Hälytykset

Hälytykset-sivu on yksi paikka, josta näkee kaiken, mikä juuri nyt vaatii huomiota. Se kokoaa yhteen laskut, tehtävät, asiakkaat ja projektit käyttäen samaa erääntymis- ja liputuslogiikkaa kuin muuallakin sovelluksessa – joten mitään ylimääräistä ei tarvitse ylläpitää.

Jokainen kategoria lasketaan koko tilin laajuudelta, ei vain näytöllä sattumalta olevista riveistä. Siksi kellon lukumäärä, pudotusvalikon otsikot ja sivu näyttävät kaikki saman luvun.

Kahdeksan kategoriaa

Erääntyneet laskut – eräpäivänsä ohittaneet eivätkä vielä suoritettu-tilassa. Nämä ovat samat laskut, jotka laskuluettelo korostaa punaisella.
Liputetut laskut – laskut, jotka olet liputtanut ja joita ei ole vielä maksettu.
Toimenpiteitä vaativat asiakkaat – asiakkaat, joiden tila on merkitty toimenpiteitä vaativaksi ja joiden seuraava seuranta lähestyy (kolmen päivän sisällä, näkyy keltaisena), on myöhässä (menneisyydessä, näkyy punaisena) tai on ajoittamatta (näkyy keltaisena – se tarvitsee päivämäärän). Yli kolmen päivän päässä oleva seuranta ei vielä näy. Tilat, joissa toimenpiteiden vaimennus on käytössä, eivät koskaan näy tässä.
Erääntyneet tehtävät – määräaikansa ohittaneet eivätkä ratkaistu-tilassa.
Liputetut tehtävät – tehtävät, jotka olet liputtanut ja jotka eivät ole ratkaistu-tilassa.
Liputetut tai päättyneet projektit – projektit, jotka olet liputtanut, sekä projektit, joiden päättymispäivä on ohittunut – molemmissa tapauksissa vain niin kauan kuin ne eivät vielä ole valmis-tilassa.
Budjettiseurannassa olevat projektit – projektit, jotka ovat käyttäneet 80 % tai enemmän budjetistaan. Keltainen 80 %:sta alkaen, punainen kun budjetti on kokonaan käytetty. Mukana ovat vain projektit, joille on asetettu budjetti, ja vain niin kauan kuin ne eivät ole valmis-tilassa.
Lähestyvät ajanseurannan tavoitteet – aktiiviset ajanseurannan tavoitteet, joiden jakso on lähes ohi tavoitteen jäädessä yhä saavuttamatta. Tavoite ilmoittaa itsestään, kun jakson viimeinen viidennes on jäljellä tai asettamasi oman muistutusajan sisällä, ja vain niin kauan kuin sen muistutukset ovat päällä. Tämä kategoria on aina keltainen, ei koskaan punainen: jakson rajalla tavoite käynnistyy uudelleen täydellä tavoitteellaan, joten saavuttamatta jääneestä jaksosta tulee tosiasia eikä toimenpidettä vaativa asia – se kirjataan tavoitteen historiaan.

Jokainen kategoria näkyy omana taulukkonaan. Tyhjät kategoriat eivät näy, joten näet vain sen, mitä todella on. (Erääntyneiden laskujen taulukosta puuttuu tilasarake – erääntynyt lasku on määritelmällisesti maksamatta. Kahdessa liputettujen taulukossa on lisäksi liputuksen kuvaus -sarake, koska jokainen niiden rivi kantaa liputusta.)

Kaksi asiaa kannattaa tietää siitä, mitkä tehtävät lasketaan mukaan:

Alitehtävät hälyttävät kuten muutkin tehtävät. Erääntynyt tai liputettu alitehtävä näkyy omana rivinään, ei ylätehtävänsä sisään kiedottuna.
Työjono on sekin tila. Työjonoon pysäköity tehtävä, jonka määräaika on mennyt, on erääntynyt. Vain päätöstilaksi merkityt tilat on vapautettu – tehtävillä ratkaistu.
Tehtävät, joiden jokainen linkitetty projekti on valmis-tilassa, putoavat pois – samoin kuin tehtäväluettelo piilottaa ne.

Sivun asettelu

Haku – yksi kenttä, joka suodattaa kaikkien kategorioiden poikki nimen, numeron, kuvauksen ja muiden tietojen perusteella.
Taulukot – yksi kutakin ei-tyhjää kategoriaa kohden, kukin omine olennaisine sarakkeineen (laskun numero, asiakas, eräpäivä, myöhässäolopäivät ja niin edelleen).
Laajennettavat rivit – avaa rivi nähdäksesi lisätietoja sisäkkäin.
Tyhjä tila – ”Kaikki on ajan tasalla”, kun näytettävää ei ole.

