Sähköpostimallit ja sähköpostiloki

Viestin laatiminen ja lähettäminen käydään läpi artikkelissa Sähköposti. Tämä artikkeli käsittelee sen molemmilla puolilla olevat pinnat: mallit, jotka tuottavat sanamuodot, ja sähköpostilokin, joka kirjaa mitä lähti.

Mikä malli on

Malli on yhtä viestityyppiä varten tallennettu aihe ja runko. Ceum toimittaa niitä viisi, ja jokainen tili saa omat kopionsa kaikista viidestä:

Kukin niistä pitää sisällään nimen, tyypin, aiheen, rungon ja ne muuttujat, jotka sen tyyppi sallii. Tyyppi sitoo mallin siihen tietuelajiin, jota se koskee, joten se on kiinteä – editorin tyyppikenttä on vain luettava, tyyppiä kohti on täsmälleen yksi malli, eikä sivulla ole toimintoa kuudennen lisäämiseen tai yhden viidestä poistamiseen. Malli, johon et ole koskenut, tarjoaa sen sijaan Palauta mallipohja oletukseen, jolla on merkitystä vasta kun olet muuttanut jotain.

Kunnes muokkaat mallia, sen sanamuoto ei ole tallennettua tekstiä lainkaan: se ratkaistaan sisäänrakennetusta tekstistä sillä kielellä, jolle sovellus on asetettu, joten kielen vaihtaminen vaihtaa sanamuodon. Sillä hetkellä kun tallennat muokkauksen, tekstisi tallennetaan sellaisena kuin kirjoitit sen ja pysyy sellaisena jokaisella kielellä.

Mallin muokkaaminen

Avaa Sähköpostimallit ja käytä Muokkaa-rivitoimintoa. Kolme kenttää on sinun:

• Mallin nimi – millä nimellä malli näkyy luetteloissa ja laadintavalitsimessa.
• Aihe – tukee muuttujia.
• Runko – pelkkää tekstiä, samoilla muuttujilla.

Rungon yläpuolella oleva Lisää muuttuja pudottaa {{muuttuja}}-merkinnän kohdistimen kohdalle siihen kentistä, jossa kohdistus viimeksi oli. Lähetä lomake painikkeella Päivitä sähköpostimalli tai näppäimillä Cmd/Ctrl+S.

Rivin laajentaminen mallisivulla näyttää saman sisällön vain luettavana sekä ne muuttujat, jotka kyseinen malli hyväksyy. Itse taulukko listaa kunkin mallin nimen, tyypin ja viimeisimmän muutosajan.

Nollaaminen

• Palauta mallipohja oletukseen on rivitoiminto. Se tyhjentää nimesi, aiheesi ja runkosi, jolloin sisäänrakennettu sanamuoto palaa. Se on poissa käytöstä mallilla, joka on yhä oletuksellaan.
• Nollaa kaikki oletuksiin sijaitsee sivun otsikkoalueella ja tekee saman jokaiselle mukauttamallesi mallille. Se on poissa käytöstä, kun yhtään ei ole mukautettu.

Molemmat pyytävät vahvistuksen, eikä kumpaakaan voi kumota – muokkaukset ovat menneet.

Muuttujat

Muuttuja kirjoitetaan muodossa {{nimi}}, kaksi aaltosuljetta molemmin puolin, ja se täytetään viestiä laadittaessa. Sen, mitä nimiä malli saa käyttää, ratkaisee sen tyyppi, eikä joukkoa voi laajentaa:

Joukon ulkopuolinen nimi torjutaan: editori merkitsee rungon, poistaa lähetyspainikkeen käytöstä ja nimeää sekä ongelmallisen muuttujan että ne, joita saat käyttää. Palvelin torjuu sen myös, joten mitään virheellistä ei voi tallentaa miltään asiakassovellukselta.

{{yourName}} ratkeaa yrityksesi nimeksi brändi- ja laskutusasetuksista, ja varalla on tilisi nimi. Kun kumpaakaan ei ole asetettu, paikkamerkki jätetään tarkoituksella tekstiin, jotta laadintasivu voi nostaa sen esiin sen sijaan että lähettäisi viestin, jossa nimesi paikalla on tyhjää.

Kaikki, mitä muuttuja ei voi ilmaista – itse viesti – kirjoitetaan runkoon laadinnan yhteydessä. Malli on tervehdys, tietueen tiedot ja lopputervehdys eikä täytettävä kaavakirje.

Miten malli valitaan

• Tietueesta. Asiakkaan, laskun, projektin tai tehtävän kirjekuoritoiminto valitsee tyypin ja täyttää sen, minkä tietää. Lasku valitsee eräpäivänsä mukaan joko Laskun lähetyksen tai Lähetä maksumuistutus -mallin.
• Laadintasivulta. Luo mallista avaa lyhyen valitsimen: valitse malli ja sitten tietueet, joita se tarvitsee – ensin asiakas, sitten projekti, sitten tehtävä tai lasku – ja vahvista. Se pysyy poissa käytöstä, kunnes sinulla on vähintään yksi asiakas.
• Ei lainkaan. Suoraan aiheeseen ja runkoon kirjoittaminen on aivan sallittua. Viesti lähtee ja lokitetaan tavalliseen tapaan; sen lokirivillä ei vain ole mallin tyyppiä.

Sähköpostiloki

Sähköpostilokit on kirjaus jokaisesta tililtäsi lähetetystä viestistä. Rivi kirjoitetaan ennen kuin toimitusta yritetään, joten viesti joka ei koskaan saapunut perille kirjataan yhtä täydellisesti kuin perille mennyt.

