Laskut

Laskut edustavat summia, jotka asiakkaasi ovat sinulle velkaa. Jokaisella laskulla on mukautettu tila, laskurivit, laatimispäivä, eräpäivä, valinnainen QR-koodin maksutieto, ja se renderöityy brändätyksi PDF:ksi käyttäen määrittämääsi Laskupohjaa.

Mitä voit tehdä

Selaa kaikkia laskujasi Laskut-sivulla suodattimilla asiakkaalle, tilalle, päivämääräväille ja summalle. Luo uusi lasku lomakkeella, jossa on kolme osiota: laskun tiedot, asiakastiedot ja laskurivit. Avaa lasku viedäksesi sen PDF:ksi, muokataksesi sitä tai avataksesi sen täyden muutoshistorian; sähköpostitse sen lähetät luettelossa olevasta rivivalikosta. Mukauta PDF:n ulkoasua Laskupohja-sivulla (katso Laskupohja) ja tuo laskuja tiedostosta Laskujen tuonti -sivulla (katso Tuonti CSV:stä).

Kentät, jotka täytät

Laskun tiedot:

Laskun numero – pakollinen vapaatekstinen kirjanpitoviite (esim. INV-2024-001). Ei tarvitse olla yksilöllinen.
Laatimispäivä – oletuksena tämä päivä.
Eräpäivä – pakollinen; oltava laatimispäivänä tai sen jälkeen.
Tila – pakollinen, peräisin Mukautetuista tiloista, määritetty kohdassa Laskutilat.
Valuutta – alkaa arvosta Automaattinen, joka seuraa ketjua brändi → asiakas → projekti ja nimeää tason, jolta valuutta otettiin. Asiakkaan tai projektin valinta ratkaisee sen uudelleen: oman laskutusvaluuttansa asettanut asiakas voittaa brändin oletuksen, ja projekti voittaa asiakkaansa. Koodin valitseminen käsin kiinnittää sen, eivätkä myöhemmät asiakas- tai projektimuutokset enää koske siihen. Lasku tallentaa aina konkreettisen valuutan, joka otetaan talteen luontihetkellä – asiakkaan muokkaaminen jälkikäteen ei koskaan muuta jo laatimaasi laskua.
Summa – johdetaan laskuriveiltä: rivien summien summa plus niiden vero. Se on vain luettavissa niin kauan kuin laskulla on rivejä; kirjoitat sen itse vain laskulle, jolla ei ole yhtään riviä.
Laskun tyyppi – full tai proforma.
QR-koodin tiedot – valinnainen maksulinkki tai pankin URI; näytetään PDF:llä.
Projekti – valinnainen; suodattaa käytettävissä olevat tehtävät, kun lisäät laskurivejä.
Tunnisteet – valinnaiset.
Liputettu + liputuksen kuvaus – valinnainen kytkin, jolla merkitset laskun huomiota vaativaksi. Liputetut laskut korostuvat luettelossa ja nousevat esiin kohdassa Hälytykset, jossa kuvaus näytetään syynä. Liputus on riippumaton eräpäivästä – käytä sitä mihin tahansa, mihin kannattaa palata, kuten riitautettuun laskuriviin.

Asiakastiedot (taltioitu laskukohtaisesti):

Asiakas – valinnainen. Kun asetettu, alla olevat yhteys- ja laskutuskentät esitäytetään asiakkaasta sillä hetkellä, kun luot laskun.
Asiakkaan sähköposti, asiakkaan osoite, yrityksen nimi, verotunnus, pankin nimi, pankkitili, pankin reititys – taltioitu itse laskuun. Myöhemmät muokkaukset asiakkaaseen eivät muuta olemassa olevia laskuja.

Omat freelancer-tietosi tulevat kohdasta Brändilaskutus, ja ne ovat lomakkeella vain luku -muodossa.