Rivin napsauttaminen avaa kyseisen kohteen tietosivun.

Sivu näyttää enintään 200 riviä kategoriaa kohden. Sen jälkeen se kertoo siitä – ”Näytetään ensimmäiset 200 / 412” – sen sijaan että katkaistu taulukko näyttäisi koko joukolta. Rajaa hakua päästäksesi loppuihin.

Hälytyskello

Yläpalkissa on hälytyskello-kuvake, jossa näkyy käytössä olevien kategorioiden yhteenlaskettu määrä. Napsauta sitä saadaksesi tiiviin yhteenvedon sekä Näytä kaikki -linkin (pudotusvalikon otsikossa) Hälytykset-sivulle.

Pudotusvalikko on vilkaisu, ei luettelo: jokainen kategoria saa oman otsikkonsa todellisine lukumäärineen, viisi ensimmäistä riviä ja ”+N lisää” -rivin, kun muitakin on. Liputetuilla riveillä näkyy alla liputuksen kuvaus, joten näet liputuksen syyn avaamatta kohdetta.

Vakavuus on väritetty johdonmukaisesti kaikkialla – punainen erääntyneille tai kiireellisille kohteille, keltainen asiakasseurannalle, joka lähestyy tai on ajoittamatta, sekä projektille, joka lähestyy budjettiaan mutta ei ole vielä ylittänyt sitä – joten kello, hälytyssivu ja luettelorivit ovat aina yhtä mieltä. Muut luettelosivut eivät kanna hälytysmerkkejä; erääntyneet ja liputetut kohteet korostuvat siellä värillisellä vasemmalla korostuksella.

Hälytykset ja tilauksesi

Tilauksessa, johon hälytykset eivät sisälly, ei ole kelloa, ei Hälytykset-sivua eikä värillistä vasenta korostusta luetteloriveillä tai kanban-korteissa – korostus on osa hälytyksiä, ja sen näyttäminen ilman paikkaa jatkotoimille herättäisi vain kysymyksen, johon sovellus ei voi vastata.

Kaksi asiaa säilyy jokaisessa tilauksessa, koska ne kuvaavat kohdetta eivätkä hälytä siitä: liputetun rivin tai kortin lippukuvake ja erääntymispäivät, jotka pysyvät punaisina kaikkialla. Hälyttävät kohteet -kojelautaruutu on rajattu tilauksen mukaan kuten muutkin: se nimeää tilauksen, johon ominaisuus sisältyy, ja linkittää suoraan tilaussivulle. Katso Tilaus ja laskutus.

Hälytysasetukset

Hälytysasetukset määrittävät, mitä kello, pudotusvalikko, hälytyssivu ja sivupalkin ilmaisimet näyttävät – verkossa ne sijaitsevat Ilmoitusasetuksissa ja mobiilissa kohdassa Asetukset → Hälytykset. Nämä asetukset vaikuttavat vain näihin ilmaisimiin – ne eivät koskaan muuta rivinsisäisiä erääntymishuomautuksia, kanban-korttien reunoja tai luettelorivien väristä korostusta. (Tilaus kylläkin vaikuttaa: katso Hälytykset ja tilauksesi yllä.)

Ota hälytykset käyttöön – pääkytkin. Kun se on pois päältä, kello ja sivupalkin ilmaisimet katoavat, ja Hälytykset-sivun avaaminen näyttää lyhyen ”hälytykset ovat pois käytöstä” -ilmoituksen, joka linkittää takaisin tänne.
Näytä lukumäärät – kun käytössä, ilmaisimet näyttävät numeroidun merkin; kun pois käytöstä, pelkän pisteen. (Pisteet ovat hiljaisempi vaihtoehto.)
Kategoriakohtaiset kytkimet – poista käytöstä Asiakkaat, Projektit, Tehtävät, Laskut tai Ajanseurannan tavoitteet pudottaaksesi kyseisen kohdetyypin pois kellon lukumäärästä, pudotusvalikosta ja hälytyssivulta. Kytkimet ovat kohdetyyppi- eivätkä kategoriakohtaisia, joten Tehtävät-kytkimen poistaminen pudottaa sekä erääntyneet että liputetut tehtävät, ja Projektit-kytkimen poistaminen pudottaa liputetut, päättyneet ja budjetin ylittäneet projektit yhdellä kertaa.
Käynnissä oleva ajastin – näyttää vihreän/punaisen käynnissä olevan ajastimen pisteen sivupalkin Ajanseuranta-kohdassa. Yläpalkin ajastinwidget näkyy aina tästä kytkimestä riippumatta.

