Jakolinkki antaa kenelle tahansa vain luku -näkymän yhteen työtilasi kohteeseen – Ceum-tiliä ei tarvita. Linkit luodaan aina jaettavasta kohteesta, ei koskaan Jaettu data -sivulta, joka vain listaa ja hallinnoi jo olemassa olevia. Katsoja näkee vain jaetun sisällön sekä teeman ja tiiviin näkymän valinnat; mitään ei voi muokata.
Sinulla voi olla enintään 50 aktiivista linkkiä kerrallaan; vanhentunut tai mitätöity linkki vapauttaa paikan.
Mitä voi jakaa
Jakamiseen on seitsemän paikkaa. Avaa kohde ja paina sivun otsikossa Jaa:
- Lasku – laskun tietosivulla tai laskutaulukon rivitoiminnoista. Näyttää laskun tiedot, laskurivit, asiakastiedot ja maksutiedot, jotka näkyvät myös laskun PDF:ssä.
- Dokumentti – dokumentin tietosivulla. Näyttää dokumentin sisällön, kuvauksen, tunnisteet sekä liitettyjen asiakkaiden ja projektien nimet. Versiohistoria ja aiemmat viennit pysyvät yksityisinä.
- Tilitapahtuma – tilitapahtumataulukon rivitoiminnoista tai otsikosta tilitapahtumaa muokattaessa. Näyttää päivämäärän, kuvauksen, summan, tulo/meno-tyypin, verojaon jos sen teit, tunnisteet ja kuittikuvan jos sellainen on liitetty. Liitetyn asiakkaan, projektin tai tehtävän nimet kulkevat mukana; itse tietueet eivät.
- Tehtävä – tehtävän tietosivulla tai kanban-taululta avatun tehtävän toimintovalikosta. Näyttää tehtävän kuvauksen, päivämäärät, tilan, prioriteetin, tyypin, tunnisteet, projektit ja alitehtävät. Kommentit, suhteet ja aikakirjaukset pysyvät yksityisinä.
- Kanban-taulu – kanban-sivulla, valittuna olevalle taululle. Jokainen taululla näkyvä tehtävä on katsottavissa linkin kautta, myös sen vain luku -tiedot napsauttamalla.
- Kalenteri – kalenterin työkalurivistä. Katso Kalenterin jakaminen alempaa.
- Vienti, Lasku-PDF ja Dokumentin PDF – kolme luotua tiedostoa, jotka jakavat saman muodon: tiedosto entiteetin vientihistoriasta, luotu laskun PDF ja luotu dokumentin PDF. Luo linkki vientiluettelosta tai laskun tai dokumentin vientiosiosta. Jaettavana on valmis tiedosto itse: vastaanottaja saa kortin, jossa on tiedoston nimi, koko ja luontiaika sekä latauspainike. Katso Tietojen vienti.
Jakamisikkunassa on kaksi valinnaista asetusta:
- Aseta vanheneminen – päällä oletuksena, ja Vanhenemispäivä on täytetty kalenterikuukauden päähän, koska jakolinkki on haltijavaltuus, jota et voi valvoa sen lähetettyäsi. Kytke se pois, jos haluat linkin, joka ei vanhene. Nimenomainen vanheneminen voidaan asettaa enintään 90 päivän päähän, ja sitä voi muuttaa myöhemmin.
- Lähetä sähköpostiin – yksi tai useampi osoite, johon linkki lähetetään heti luonnin jälkeen. Jokainen vastaanottaja saa saman linkin, ei omaansa.
Luonnin jälkeen koko linkki näytetään kerran – kopioi se siinä vaiheessa. Jatkossa tallessa on vain lyhyt tunnisteosa, joten kadonnutta linkkiä ei voi palauttaa; luo sen sijaan uusi.
Missä tunnus sijaitsee
Selaimessa avattavassa linkissä pääsyn myöntävä osa sijaitsee URL-osoitteen fragmentissa – kaikessa #-merkin jälkeen. Selain ei koskaan lähetä fragmenttia palvelimelle, joten tunnus pysyy poissa palvelimen pyyntölokeista, poissa jäljitystiedoista ja poissa Referer-otsakkeesta, jonka selain lähettää, kun katsoja seuraa linkkiä pois jaetulta sivulta. Sivu lukee sen paikallisesti ja pyytää sisällön sillä.
Tilattava kalenterisyöte on poikkeus. Kalenterisovellus hakee tavallisen URL-osoitteen eikä aja koodia, joten se ei voi poimia tunnusta fragmentista – kyseinen syöte kuljettaa tunnuksensa sen sijaan kyselyparametrina, joka kyllä päätyy palvelimelle. Se poistetaan lokiriviltä ennen kuin rivi kirjoitetaan, mutta fragmentti ei sitä suojaa.