Jokainen lasku saa tunnuksen, kuten I-7. Älä sekoita sitä syöttämääsi laskun numeroon – tunnus on sovelluksen oma viite, kun taas laskun numero on sinun kirjanpitoviitteesi.

Laskurivit

Jokaisella laskurivillä on:

Kuvaus – pakollinen.
Summa – pakollinen valuutta-arvo.
Vero – valinnainen kiinteä summa, tai
Verokanta – valinnainen prosentti, joka laskee veron summasta.
Tehtävä – valinnainen linkki. Jos valitset tehtävän, kuvaus täyttyy automaattisesti tehtävän nimestä.

Voit lisätä, poistaa ja järjestellä laskurivejä.

Työnkulut

Laskun laatiminen

Avaa uuden laskun lomake.
Aseta laskun numero, eräpäivä ja tila. Jos olet määrittänyt oletuspohjan, PDF-esikatselu heijastaa sitä kirjoittaessasi.
Valitse asiakas. Asiakkaan laskutuskentät täytetään puolestasi.
Lisää laskurivit. Käytä kunkin kohteen tehtävävalitsinta tehtävänimien uudelleenkäyttöön.
Tallenna. Uusi lasku saa seuraavan tunnuksen (I-N).

PDF:n vienti

Tietosivu päättyy Vientihistoria-osioon. Sen Uusi vienti luo tuoreen PDF:n ja säilyttää sen laskulla. Aiemmat viennit pysyvät listassa, ja ne voi ladata uudelleen, jakaa tai poistaa.

Lähetys sähköpostitse

Käytä Lähetä sähköposti -toimintoa laskun rivivalikossa Laskut-luettelossa – se on Lähetä muistutus, kun lasku on myöhässä. Tämä avaa Sähköpostin editorin laskupohja täytettynä, ja lähetetty viesti kirjataan sähköpostilokiin. Liitä PDF siellä toiminnolla Lisää lasku-PDF: valitse Käytä olemassa olevaa vientiä liittääksesi vientihistoriasta valmiin tai Luo uusi vienti saadaksesi tuoreen. Kummassakin tapauksessa liitetty PDF säilytetään laskulla.

Maksetuksi merkitseminen

Valitse suoritettu-merkitty tila – tyypillisesti ”Maksettu”. Suoritettu lasku lakkaa hälyttämästä kokonaan: sitä ei enää lasketa myöhässä olevaksi, ja se putoaa pois myös liputettujen laskujen kategoriasta, jos olit liputtanut sen. Suorittaminen tarjoaa myös vastaavan tulotapahtuman kirjaamista – katso Laskutusprosessi.

Laskun liputtaminen

Merkitse lasku huomiota vaativaksi rivin toimintovalikosta tai tietosivun Liputa-painikkeella ja lisää halutessasi syy.

Laskun poistaminen

Käytä Poista-painiketta laskun tietosivulla tai sen muokkaussivulla ja vahvista sitten. Poisto on pysyvä – katso Vinkit ja erikoistapaukset.

Tilan työnkulku

Laskutilat tulevat kohdasta Mukautetut tilat. suoritettu-valitsin merkitsee tilan tien pääksi – yleensä ”Maksettu”. Lasku lasketaan myöhässä olevaksi, kun sen eräpäivä on ohittunut eikä sen tila ole suoritettu. Myöhässä olevat laskut näkyvät punaisina luettelossa ja nousevat esiin kohdassa Hälytykset.

Uusi tili aloittaa tiloilla Luonnos, Lähetetty ja Maksettu, jotka kylvetään kerran aloituspohjastasi. Nimeä ne uudelleen, vaihda niiden väri, järjestä ne, poista ne käytöstä tai korvaa ne Laskutilat-sivulla – jokainen pohja kylvää samat kolme. Oletukset palaavat vain jonkin oman toimesi kautta – Palauta oletukset tilaluettelossa, aloituspohjan vaihtaminen tai uudelleen soveltaminen tai kaikkien tietojesi nollaaminen.

