäsi, takaisin siirtäminen tuo nuo 12 ja lisäksi kaiken, mikä tilassa jo entuudestaan oli – jälkimmäinen siirto on siis laajempi kuin ensimmäinen.
Mobiilissa
Ei käytettävissä mobiilisovelluksessa – hallitse verkkosovelluksesta.