Asiakkaat

Asiakkaat ovat ihmisiä ja organisaatioita, joille teet työtä. Useimmat muut Ceumin asiat — projektit, laskut, tilitapahtumat, dokumentit — voidaan liittää asiakkaaseen. Asiakastietue seuraa myös myyntiputken tietoja (arvioitu arvo, todennäköisyys, lähde) sekä tilan ohjaamaa seuranta-aikataulua.

Mitä voit tehdä

Selaa kaikkia asiakkaitasi Asiakkaat-sivulla, jossa sarakkeet ovat lajiteltavissa ja suodatettavissa ja rivit korostetaan seurannan kiireellisyyden mukaan — keltainen, kun seuranta lähestyy (3 päivän sisällä) tai kun yhtään ei ole aikataulutettu, ja punainen, kun se on myöhässä. Luo uusi asiakas kaksisarakkeisella lomakkeella — yhteystiedot vasemmalla, sisäiset tiedot oikealla — ja lisää projekteja suoraan sitä mukaa kuin etenet. Avaa asiakas nähdäksesi sen täydet yhteystiedot, tilan seurannan kiireellisyyksineen, sen projektien upotetun luettelon sekä liittyvät dokumentit. Sieltä voit muokata mitä tahansa kenttää tai avata sen täyden muutoshistorian.

Jokainen asiakas saa tunnuksen, kuten C-7, joka lajitellaan numeerisesti, joten C-10 tulee C-9:n jälkeen eikä C-1:n viereen.

Kentät, jotka täytät

Yhteystieto-osio:

Nimi — pakollinen, työtilakohtaisesti yksilöllinen (enintään 255 merkkiä).
Yritys — valinnainen (enintään 255 merkkiä).
Sähköposti — valinnainen; validoidaan sähköpostiksi annettuna. Tämä on asiakkaan ensisijainen osoite: sitä käyttää postin lähetystoiminto, ja lasku kopioi sen asiakastietoihinsa.
Muut sähköpostiosoitteet — valinnainen; muut asiakkaan käyttämät osoitteet, kuten laskutuspostilaatikko. Jokainen validoidaan samalla tavalla, ja ensisijaisen toistava osoite jätetään pois. Luettelot ja tietonäkymä näyttävät kaikki osoitteet ja kokoavat loput +n-painikkeen taakse, joka avaa koko luettelon.
Verkkosivusto — valinnainen; voit kirjoittaa pelkän verkkotunnuksen, ja https:// lisätään, jos se puuttuu (enintään 2048 merkkiä).
Puhelin — valinnainen (enintään 50 merkkiä).
Osoite — valinnainen, monirivinen (enintään 1000 merkkiä).

Sisäinen osio:

Tila — pakollinen; yksi Mukautetuista tiloistasi. Tila voidaan määrittää edellyttämään seurantaa tietyn päivämäärän kuluttua.
Seuraavan seurannan päivämäärä — täytetään automaattisesti, kun valitset toimintaa edellyttävän tilan, mutta voit muokata sitä.
Arvioitu arvo — valinnainen valuuttasumma (0 tai enemmän).
Todennäköisyys — valinnainen: HIGH, MEDIUM tai LOW.
Tuntihinta — valinnainen korvaus Brändi ja laskutus -hinnalle. Jätä tyhjäksi, niin se peritään; kenttä näyttää, mitä se perisi ja mistä se tulee.
Laskutusvaluutta — valinnainen korvaus, joka niin ikään peritään, jos jätät sen Automaattinen-asetukselle. Tämän asiakkaan uudet laskut alkavat tästä valuutasta.
Lähde — valinnainen vapaa teksti (esim. "Suosittelu", "Konferenssi").
Tunnisteet — valinnainen, katso Tunnisteet.
Muistiinpanot — valinnainen, monirivinen (enintään 10 000 merkkiä).
Viimeisen yhteydenoton päivämäärä — muokattavissa; ei aseteta automaattisesti.

Työnkulut

Asiakkaan luominen

Avaa uuden asiakkaan lomake.
Täytä yhteystieto-osio. Vain nimi on pakollinen.
Valitse tila. Jos tila edellyttää toimintaa, seurantapäivä asetetaan puolestasi; korvaa se, jos sinulla on tietty päivämäärä mielessä.
Lisää valinnaisesti projekteja suoraan lomakkeen alaosassa (nimi, päivämäärät, tila).
Tallenna. Uusi asiakas ilmestyy luettelon loppuun seuraavalla tunnuksella.