PDF

Luotu PDF koostuu seuraavista:

Otsikko, jossa valinnainen logo (sijoittelu ja koko pohjasta).
Yritystietosi kohdasta Brändilaskutus.
Laskuun taltioidut asiakkaan laskutustiedot.
Laskun tiedot (numero, laatimispäivä, eräpäivä, tila, summa).
Laskurivit, joissa kuvaus-, summa- ja verosarakkeet.
Muistiinpanot.
Maksutiedot (pankki, vero, reititys) – voidaan kytkeä pois.
Valinnainen QR-koodi (sijainnin ohjaa pohja).
Alatunnisteteksti.

Pohja ohjaa värejä, otsikkotekstiä, mitkä osiot näkyvät ja missä asiat sijaitsevat. Jokainen tallennettu vienti taltioi laskun täsmälleen sellaisena kuin se oli luotaessa, joten PDF pysyy paikkansapitävänä, vaikka muokkaisit laskua myöhemmin.

Miten se liittyy muuhun sovellukseen

Asiakkaat – asiakaslinkki on valinnainen. Asiakkaan poistaminen jättää laskun paikoilleen, mutta poistaa sen linkin kyseiseen asiakkaaseen. Laskutuskentät säilyvät, koska ne taltioitiin laskuun.
Projektit – projektilinkki on valinnainen. Projektin poistaminen jättää laskun paikoilleen, mutta poistaa sen linkin.
Tunnisteet – jaettu sovelluksen laajuisen tunnistejärjestelmän kanssa.
Sähköposti – laskut kytkeytyvät sähköpostieditoriin, PDF liitettynä ja linkitettynä takaisin sähköpostiin.
Muutosloki – jokainen muutos taltioidaan.

Tuonti ja vienti

Tuonti – tuo laskut CSV-tiedostosta Laskujen tuonti -sivulla. Sarakkeet sisältävät tunnuksen, laskun numeron, asiakkaan, laatimispäivän, eräpäivän, summan, valuutan, tilan, muistiinpanot ja tunnisteet. Katso Tuonti CSV:stä.
Vienti – laskut voidaan viedä muodossa CSV, XLS tai PDF Laskujen vienti -sivulta; yksittäisen laskun vieminen PDF:nä sen tietosivulta on erillinen prosessi.
Joukkomuokkaus – valitse laskut luettelosta ja muokkaa tai poista ne kerralla. Katso Joukkomuokkaus.

Vinkit ja erikoistapaukset

Taltioitu laskutus pysyy. Asiakkaan muokkaaminen sen jälkeen, kun olet laatinut laskun, ei muuta olemassa olevan PDF:n laskutuslohkoa – se on tarkoituksellista.
Tunnus vs. laskun numero. Tunnus on sovelluksen oma viite; laskun numero on se, jonka laitat dokumenttiin. Käytä kumpaa tahansa tutumpaa suodattaessasi.
Poisto on pysyvä. Laskun poistaminen poistaa myös sen sähköpostiliitteet ja tallennetut viennit.
Myöhässä on laskettu, ei tallennettu. Ei ole olemassa ”myöhässä”-tilaa, johon siirtyä – sovellus päättelee sen eräpäivästä ja korostaa laskua, kunnes edistät tilaa. Se on eri asia kuin Liputettu-kytkin, jonka asetat itse.

Määrä ja yksikköhinta

Laskurivi voi kertoa, miten sen summaan päädyttiin. Täytä määrä ja yksikköhinta, niin summasta tulee näiden tulo, joka lasketaan uudelleen kumpaa tahansa muokattaessa ja joka on lukittu suoralta muokkaukselta – laskun näkymä ja PDF näyttävät tällöin erittelyn kuvauksen alla. Kun tyhjennät jommankumman, summa palaa kentäksi, jonka kirjoitat itse.

