Transacciones

Las transacciones forman un libro de cuentas plano de todos los ingresos y gastos de tu espacio de trabajo. Cada entrada tiene un tipo (ingreso o gasto), un importe, una fecha y vínculos opcionales con un cliente, un proyecto y una tarea. Las etiquetas funcionan como tu sistema de categorías: no existe un concepto separado de «categoría».

Qué puedes hacer

Examina todo en la página Transacciones, que se abre con filtros completos y un gráfico de ingresos/gastos en la parte superior, y añade una nueva transacción en cualquier momento. No hay una página de detalle separada: abre una transacción para editarla. Desde la lista también puedes duplicar una entrada (lo que rellena el formulario) o eliminarla.

Puedes editar muchas transacciones a la vez en la página de edición masiva (consulta Edición masiva), traer entradas desde una hoja de cálculo mediante la importación (consulta Importación CSV) y descargar tus datos desde la página de exportaciones (consulta Exportación de datos).

Para el análisis hay dos vistas distintas: el Análisis de transacciones ofrece un desglose de tus ingresos o gastos por descripción y etiqueta dentro de un rango de fechas, mientras que los Informes de transacciones presentan los mismos datos como una matriz de periodos (descripciones o etiquetas en el lateral, semanas/meses/años en la parte superior).

Campos que rellenas

Fecha — obligatorio.
Tipo — obligatorio: income o expense.
Descripción — obligatorio, hasta 1000 caracteres. Se puede buscar desde el filtro de la lista.
Importe — número positivo obligatorio, y el total.
Desglosar en neto e impuesto — opcional, desactivado por defecto. Márcalo para registrar el importe antes de impuestos por separado del impuesto en sí. Consulta Registrar el impuesto más abajo.
Moneda — por defecto, la moneda de tu espacio de trabajo según Formato de moneda.
Etiquetas — opcional, y a la vez sirven como tu vocabulario de categorías.
Cliente — vínculo opcional. Al seleccionar uno se borran las selecciones de proyecto y tarea si no coinciden.
Proyecto — vínculo opcional; el selector se filtra según el cliente seleccionado.
Tarea — vínculo opcional; el selector se filtra según el proyecto seleccionado.

La lista

La lista muestra estas columnas, la mayoría ordenables y filtrables:

Fecha — ordenable, con un filtro de rango de fechas.
Descripción — ordenable, con un filtro de texto.
Tipo — ordenable, con un filtro de selección múltiple para ingreso y gasto.
Etiquetas — filtra por etiquetas coincidentes.
Cliente — ordenable, filtra por nombre de cliente.
Importe — ordenable, alineado a la derecha, con un filtro de rango mín/máx.
Importe neto, % de impuesto, Importe del impuesto — ocultas por defecto; actívalas desde los ajustes de columnas (consulta Personalizar columnas). El neto y el impuesto son ordenables y tienen filtros de rango mín/máx. Se quedan vacías en las transacciones que no desglosaste.
Acciones — duplicar (rellena el formulario), editar y eliminar.

La lista se abre sin filtrar: aplica un rango de fechas o cualquier otro filtro para acotarla. Sobre la tabla hay un gráfico de barras de ingresos/gastos que puedes alternar; sigue el rango de fechas activo. Cuando los importes usan monedas mixtas, se convierten a tu moneda de visualización mediante los Tipos de cambio.

Flujos de trabajo

Crear una transacción

Abre el formulario de nueva transacción.
Define la fecha, el tipo, la descripción y el importe.
Opcionalmente elige un cliente; los selectores de proyecto y tarea se filtran a medida que lo haces.
Añade etiquetas según necesites.
Guarda. Si la nueva transacción coincide con una de tus últimas cinco entradas en tipo, fecha, descripción, importe y moneda, un diálogo de Posible duplicado te pide que confirmes: elige Guardar de todos modos para conservarla o Revisar para volver y ajustar. Esta protección se ejecuta solo al crear, nunca al editar.

Editar de forma masiva

Selecciona varias filas en la lista.
Abre la edición masiva desde la barra de herramientas.
Edita cualquiera de: fecha, descripción, tipo, importe, moneda, etiquetas.
Confirma. Los campos que dejes intactos permanecen sin cambios.

Reutilizar mediante duplicado

La acción de duplicar rellena el formulario de creación a partir de una entrada existente, práctico para gastos recurrentes que no merece la pena convertir en Suscripciones.

Eliminar una transacción

Elimina desde las acciones de fila de la lista, o usa el botón Eliminar en la página de edición de la transacción. En ambos casos confirmas primero; la eliminación es permanente; consulta Consejos y casos límite.

Registrar el impuesto

Por defecto, el importe de una transacción es simplemente el total y no se registra nada sobre impuestos. Marca Desglosar en neto e impuesto en el formulario para desglosarlo.

Con el desglose activado introduces el importe neto (la cifra antes de impuestos) más un tipo impositivo o un importe del impuesto: al rellenar uno se calcula el otro. El total se calcula entonces por ti y pasa a ser de solo lectura, siempre igual al neto más el impuesto.