Asiakkaan päivittäminen

Käytä Muokkaa-toimintoa luettelosta tai tietosivulta.
Jokainen muutos tallentuu Entiteetin muutoslokiin.
Jos yrität poistua sivulta tallentamattomilla muutoksilla, lomake kysyy varmistuksen ennen siirtymistä.

Asiakkaan poistaminen

Käytä Poista-painiketta asiakkaan tietosivulla tai sen muokkaussivulla. Sinua pyydetään vahvistamaan; poisto on pysyvä (katso Vinkit ja erikoistapaukset siitä, mitä liitetyille tietueille tapahtuu).

Seurantojen seuraaminen

Kun valitset toimintaa edellyttävän tilan, asiakas korostetaan sen mukaan, kuinka kiireellinen seuranta on: keltaisella, kun päivämäärä lähestyy (3 päivän sisällä) tai kun yhtään päivämäärää ei ole vielä aikataulutettu, ja punaisella, kun se on myöhässä. Sama värikoodi näkyy luettelossa, Hälytykset-sivulla, hälytyskellossa ja tietosivulla, joten ne ovat aina yhtenäiset. Tila voidaan myös määrittää vaimentamaan tämä kokonaan — hyödyllistä päättäville tiloille, kuten "Menetetty", joissa myöhässä olevat päivämäärät eivät saisi tuottaa kohinaa. Voit myös piilottaa asiakashälytyksen hälytyskellosta, pudotusvalikosta ja sivupalkista poistamalla Asiakkaat-kategorian käytöstä (tai kaikki hälytykset) kohdassa Ilmoitusasetukset; luettelorivin korostus ja seurantapäivä itse pysyvät silti ennallaan. Toiminnan vaimennus on näistä kahdesta vahvempi — se poistaa myös korostuksen.

Tilan työnkulku

Asiakastilat määritetään kohdassa Asiakastilat, ja ne ovat täysin mukautettavissa. Nimen, värin ja järjestyksen lisäksi jokaisella tilalla on kolme asiakkaiden kannalta merkityksellistä asetusta:

Edellyttää toimintaa — asettaa seurantapäivän automaattisesti, kun tämä tila valitaan.
Toimintapäivät — kuinka monen päivän päähän tästä päivästä kyseinen seurantapäivä asetetaan.
Toiminnan vaimennus — vaimentaa sekä rivin korostuksen että hälytyksen, vaikka seurantapäivä ohittuisi.

Tilan vaihtaminen tallentaa, milloin muutos tapahtui. Asiakkaat, joilla on lähestyvä, myöhässä oleva tai aikatauluttamaton seuranta, nousevat esiin myös kohdassa Hälytykset.

Summat tietosivulla

Tietojen sivupalkki näyttää asiakkaalle vain luettavat summat, jotka on laskettu koko tiliäsi vasten eikä näytöllä olevista riveistä. Tietue lasketaan mukaan, kun se nimeää asiakkaan tai jonkin sen projekteista, joten projektille kirjattu työ näkyy myös täällä:

Tunnit yhteensä, jaettuna laskutettaviin ja ei-laskutettaviin. Aika lasketaan laskutettavaksi, kun ensimmäisellä tehtävällä, johon merkintä on liitetty, on laskutettavaksi merkitty tehtävätyyppi; kaikki muu lasketaan ei-laskutettavaksi. Käynnissä olevat ajastimet jäävät pois — niiden kesto on yhä liikkeessä.
Laskutettu (maksettu) ja laskutettu (avoinna) — laskut valmis-merkityssä tilassa ja kaikki muut.
Muut tulot — asiakkaaseen tai johonkin sen projektiin liitetyt tulotapahtumat eli raha, joka ei kulkenut laskun kautta.
Kulut — asiakkaaseen tai johonkin sen projektiin liitetyt kulutapahtumat.

Summat näytetään muunnettuina tilisi valuuttaan, ja valuuttakohtainen erittely on työkaluvihjeessä. Kun kurssia ei ole saatavilla, luvut listataan valuutoittain sen sijaan että ne laskettaisiin yhteen.

Nämä luvut ovat johdettuja, joten täällä ei ole mitään muokattavaa — muuta laskuja, tapahtumia tai aikamerkintöjä, joista ne tulevat.

