Mukautetut tilat

Määrität omat tilasi kullekin tietuetyypille, jotta jokainen entiteetti voi noudattaa elinkaarta, joka vastaa todellista työtapaasi. Tilat ohjaavat myös useita toimintoja muualla sovelluksessa – kanban-sarakkeita, myöhästymislogiikkaa, hälytyssivua ja asiakkaiden jälkiseurantaa.

Tilat, tehtävätyypit ja suhdetyypit perustuvat kaikki yhteen jaettuun määritysjärjestelmään, joten editori, järjestys, väri, käytössä / pois käytöstä -toiminta sekä uudelleenkohdista-ennen-poistoa-toiminta toimivat samalla tavalla kaikissa kolmessa.

Missä ne määritetään

Jokaisella tietuetyypillä on oma tilasivunsa, jotka kaikki käyttävät samaa editoria:

• Asiakkaat – Asiakastilat.
• Projektit – Projektitilat.
• Tehtävät – Tehtävätilat.
• Laskut – Laskutilat.

Ydinkentät (kaikki tietuetyypit)

Jokaisella tilalla on:

• Tilan ID – lyhyt tunniste, jota käytetään vienneissä ja tuonneissa (esim. proposal, paid). Voit muuttaa sitä, mutta jokaisen on oltava yksilöllinen tietuetyyppinsä sisällä.
• Nimi – näyttöotsikko.
• Kuvaus – valinnainen ohjeteksti.
• Väri – valinnainen väri merkeille ja kanban-sarakkeille.
• Järjestys – sijainti pudotusvalikoissa, luettelosuodattimissa ja kanban-sarakkeissa.
• Käytössä – kun pois käytöstä, tila on piilotettu valitsimista mutta säilytetään tietueille, jotka jo käyttävät sitä.

Vaihtoehdot tietuetyypeittäin

Jotkin liput koskevat vain tiettyjä tietueita:

• Päätöstila (projektit, tehtävät, laskut) – merkitsee tilan tien pääksi. Kukin tietuetyyppi sanoo sen omalla tavallaan, joten valitsimen nimi vaihtelee sen mukaan, millä tilasivulla olet:

  Tietuetyyppi	Valitsimen nimi
  Laskut	Suoritettu-tila
  Projektit	Valmis-tila
  Tehtävät	Ratkaistu-tila

  Kyseessä on yksi asetus, jolla on yksi merkitys, ja se vaikuttaa:

  • Kanban-sarakkeiden näkyvyyteen tehtävissä (katso Tehtävä-kanban).
  • Myöhästymislogiikkaan – suoritettu lasku tai ratkaistu tehtävä ei ole koskaan myöhässä.
  • Hälytyssivuun – päätöstilassa olevat tietueet eivät näy, olivatpa ne myöhässä tai liputettuja.
  • Vain laskuissa: siirto suoritettuun tilaan tarjoaa vastaavan tulotilitapahtuman kirjaamista. Katso Laskutusprosessi.

  Asiakastiloilla ei ole päätöstilavalitsinta – ne käyttävät alla olevaa vaatii toimia -asetusta.

• Työjono (projektit, tehtävät) – merkitsee tilan matalan prioriteetin jonoksi. Vaikuttaa kanbanin oletuksiin ja luettelosivun oletussuodattimiin. Se ei vapauta mitään hälytyksistä: määräaikansa ohittanut työjonotehtävä on yhä myöhässä.

• Vaatii toimia (asiakkaat) – kun asiakkaalle asetetaan tämä tila, sen seuraava jälkiseurantapäivä täytetään automaattisesti toimintapäivien perusteella.

• Toimintapäivät (asiakkaat) – kuinka monen päivän päähän tästä päivästä jälkiseuranta ajoitetaan.

• Toiminnan vaimennus (asiakkaat) – vaimentaa jälkiseurantahälytyksen, vaikka päivämäärä olisi jo ohitettu. Käytä sitä päättäville tiloille kuten ”Menetetty”, jotteivät ne jatkuvasti vaivaa Hälytykset-sivua.

Oletukset

Jokainen tietuetyyppi alkaa järkevällä joukolla, jota voit muokata, järjestää uudelleen, värittää uudelleen, nimetä uudelleen tai poistaa käytöstä:

• Asiakkaat – Mahdollinen asiakas, Kontaktoitu, Kartoitus, Aktiivinen, Valmis, Passiivinen.
• Projektit – Työjono, Tarjous, Aktiivinen, Toimitettu, Suljettu.
• Tehtävät – Työjono, Avoin, Suunnittelu, Käynnissä, Katselmointi, Valmis.
• Laskut – Luonnos, Lähetetty, Maksettu.

