Redactar y enviar un mensaje se cubre en Email. Este artículo cubre las dos superficies que lo flanquean: las plantillas que aportan el texto y el registro de correo que anota lo que salió.
Qué es una plantilla
Una plantilla es un asunto y un cuerpo guardados para un tipo de mensaje. Ceum trae cinco, y cada cuenta recibe su propia copia de las cinco:
| Plantilla | Escrita para |
|---|---|
| Enviar mensaje al cliente | cualquier cosa, dirigida a un cliente |
| Enviar factura | una factura que adjuntas |
| Enviar recordatorio de pago vencido | una factura que ha pasado su vencimiento |
| Enviar correo de proyecto | un proyecto |
| Enviar correo de tarea | una tarea |
Cada una guarda un nombre, un tipo, un asunto, un cuerpo y el conjunto de variables que su tipo permite. El tipo es lo que ata una plantilla al tipo de registro del que trata, así que es fijo: el campo de tipo del editor es de solo lectura, hay exactamente una plantilla por tipo y la página no tiene ninguna acción para añadir una sexta ni para eliminar una de las cinco. Lo que ofrece en su lugar una plantilla que no has tocado nunca es Restablecer plantilla al valor predeterminado, que solo tiene sentido una vez que has cambiado algo.
Hasta que editas una plantilla, su texto no es texto guardado en absoluto: se resuelve a partir del texto integrado en el idioma en el que esté la aplicación, así que cambiar de idioma cambia el texto. En cuanto guardas una edición, tu texto queda guardado tal cual lo escribiste y así se queda en todos los idiomas.
Editar una plantilla
Abre Plantillas de correo y usa la acción de fila Editar. Tres campos son tuyos:
- Nombre de la plantilla — cómo se llama la plantilla en las listas y en el selector de redacción.
- Asunto — admite variables.
- Cuerpo — texto plano, con las mismas variables.
Insertar variable, encima del cuerpo, suelta una {{variable}} en el cursor, en aquel de los dos campos en el que tuvieras el foco por última vez. Envía con Actualizar plantilla de correo, o con Cmd/Ctrl+S.
Expandir una fila en la página de plantillas muestra ese mismo contenido en solo lectura, junto con las variables que admite esa plantilla. La tabla en sí lista el nombre y el tipo de cada plantilla y cuándo se modificó por última vez.
Restablecer
- Restablecer la plantilla al valor predeterminado es una acción de fila. Borra tu nombre, tu asunto y tu cuerpo para que vuelva el texto integrado. Está desactivada en una plantilla que sigue con su valor predeterminado.
- Restablecer todo a los valores predeterminados está en la cabecera de la página y hace lo mismo con cada plantilla que hayas personalizado. Está desactivada cuando no hay ninguna.
Ambas piden confirmación, y ninguna se puede deshacer: las ediciones se pierden.
Las variables
Una variable se escribe {{nombre}}, con dos llaves a cada lado, y se rellena al redactar el mensaje. Qué nombres puede usar una plantilla lo decide su tipo y no se puede ampliar:
| Tipo de plantilla | Variables |
|---|---|
| Enviar mensaje al cliente | clientName, yourName |
| Enviar factura | clientName, invoiceNumber, amount, currency, dueDate, yourName |
| Enviar recordatorio de pago vencido | el conjunto de Enviar factura, más daysOverdue |
| Enviar correo de proyecto | clientName, projectName, yourName |
| Enviar correo de tarea | clientName, taskName, yourName |
Un nombre fuera de ese conjunto se rechaza: el editor marca el cuerpo, desactiva el botón de envío y nombra tanto la variable problemática como las que sí puedes usar. El servidor también lo rechaza, así que no se puede guardar nada inválido desde ningún cliente.
{{yourName}} se resuelve en el nombre de tu empresa de los ajustes de marca y facturación, y si no en el nombre de tu cuenta. Cuando no hay ninguno de los dos, el marcador se deja deliberadamente en el texto para que la página de redacción lo pueda señalar en vez de enviar un mensaje con un hueco donde debería ir tu nombre.
Todo lo que una variable no puede expresar —el mensaje en sí— se escribe en el cuerpo al redactar. Una plantilla es el saludo, los datos del registro y la despedida, no una carta de rellenar huecos.
Cómo se elige una plantilla
- Desde un registro. La acción del sobre en un cliente, una factura, un proyecto o una tarea elige el tipo y rellena lo que sabe. Una factura elige Enviar factura o Enviar recordatorio de pago vencido según su fecha de vencimiento.
- Desde la página de redacción. Crear a partir de una plantilla abre un selector breve: elige la plantilla y luego los registros que necesita —cliente, después proyecto, después tarea o factura— y confirma. No está disponible hasta que tienes al menos un cliente.
- De ninguna manera. Escribir directamente en el asunto y en el cuerpo también vale. El mensaje se envía y se registra como siempre; su fila del registro sencillamente no lleva tipo de plantilla.