Marcar la casilla en una transacción que ya tiene un importe desglosa ese total en lugar de sumarle algo: un gasto de 121,00 a un tipo del 21 % pasa a ser 100,00 de neto más 21,00 de impuesto, 121,00 en total igualmente. El tipo viene prerrellenado desde el tipo impositivo predeterminado de tus ajustes de facturación, y puedes cambiarlo en cada transacción. Desmarcar la casilla mantiene el total y borra el desglose.

El desglose es opcional en cada transacción: un libro de cuentas en el que solo desglosas algunas entradas funciona perfectamente. Las transacciones que no desglosas cuentan su importe completo como neto sin impuesto, que es lo que permite que la vista Neto de abajo cubra todo tu libro de cuentas.

Elegir qué significan los totales

Tanto Análisis como Informes llevan un conmutador Bruto / Neto / Impuesto:

Bruto — totales tal como se introdujeron. Es el valor predeterminado y coincide con cómo funcionaban estas páginas antes de que existiera el desglose.
Neto — totales sin impuestos.
Impuesto — solo el impuesto. Aquí aparecen únicamente las transacciones que desglosaste, ya que el resto no tiene impuesto que mostrar.

El conmutador que elijas se traslada a la exportación que generes desde esa página, y el archivo generado indica qué base usó.

Importación y exportación

Importación — las columnas obligatorias son Date, Description, Type y Amount. Las columnas opcionales son Currency, Category/Tags (separadas por comas) y las columnas del desglose Net Amount, Tax Rate y Tax Amount. Los encabezados se comparan sin distinguir mayúsculas y minúsculas. Una fila cuenta como desglosada solo si lleva un valor de neto o de impuesto; las celdas en blanco significan «sin desglosar» en vez de cero, así que la exportación de un libro mixto se reimporta sin cambios. Consulta Importación CSV.
Exportación — elige CSV, XLS o PDF, y selecciona cualquier subconjunto de columnas: date, type, description, amount, net amount, tax rate, tax amount, currency, tags, client, project, task. Las tres columnas del desglose vienen desmarcadas por defecto. Puedes aplicar un filtro opcional de rango de fechas a la exportación. Los recibos adjuntos no se incluyen en estas exportaciones. Consulta Exportación de datos.

Cómo se conecta con el resto de Ceum

Clientes, proyectos y tareas — los vínculos son opcionales. Si eliminas un cliente, proyecto o tarea vinculados, el vínculo se borra pero la transacción permanece en el libro de cuentas.
Suscripciones — cada renovación registra automáticamente una transacción de gasto, descrita como <service> (<period>). Las renovaciones registran un gasto sin desglosar; añade el desglose editando la transacción si lo necesitas. Consulta Suscripciones.
Ajustes de facturación — el tipo impositivo predeterminado que prerrellena el desglose es el mismo que usan tus facturas.
Panel — el gráfico de ingresos/gastos del panel usa los mismos datos, convertidos a tu moneda de visualización.

Consejos y casos límite

La eliminación es permanente. No hay papelera. Puedes eliminar de forma masiva desde la selección de la edición masiva.
Las etiquetas cumplen una doble función. Usa un conjunto reducido como tu vocabulario de categorías (por ejemplo meals, travel, saas) y reserva los vínculos de proyecto y tarea para el contexto de facturación explícito.
Eliminar un registro vinculado solo borra el vínculo. Quitar un cliente no elimina las transacciones que apuntaban a él: permanecen en el libro de cuentas, simplemente sin vincular.
Sin historial por campo. Las transacciones no se registran en el registro de cambios que usan los clientes, proyectos, tareas y facturas. Si necesitas historial, exporta periódicamente.
Duplicar conserva el desglose. Una transacción duplicada mantiene su desglose de neto e impuesto, así que repetir un gasto con IVA no lo aplana de vuelta a un total bruto.
La vista Impuesto acota lo que se cuenta. Con la base puesta en Impuesto, el análisis cuenta solo las transacciones que llevan impuesto: el número de transacciones y las medias diarias describen ese subconjunto, no todo tu libro de cuentas.
La protección contra duplicados es un aviso, no un bloqueo. Solo compara con tus cinco entradas más recientes, así que una repetición intencionada más atrás se guarda sin solicitud, y siempre puedes confirmar Guardar de todos modos para una repetición genuina del mismo día.

En el móvil

Escanear un recibo — crea una transacción a partir de una foto. El escáner de cámara/documentos lee el importe, la fecha, la moneda y la descripción en el dispositivo y rellena el formulario; revisa y guarda. Consulta Escaneo de recibos.
Selectores nativos — el importe usa el teclado numérico y la fecha usa el selector de fecha de la plataforma.
Funciona sin conexión — las transacciones que crees o edites sin conexión se ponen en cola en una bandeja de salida y se sincronizan al reconectarte. Consulta Soporte sin conexión.
El análisis y los informes están ambos disponibles; el selector de columnas y la edición masiva difieren de la web.