Jokainen rivi kantaa vastaanottajan, aiheen, lähetysajan, tilan ja sen mallityypin, josta se laadittiin. Rivin taakse Ceum säilyttää lisäksi viestin rungon täsmälleen sellaisena kuin se toimitettiin, postipalvelun palauttaman mahdollisen virheen sekä liitteet.

Tiloja näkyy neljä:

• Lähetetty – postipalvelu hyväksyi sen.
• Odottaa – rivi on olemassa, eikä palvelu ole vielä vastannut.
• Epäonnistui – palvelu hylkäsi sen, ja virhe on rivillä.
• Estetty – osoite oli aiemmin palautunut pysyvästi tai ilmoittanut viestin roskapostiksi, joten sinne ei lähetetty mitään. Lähetyskiintiötä ei kulu. Rivi on olemassa, jotta ohitus on näkyvissä eikä hiljainen.

Suodatus ja järjestys

Sarakesuodattimet ovat:

• Päivämäärä – väli.
• Vastaanottaja ja Aihe – kirjainkoosta riippumattomia osumia merkkijonon osaan.
• Tila ja Mallin tyyppi – kumpikin mikä tahansa määrä arvoja.

Viestin runko ei ole sarakesuodatin, mutta se on mukana globaalissa haussa, joka palauttaa lokitetun postin kaiken muun rinnalla ja linkittää suoraan riville.

Luettelo järjestetään lähetysajan mukaan uusin ensin. Sarakeotsikon napsauttaminen järjestää luettelon sen mukaan – Päivämäärä, Vastaanottaja, Aihe, Tila tai Mallin tyyppi – toinen napsautus kääntää järjestyksen ja kolmas palauttaa oletuksen. Sekä järjestys että suodattimet pidetään sivun osoitteessa, joten järjestetyn ja suodatetun näkymän voi tallentaa kirjanmerkiksi.

Näytettävät sarakkeet ovat sinun päätettävissäsi – katso Taulukon sarakkeiden mukauttaminen. Piilottamasi sarakkeen suodatin pysyy voimassa ja säilyttää poistettavan palkkinsa, joten sarakkeen piilottaminen ei koskaan hiljaisesti laajenna tulosta.

Yksityisyystilassa vastaanottaja ja aihe sumennetaan sekä taulukossa että laajennetulla rivillä, ja kuvaliitteet näyttävät pienoiskuvan tilalla paikanpitäjän.

Rivin laajentaminen

Rivin avaaminen näyttää kolme lohkoa:

• Sähköpostin tiedot – vastaanottaja, aihe, lähetysaika, tila, mallin tyyppi sekä virheviesti silloin kun sellainen on.
• Sähköpostin runko – viesti sellaisena kuin se toimitettiin. Se haetaan riviä laajennettaessa eikä toimiteta koko luettelon mukana, joten luettelo pysyy nopeana tileillä, joilla postia on paljon.
• Liitteet – yksi rivi tiedostoa kohti nimineen, kokoineen ja tyyppeineen sekä Lataa-painike. Kuva saa lisäksi pienoiskuvan; sen napsauttaminen avaa täysikokoisen katselimen, joka voi avata kuvan uuteen välilehteen, ladata sen tai tulostaa sen.

Lokitetun viestin liitteet

Viesti kantaa enintään kolme liitettä, kukin enintään 10 Mt, ja yhteensä enintään 30 Mt. Kukin niistä on:

• lähettämäsi tiedosto – vain tavallisia dokumentti- ja kuvatyyppejä, ei koskaan suoritettavaa ohjelmaa tai komentosarjaa;
• olemassa oleva lasku-PDF, jolloin jo luotu tiedosto käytetään uudelleen; tai
• tuoreeltaan luotu lasku-PDF.

Tavut säilytetään lokirivin kanssa ja lasketaan tilisi tallennustilaan, mikä on myös syy siihen, että ne poistetaan rivin mukana.

Lokirivien vienti

Lokin Vie avaa luontivalintaikkunan, ja Sähköpostilokien viennit säilyttää sen tuottamat tiedostot. Tarjotut sarakkeet vastaavat niitä sarakkeita, jotka sinulla on parhaillaan näkyvissä, sekä vientikohtaista Virhe-saraketta, joka on pois päältä kunnes kytket sen. Valinnainen aikaväli rajaa mukaan tulevia rivejä. Luoduilla tiedostoilla on oma, lyhyempi säilytysaikansa kuin niillä riveillä, joista ne tehtiin – katso Tietojen vienti.

Kuinka kauan merkinnät säilyvät

Sähköpostilokin merkintä säilytetään tilauksesi määräämän päivämäärän, laskettuna siitä hetkestä, jolloin merkintä kirjoitettiin:

Lähettäminen vaatii Starter-tilauksen tai ylemmän, joten Free-ikkuna ei ole jotain, mitä Free-tili kerryttäisi. Se on armonaika, jonka olemassa oleva loki saa alentamisen tai peruutuksen jälkeen – riittävän pitkä sen viemiseen.

Kun merkintä ohittaa ikkunansa, viikoittainen siivous poistaa sen ja poistaa sen tallennetut liitteet mukana. Kaikki jo poistoon merkitty listataan etukäteen sivulla Poistoa lähestyvät kohteet.

Mobiilissa

Mobiilisovellus lukee lokin ja laatii viestin mallista, mutta ei muokkaa malleja. Voit selata lähetettyä postia, avata viestin sen renderöityä runkoa ja liitteitä varten sekä valita mallin laadinnan yhteydessä; mallien luonti, muokkaus ja nollaus ovat vain verkossa.