El registro de correo
Registro de correo es la anotación de cada mensaje enviado desde tu cuenta. La fila se escribe antes de intentar la entrega, así que un mensaje que no llegó nunca queda anotado con el mismo detalle que uno que sí.
Cada fila lleva el destinatario, el asunto, la hora de envío, un estado y el tipo de plantilla con el que se compuso. Detrás de la fila, Ceum guarda además el cuerpo del mensaje tal como se entregó, cualquier error que devolviera el proveedor de correo y los adjuntos.
Aparecen cuatro estados:
- Enviado — aceptado por el proveedor de correo.
- Pendiente — la fila existe y el proveedor aún no ha respondido.
- Fallido — el proveedor lo rechazó, y el error está en la fila.
- Bloqueado — la dirección había rebotado de forma definitiva o había marcado un mensaje como spam, así que no se le envió nada. No se consume asignación de envío. La fila existe para que la omisión se vea en vez de quedar en silencio.
Filtrar y ordenar
Los filtros de columna son:
- Fecha — un rango.
- Para y Asunto — coincidencias de subcadena sin distinguir mayúsculas y minúsculas.
- Estado y Tipo de plantilla — cualquier número de valores en cada uno.
El cuerpo del mensaje no es un filtro de columna, pero sí lo busca la búsqueda global, que devuelve el correo registrado junto a todo lo demás y enlaza directamente con la fila.
La lista se ordena por hora de envío, de la más reciente a la más antigua. Haz clic en el encabezado de una columna para ordenar por ella —Fecha, Para, Asunto, Estado o Tipo de plantilla—; un segundo clic invierte el orden y un tercero vuelve al predeterminado. La ordenación y los filtros se guardan en la URL de la página, así que una vista ordenada y filtrada se puede marcar como favorita.
Qué columnas se muestran depende de ti: consulta Personalizar las columnas de la tabla. Un filtro sobre una columna que has ocultado se sigue aplicando y conserva su ficha para quitarlo, así que ocultar una columna nunca ensancha el resultado en silencio.
En modo privacidad, el destinatario y el asunto se difuminan en la tabla y en la fila expandida, y los adjuntos de imagen muestran un marcador de posición en lugar de su miniatura.
Expandir una fila
Al abrir una fila se muestran tres bloques:
- Información del correo — destinatario, asunto, hora de envío, estado, tipo de plantilla y el mensaje de error cuando lo hay.
- Cuerpo del correo — el mensaje tal como se entregó. Se obtiene al expandir la fila y no se envía con la lista entera, así que la lista sigue siendo ágil en cuentas con mucho correo.
- Adjuntos — una fila por archivo con su nombre, su tamaño y su tipo, y un botón Descargar. Una imagen recibe además una miniatura; al hacer clic en ella se abre un visor a tamaño completo que puede abrir la imagen en una pestaña nueva, descargarla o imprimirla.
Los adjuntos de un mensaje registrado
Un mensaje lleva como mucho tres adjuntos, cada uno de hasta 10 MB y 30 MB entre todos. Cada uno es:
- un archivo que has subido — solo tipos corrientes de documento e imagen, nunca un ejecutable ni un script;
- un PDF de factura existente, reutilizando uno ya generado; o
- un PDF de factura recién generado.
Los bytes se guardan con la fila del registro y cuentan para la asignación de almacenamiento de tu cuenta, que es también la razón por la que se eliminan cuando se elimina la fila.
Exportar filas del registro
Exportar en el registro abre el diálogo de generación, y Exportaciones del registro de correo conserva los archivos que produce. Las columnas ofrecidas reflejan las columnas que tengas visibles en ese momento, más una columna Error exclusiva de la exportación que está desactivada hasta que la actives. Un intervalo de tiempo opcional acota qué filas se incluyen. Los archivos generados llevan su propia retención, más corta que la de las filas de las que se hicieron: consulta Exportar datos.
Cuánto tiempo se conservan las entradas
Una entrada del registro de correo se conserva un número de días que fija tu plan, contados desde que se escribió la entrada:
| Free | Starter | Plus | Pro |
|---|---|---|---|
| 30 días | 90 días | 180 días | 365 días |
Enviar necesita Starter o superior, así que la ventana del plan Free no es algo que una cuenta Free acumule. Es el periodo de gracia que recibe un registro ya existente tras una bajada de plan o una cancelación, lo bastante largo para exportarlo.
Cuando una entrada supera su ventana, la limpieza semanal la elimina y borra con ella sus adjuntos guardados. Todo lo que ya esté programado para eliminarse se lista con antelación en Elementos próximos a eliminarse.
En el móvil
La aplicación móvil lee el registro y redacta a partir de una plantilla, pero no edita plantillas. Puedes examinar el correo enviado, abrir un mensaje para ver su cuerpo renderizado y sus adjuntos, y elegir una plantilla al redactar; crear, editar y restablecer plantillas es solo para la web.