Ennen tätä luodut rivit ja kiinteällä summalla hinnoitellut rivit eivät kanna kumpaakaan kenttää ja toimivat täsmälleen kuten ennenkin. Laskun välisumma on aina rivisummien summa ja loppusumma on välisumma plus rivien vero; missään ei kerrota näitä kahta yhteissumman tuottamiseksi.

Seuratusta työstä laskutetuille riveille molemmat kentät tulevat valmiiksi – katso Laskutusprosessi.

Oletuksena pari näkyy pienenä rivinä kuvauksen alla. Ota Laskupohjassa käyttöön Näytä määrä- ja yksikköhintasarakkeet, niin ne saavat omat sarakkeensa.

Rivin laskuttaminen ajan perusteella

Linkitä riville tehtävä, niin rivi alkaa laskuttaa aikaa: määräksi tulevat tunnit tehtävän seuratusta ajasta ja yksikköhinnaksi tuntihintasi, joka haetaan projektilta, sitten asiakkaalta ja lopuksi brändiltä. Sarakkeet ovat Tunnit ja Tuntihinta, kun laskun jokainen hinnoiteltu rivi laskuttaa näin.

Arvot tallennetaan kerran, kun teet linkityksen. Sen jälkeen ne eivät enää liiku – jo lähetetty lasku ei saa muuttua siksi, että joku kirjasi tehtävälle vielä tunnin. Jos tehtävä muuttuu, rivi näyttää varoituksen ja päivityspainikkeen; päivitys tuo mukanaan tehtävän nykyiset tunnit. Talteen otettuun tuntihintaan se ei koske, joten linkityksen jälkeen muutettu hinta ei tule mukaan – kirjoita yksikköhinta uudelleen, jos haluat sen.

Rivin Korvaa antaa kirjoittaa tunnit itse. Korvattu rivi säilyttää lukusi päivityksen läpi eikä enää ilmoita tehtävän tunteja vanhentuneiksi.
Rivien yläpuolella oleva Pyöristä tunnit pyöristää jokaisen ajan perusteella laskutettavan rivin tasan 15, 30 tai 60 minuuttiin, ylös tai alas. Se näyttää ensin ennen–jälkeen-taulukon, ja pyöristys lasketaan tuntien kirjoittamiseksi itse.
Rivi, jonka tehtävätyyppiä ei ole merkitty laskutettavaksi, näyttää siitä kertovan kuvakkeen. Se ei estä laskuttamista.
Jos tehtävä poistetaan, rivi näyttää katkenneen linkin merkin, säilyttää kaikki arvonsa ja pysyy muokattavana.

Muistiinpanot

Laskulla on kaksi muistiinpanoa, molemmat tunnisteiden alla oikeassa paneelissa.

Viesti asiakkaalle näkyy laskun PDF-tiedostossa ja jakolinkissä.
Sisäinen muistiinpano näkyy vain sinulle.

Kun tallennettu lohko jää jälkeen

Asiakaslohko, yrityslohkosi ja jokainen tehtävään linkitetty rivi kopioidaan laskulle sen sijaan, että ne haettaisiin livenä. Juuri se pitää lähetetyn laskun muuttumattomana. Kun alkuperäinen muuttuu, lohko saa varoitusreunuksen ja kuvakkeen, joka kertoo mikä muuttui; lohkon Synkronoi tai rivin päivitys tuo nykyiset arvot. Mikään ei päivity itsestään eikä mitään tallenneta ennen kuin tallennat laskun.

Mobiilissa

Luo ja muokkaa laskuja natiivissa pohjalevylomakkeessa; luettelorivit noudattavat kompaktia tiheyttä. Välimuistissa olevat laskut pysyvät luettavina offline-tilassa, mutta luominen, muokkaus ja poisto vaativat yhteyden – offline-tilassa voi muuttaa vain tilitapahtumia ja aikakirjauksia. Katso Offline-tuki.
Vie lasku PDF-muotoon ja luovuta se natiivin jakolevyn kautta. Laskupohjan mukauttaminen on vain verkossa.