Nämä oletukset tulevat aloitusmallistasi, ja ne asetetaan kerran, kun tilisi luodaan. Ceum ei koskaan aseta niitä uudelleen: poistamasi oletus pysyy poistettuna, ja uudelleennimeämäsi, väriltään muuttamasi tai järjestämäsi tila säilyttää sinun versiosi. Oletukset palauttavat vain omat nimenomaiset toimesi – Palauta oletukset tilaluettelossa, aloitusmallin vaihtaminen tai kaikkien tietojesi nollaus.

Projektin laajuus (tehtävätilat)

Tehtävätilat voidaan rajata tiettyihin projekteihin. Oletuksena tehtävätila on käytettävissä kaikille projekteille; tilaeditorissa voit kytkeä pois Käytettävissä kaikille projekteille ja valita projektien sallittujen luettelon, jolloin tila tarjotaan vain kyseisten projektien tehtävissä. (Asiakas-, projekti- ja laskutilat ovat aina globaaleja – vain tehtävätiloja voi rajata projekteittain, koska vain tehtävät kuuluvat projekteihin.)

• Tehtävälomakkeet tarjoavat vain kelvollisia tiloja. Tehtävän tilavalitsin luettelee tilat, jotka ovat laajuudessa jokaiselle projektille, johon tehtävä on linkitetty; tehtävä ilman projektia voi käyttää vain kaikkien projektien tiloja.
• Useat projektit tarvitsevat yhteisen tilan. Rajatun tilan on katettava kaikki moniprojektisen tehtävän projektit. Jos yhteistä tilaa ei ole, muutos estetään selityksen kanssa.
• Laajuuden kaventaminen on suojattu. Projektin poistaminen (tai kaikkien projektien kytkeminen pois), kun poissuljettujen projektien tehtävät yhä käyttävät tilaa, estää tallennuksen ja kehottaa lyhyeen siirtoon, jossa kyseiset tehtävät kohdistetaan ensin toiseen tilaan, minkä jälkeen uusi laajuus otetaan käyttöön. Laajentaminen on aina turvallista.
• Joukkomuokkaus ja kanban kunnioittavat laajuutta. Joukkomuokkaukset ohittavat rivit, joiden tila ei ole kelvollinen niiden projekteille (yhteenvedon kanssa), ja kanban-taulu näyttää vain ne tilasarakkeet, jotka ovat käytettävissä vähintään yhdessä sen kattamassa projektissa.

Työnkulut

Lisää tila

Avaa tietuetyypin tilasivu, lisää rivi, täytä nimi ja väri, valitse oikeat liput ja tallenna. Uusi tila on heti käytettävissä kaikkialla, missä sitä käytetään.

Nimeä tila uudelleen

Muokkaa nimeä. Tietueet viittaavat tilaan sen ID:llä, ei nimellä, joten uudelleennimeäminen ei riko mitään – uusi nimi virtaa läpi jokaiseen paikkaan, jossa tila näkyy.

Järjestä uudelleen

Vedä rivit haluamaasi järjestykseen. Kanban-sarakkeet ja pudotusvalikot omaksuvat uuden järjestyksen.

Poista tila käytöstä

Kytke Käytössä-kytkin pois. Tietueet, jotka ovat jo kyseisessä tilassa, säilyttävät sen; tila yksinkertaisesti katoaa valitsimista.

Poista tila

Tila, jota mikään tietue ei käytä, poistetaan vahvistuksen jälkeen. Tilaa, jota tietueet yhä käyttävät, ei voi poistaa ennen kuin nuo tietueet on siirretty toiseen tilaan – sen poistaminen avaa sen sijaan siirtonäkymän. Katso Tietueiden siirtäminen tilaa tai tyyppiä poistettaessa. Yksi laskentatapa on tiloille ominainen: tehtävätila laskee vain ylimmän tason tehtävät, koska alitehtävä ottaa vanhempansa tilan. Ja käytöstä riippumatta tietuetyypin viimeistä käytössä olevaa tilaa ei voi koskaan poistaa – vähintään yhden on jäätävä uusia tietueita varten.

Vinkkejä ja erikoistapauksia

• Tilojen ID:t on rajattu tietuetyyppikohtaisesti. Projektitila active ja asiakastila active ovat eri tiloja.
• Työjono ja päätöstila ovat toisensa poissulkevia. Tila on joko aloittamattoman työn tila tai tien pää, ei koskaan molempia. Toisen valinnan käyttöönotto näyttää varoituksen tilaeditorin Toiminta-osiossa, ja tallennus estyy, kunnes poistat toisen käytöstä.
• Oletustila. Uudet tietueet valitsevat ensimmäisen käytössä olevan tilan, jos et valitse jotain.
• Merkitse täsmälleen yksi päätöstila tietuetyyppiä kohden, jotta myöhästymislogiikka toimii odotetusti. Ceum ei pakota tätä, mutta hälytys- ja myöhästymistoiminta olettavat sen.

Mobiilissa

Ei käytettävissä mobiilisovelluksessa – hallinnoi verkkosovelluksesta.