Defines tus propios estados para cada tipo de registro, de modo que cada entidad pueda seguir un ciclo de vida que coincida con tu forma real de trabajar. Los estados también gobiernan varios comportamientos en otras partes de Ceum: las columnas del kanban, la lógica de vencimiento, la página de alertas y los seguimientos de clientes.
Los estados, los tipos de tarea y los tipos de relación se apoyan todos en un mismo sistema de configuración compartido, así que el editor, la ordenación, el color, la activación/desactivación y el comportamiento de eliminar con reasignación descritos aquí funcionan igual en los tres casos.
Dónde configurarlos
Cada tipo de registro tiene su propia página de estados, todas con el mismo editor:
- Clientes — Estados de cliente.
- Proyectos — Estados de proyecto.
- Tareas — Estados de tarea.
- Facturas — Estados de factura.
Campos básicos (todos los tipos de registro)
Cada estado tiene:
- ID del estado — un identificador corto usado en exportaciones e importaciones (p. ej.
proposal,paid). Puedes cambiarlo, pero cada uno debe ser único dentro de su tipo de registro. - Nombre — la etiqueta visible.
- Descripción — texto de ayuda opcional.
- Color — color opcional para las insignias y las columnas del kanban.
- Orden — posición en los desplegables, los filtros de listas y las columnas del kanban.
- Activado — cuando está desactivado, el estado se oculta de los selectores pero se conserva para los registros que ya lo usan.
Opciones por tipo de registro
Algunos indicadores solo importan en ciertos registros:
- Finalizado (proyectos, tareas, facturas) — marca el estado como un estado terminal/hecho. Afecta a:
- La visibilidad de las columnas del kanban para las tareas (consulta Kanban de tareas).
- La lógica de vencimiento: una factura o tarea finalizada nunca está vencida.
- La página de alertas: los elementos finalizados no se muestran.
- Pendientes (proyectos, tareas) — marca el estado como una cola de baja prioridad. Afecta a los valores predeterminados del kanban y a los filtros predeterminados de la página de listas.
- Requiere acción (clientes) — cuando un cliente se pone en este estado, su próxima fecha de seguimiento se rellena automáticamente según los días de acción.
- Días de acción (clientes) — cuántos días desde hoy se programa el seguimiento.
- Supresión de acción (clientes) — silencia la alerta de seguimiento incluso después de que la fecha haya pasado. Úsala para estados terminales como «Perdido» para que no sigan importunando la página de Alertas.
Valores predeterminados
Cada tipo de registro empieza con un conjunto sensato que puedes editar, reordenar, recolorear, renombrar o desactivar:
- Clientes — Prospecto, Contactado, Descubrimiento, Activo, Completado, Inactivo.
- Proyectos — Pendientes, Propuesta, Activo, Entregado, Cerrado.
- Tareas — Pendientes, Por hacer, Planificación, En curso, Revisión, Hecho.
- Facturas — Borrador, Enviada, Pagada.
Alcance por proyecto (estados de tarea)
Los estados de tarea pueden restringirse a proyectos concretos. De forma predeterminada, un estado de tarea está disponible para todos los proyectos; en el editor de estados puedes desactivar Disponible para todos los proyectos y elegir una lista de proyectos permitidos, de modo que el estado solo se ofrezca en las tareas de esos proyectos. (Los estados de cliente, proyecto y factura son siempre globales; solo los estados de tarea pueden limitarse por proyecto, ya que únicamente las tareas pertenecen a proyectos.)
- Los formularios de tarea solo ofrecen estados válidos. El selector de estado de una tarea muestra los estados que están dentro del alcance de cada proyecto al que la tarea está vinculada; una tarea sin proyecto solo puede usar estados de todos los proyectos.
- Varios proyectos necesitan un estado común. Un estado restringido debe abarcar todos los proyectos de una tarea con varios proyectos. Si no hay un estado común, el cambio se bloquea con una explicación.
- Reducir el alcance está protegido. Quitar un proyecto (o desactivar todos los proyectos) mientras las tareas de los proyectos excluidos siguen usando el estado bloquea el guardado y solicita una breve migración para reasignar primero esas tareas a otro estado y luego aplicar el nuevo alcance. Ampliarlo siempre es seguro.
- La edición masiva y el kanban respetan el alcance. Las ediciones masivas omiten las filas cuyo estado no es válido para sus proyectos (con un resumen), y un tablero kanban solo muestra las columnas de estado disponibles en al menos uno de los proyectos que abarca.
Flujos de trabajo
Añadir un estado
Abre la página de estados del tipo de registro, añade una fila, rellena el nombre y el color, elige los indicadores correctos y guarda. El nuevo estado está disponible de inmediato en todos los lugares donde se usa.
Renombrar un estado
Edita el nombre. Los registros se refieren al estado por su ID, no por su nombre, así que renombrar no rompe nada: el nuevo nombre se propaga a cada lugar donde aparece el estado.
Reordenar
Arrastra las filas al orden que quieras. Las columnas del kanban y los desplegables adoptan el nuevo orden.
Desactivar un estado
Desactiva el interruptor Activado. Los registros que ya están en ese estado lo conservan; el estado simplemente desaparece de los selectores.
Eliminar un estado
Elimina un estado que ya no quieras. Si ningún registro lo usa, se elimina tras una confirmación. Si todavía hay registros que lo usan, Ceum te lleva primero a un breve paso de reasignación: elige un estado de reemplazo para cada registro afectado y luego pulsa Migrar todo para moverlos antes de que el estado se elimine. Nada queda apuntando a un estado que ya no existe.
Consejos y casos límite
- Los ID de estado están delimitados por tipo de registro. Un estado de proyecto
activey un estado de clienteactiveson estados distintos. - Pendientes y finalizado no son excluyentes. Ambos pueden ser verdaderos en el mismo estado, aunque es una combinación poco habitual.
- Estado predeterminado. Los nuevos registros eligen el primer estado activado si no seleccionas ninguno.
- Marca exactamente un estado finalizado por tipo de registro para que la lógica de vencimiento funcione como se espera. Ceum no lo obliga, pero el comportamiento de las alertas y del vencimiento lo da por hecho.
En el móvil
No está disponible en la aplicación móvil: gestiónalo desde la aplicación web.