Tuonti ja vienti

Tuonti — tuo asiakkaat CSV-tiedostosta Asiakkaiden tuonti -sivulla. Tuetut sarakkeet ovat muun muassa nimi, yritys, sähköposti, muut sähköpostiosoitteet (pilkuilla eroteltuna), verkkosivusto, puhelin, osoite, tila (nimellä), seuraavan seurannan päivämäärä, arvioitu arvo, todennäköisyys, lähde, tunnisteet (pilkuilla eroteltuna) ja muistiinpanot. Nimien on oltava työtilakohtaisesti yksilöllisiä; katso Tuonti CSV:stä.
Vienti — valitse sarakkeet ja muoto (CSV, XLS tai PDF) Asiakkaiden vienti -sivulla. Viennit valmistellaan taustalla, ja ne ladataan vientiluettelosta, kun ne ovat valmiit. Katso Tietojen vienti.
Joukkomuokkaus — valitse asiakkaat luettelosta ja muokkaa tai poista ne kerralla. Katso Joukkomuokkaus.

Liittyvät entiteetit

Projektit — lisätään tai linkitetään suoraan asiakkaan tietosivulta, ja ne ovat järjesteltävissä asiakkaan sisällä. Projekti voi kuulua usealle asiakkaalle samanaikaisesti, joten sama projekti voi näkyä useamman kuin yhden asiakkaan sivulla, kullakin omalla paikallaan kyseisen asiakkaan luettelossa. Yhdistä projekti liittää projektin, joka sinulla jo on — se linkittää kyseisen projektin sen sijaan että tekisi siitä kopion, joten sen tunnus, päivämäärät, tehtävät ja dokumentit seuraavat mukana.
Laskut ja Tilitapahtumat — molemmat voivat viitata asiakkaaseen. Asiakkaan poistaminen jättää nuo tietueet paikoilleen, mutta poistaa niiden linkin kyseiseen asiakkaaseen.
Dokumentit — asiakkaan liittyvät dokumentit näkyvät sen tietosivulla; täysi hallinta löytyy kohdasta Dokumentit.

Yksityisyys

Kun Yksityisyystila on käytössä, henkilökohtaiset kentät (sähköposti, muut sähköpostiosoitteet, verkkosivusto, puhelin, osoite) näkyvät peitettyinä sekä tietonäkymässä että muokkauslomakkeessa.

Vinkit ja erikoistapaukset

Poisto on pysyvä. Asiakkaan poistaminen poistaa sen lopullisesti. Liittyvät projektit, laskut, tilitapahtumat ja dokumentit säilyttävät historiansa mutta menettävät linkkinsä kyseiseen asiakkaaseen — roskakoria ei ole. Muiden asiakkaiden kanssa jaettu projekti pysyy linkitettynä niihin; ilman asiakkaita jäävä projekti muuttuu yksinkertaisesti irralliseksi.
Työtilakohtaisesti yksilölliset nimet. Toisen samannimisen asiakkaan luomisyritys epäonnistuu validoinnissa.
Tunnukset lajitellaan numeerisesti, joten C-10 lajitellaan oikein C-9:n jälkeen eikä C-1:n viereen.
Upotetut projektimuokkaukset tallennetaan yhdessä asiakaslomakkeen kanssa, samoin yhdistäminen, irrottaminen ja järjestäminen — mikään muokkauslomakkeella ei astu voimaan ennen tallennusta, ja lomakkeelta poistuminen tallentamatta hylkää kaiken. Asiakkaan tietosivulla samat toiminnot astuvat voimaan heti, kun ne vahvistetaan.
Irrota ja Poista ovat eri painikkeita. Irrota irrottaa projektin tästä asiakkaasta ja säilyttää projektin (se pysyy linkitettynä muihin asiakkaisiinsa, ja projekti ilman asiakkaita jää yksinkertaisesti irralleen). Poista tuhoaa itse projektin ja käyttää samaa ohjattua kulkua kuin projektiluettelo, jos siihen liittyy tehtäviä tai dokumentteja.

Mobiilissa

Luo ja muokkaa asiakkaita natiivissa pohjalevylomakkeessa natiivivalitsimilla, mukaan lukien tuntihinnan ja laskutusvaluutan korvaukset; luettelorivit noudattavat kompaktia tiheyttä. Välimuistissa olevat asiakkaat pysyvät luettavina offline-tilassa, mutta luominen, muokkaus ja poisto vaativat yhteyden — offline-tilassa voi muuttaa vain tilitapahtumia ja aikakirjauksia. Katso Offline-tuki.