Kummassakin tapauksessa tunnus on haltijavaltuus: kuka tahansa koko osoitteen haltija voi avata jaetun kohteen ilman kirjautumista. Lähetä se kuten lähettäisit salasanan, aseta vanheneminen silloin kun voit, ja mitätöi se, kun se on tehnyt tehtävänsä.
Kalenterin jakaminen
Kalenterilinkki on ainoa, joka ei osoita yhteen tietueeseen, ja ainoa, joka määritellään luontihetkellä. Ikkuna kysyy, mitä linkin tulee näyttää:
- Näytä tapahtumat, Näytä tehtävät ja Näytä tilausten uusiutumiset – kukin merkintäryhmä kulkee mukana vain, jos jätät sen päälle.
- Kaikki projektit ja Sisällytä tehtävät ilman projektia – samat kaksi tehtäviä koskevaa valintaa, joita oma kalenterisi käyttää, näkyvissä kohdan Näytä tehtävät alla niin kauan kuin se on päällä.
Merkkien värit ja mahdollinen projektisuodatin otetaan kalenteriasetuksistasi sellaisina kuin ne ovat linkkiä luotaessa. Säätä ei jaeta koskaan, eikä myöskään tuotujen kalenterien tapahtumia.
Valintasi jäädytetään linkkiin. Omien kalenteriasetusten muuttaminen jälkikäteen ei muuta sitä, mitä olemassa oleva linkki näyttää, eikä valintoja voi enää muokata – jonkun postilaatikossa jo olevan linkin laajentaminen olisi muutos, jota et mitenkään näkisi. Jos haluat jakaa toisin, mitätöi linkki ja luo uusi.
Vastaanottaja näkee yhden kuukauden kerrallaan ja voi selata taakse- ja eteenpäin enintään kolme vuotta kumpaankin suuntaan tästä päivästä. Ruudukko piirretään sinun aikavyöhykkeessäsi, joten merkinnät osuvat niille päiville, joilla sinä ne näet.
Kalenterijako voi myös tarjota tilattavan syötteen, joka on pois päältä, ellet kytke sitä päälle. Sen kytkeminen tuottaa selainlinkin rinnalle toisen osoitteen, jonka kalenterisovellus voi tilata, jolloin merkinnät ilmestyvät siihen ja päivittyvät itsestään. Se näyttää samat merkinnät kuin selainlinkki, ja linkin mitätöinti pysäyttää molemmat.
Mitä taulun jako näyttää
Taulun jako heijastaa aina taulun nykyistä kokoonpanoa. Taululle myöhemmin tulevat tehtävät näkyvät linkin kautta; taululta poistuvat tehtävät – kun niiden tilasarake piilotetaan, tyyppi suodatetaan pois, projektisuodatin muuttuu tai ratkaistujen tehtävien säilytysaika päättyy – lakkaavat näkymästä heti, myös tietonäkymänsä osalta.
Linkkien hallinta
Jaettu data -sivu listaa jokaisen linkin tyypin, jaetun kohteen, tallennetun tunnisteosan, tilan (aktiivinen, vanhentunut tai mitätöity), vanhenemisen, viimeisimmän katseluajan ja avauskertojen määrän kera. Lista tukee tavallista suodatusta ja sivutusta.
Katselukertojen määrä kannattaa lukea. Viimeksi katsottu korvautuu joka kerta, joten selvästi useampi avaus kuin niitä ihmisiä, joille linkin lähetit, on ainoa merkki siitä, että osoite on kulkenut eteenpäin.
Linkille on kaksi toimintoa:
- Muokkaa vanhenemista – aseta, siirrä tai poista vanhenemisaika.
- Mitätöi – poista linkki pysyvästi käytöstä. Linkkiä käyttävät menettävät pääsyn heti. Mitätöintiä ei voi kumota; uuden linkin voi aina luoda.
Valitse rivien valintaruuduilla useita linkkejä ja mitätöi ne kerralla. Jo mitätöityjä linkkejä ei voi valita. Katso Joukkomuokkaus.
Kun linkki lakkaa toimimasta
Virheellisen, vanhentuneen tai mitätöidyn linkin avaaja näkee neutraalin ”ei enää käytettävissä” -sivun – ei koskaan osittaisia tietoja. Sama sivu tulee näkyviin, kun kalenterilinkkiä selataan sen kattamien kuukausien ulkopuolelle.
Linkit keskeytyvät automaattisesti myös silloin, kun omistajan tilaus ei sisällä jakamista (tai jaettua ominaisuutta, kuten kanbania); ne alkavat toimia uudelleen päivityksen jälkeen ilman uudelleenluontia.