Kaikki on oletuksena käytössä, lukumäärineen.

Miten hälytykset poistuvat

Hylkäys- tai ”merkitse hoidetuksi” -painiketta ei ole, yhtä alla mainittua poikkeusta lukuun ottamatta. Hälytykset poistuvat itsestään sillä hetkellä, kun taustalla oleva kohde muuttuu:

Lasku siirtyy suoritettu-tilaan tai sen eräpäivä siirtyy eteenpäin.
Tehtävä siirtyy ratkaistu-tilaan tai sen määräaika siirtyy eteenpäin.
Asiakkaan tila muuttuu tai sen seurantapäivä siirretään yli kolmen päivän päähän.
Projekti siirtyy valmis-tilaan tai sen päättymispäivä siirtyy eteenpäin.
Projektin budjetti nostetaan laskutettua suuremmaksi tai poistetaan kokonaan.
Liputus poistetaan laskusta, tehtävästä tai projektista.

Kohteen valmiiksi merkitseminen poistaa sen hälytyksen riippumatta siitä, onko liputus yhä paikallaan – liputus jää kohteeseen, se vain lakkaa vaatimasta huomiota. Luettelosivujen värillinen rivikorostus lähtee sen mukana.

Poikkeus ovat budjettihälytykset, jotka voi vaimentaa projektikohtaisesti muuttamatta mitään muuta. Muokkaa projektia ja kytke päälle Vaimenna budjettihälytykset: projekti lakkaa näkymästä kohdassa ”Budjettiseurannassa olevat projektit”, mutta säilyttää budjettinsa, edistymispalkkinsa sekä liputus- ja päättymispäivähälytyksensä. Se on tarkoitettu projektille, jonka on tietoisesti antanut ylittää budjetin eikä siitä tarvitse muistutusta. Budjetin poistaminen poistaa myös vaimennuksen, joten seuraava projektille asetettu budjetti kuuluu taas.

Koska sivu lukee suoraan elävää dataasi, taustalla olevan kohteen korjaaminen poistaa sen sivulta heti.

Vinkkejä ja erikoistapauksia

Tilat ohjaavat jokaista kategoriaa. Valmis-tilassa olevat kohteet eivät koskaan hälytä – eivät erääntymisestä eivätkä liputuksesta. Katso Mukautetut tilat.
Toimenpiteiden vaimennus vaientaa hälinän. Tiloilla kuten ”Menetetty” tulisi yleensä olla toimenpiteiden vaimennus käytössä, jotta ne lakkaavat näkymästä kohdassa ”Toimenpiteitä vaativat asiakkaat”.
Ei torkkua. Malli on yksinkertainen: korjaa se tai muuta sen tila. Hälytystä ei voi lykätä myöhemmäksi – projektin budjettihälytysten vaimennus on kyseisen projektin pysyvä asetus, ei torkku.
Budjettihälytykset laskevat laskutuksen, eivät maksua. Projekti joutuu budjettiseurantaan, kun sitä vastaan on laskutettu tarpeeksi, riippumatta siitä onko asiakas maksanut. Katso Projektit.
Haku ulottuu kategorioiden poikki. Kirjoita asiakkaan nimi nähdäksesi kerralla heidän erääntyneet laskunsa, liputetut laskunsa ja erääntyneet tehtävänsä.

Mobiilissa

Mobiilisovellus tuo esiin samat kategoriat ja noudattaa samoja Hälytykset-asetuksia. Vakavuusväritetty hälytyskello, jossa on lukumäärä, sijaitsee yläpalkissa; sen napauttaminen avaa hälytysluettelon. Hälytyksiin pääsee myös oikean reunan pyyhkäisypaneelista (kun se on asetettu sen kohteeksi) tai hampurilaisvalikosta – katso Mobiilinavigointi. Luettelo on vain näyttävä, ja siinä on vedä-päivittääksesi-toiminto; napauta kohdetta avataksesi sen tiedot. Jokainen osio näyttää enintään 50 riviä ja kertoo ”näytetään 50 / 137”, kun niitä on enemmän. Kun hälytykset ovat pois käytöstä, hälytysnäyttö näyttää lyhyen ilmoituksen, joka linkittää hälytysasetuksiin.