Clientes

Los clientes son las personas y organizaciones para las que trabajas. La mayoría del resto de elementos de Ceum — proyectos, facturas, transacciones, documentos — se pueden vincular a un cliente. El registro de un cliente también lleva el control de la información del embudo (valor estimado, probabilidad, origen) y de un calendario de seguimiento derivado de su estado.

Qué puedes hacer

Examina todos tus clientes en la página Clientes, donde las columnas se pueden ordenar y filtrar y las filas se resaltan según la urgencia del seguimiento — amarillo cuando se acerca un seguimiento (dentro de 3 días) o cuando no hay ninguno programado, rojo en cuanto está vencido. Crea un nuevo cliente mediante un formulario de dos columnas — los datos de contacto a la izquierda, la información interna a la derecha — y añade proyectos en línea sobre la marcha. Abre un cliente para ver sus datos de contacto completos, el estado con la urgencia del seguimiento, la lista en línea de sus proyectos y sus documentos relacionados. Desde ahí puedes editar cualquier campo o abrir su historial completo de ediciones.

Cada cliente recibe un identificador como C-7, que se ordena numéricamente, de modo que C-10 va después de C-9 y no junto a C-1.

Campos que rellenas

Sección de contacto:

Nombre — obligatorio, único por espacio de trabajo (máx. 255 caracteres).
Empresa — opcional (máx. 255 caracteres).
Correo electrónico — opcional; se valida como correo electrónico cuando se indica. Es la dirección principal del cliente: es la que usa la acción de enviar correo y la que una factura copia en su bloque de datos del cliente.
Correos adicionales — opcional; cualquier otra dirección que use el cliente, como un buzón de facturación. Cada una se valida igual, y la que repite la principal se descarta. Las listas y la vista de detalle muestran todas las direcciones y agrupan el resto tras un botón +n que abre la lista completa.
Sitio web — opcional; puedes escribir solo el dominio y se añade https:// si falta (máx. 2048 caracteres).
Teléfono — opcional (máx. 50 caracteres).
Dirección — opcional, multilínea (máx. 1000 caracteres).

Sección interna:

Estado — obligatorio; uno de tus Estados personalizados. Un estado se puede configurar para que requiera seguimiento al cabo de un número de días.
Fecha del próximo seguimiento — se rellena automáticamente cuando eliges un estado que requiere acción, pero puedes editarla.
Valor estimado — importe en moneda opcional (0 o más).
Probabilidad — opcional: HIGH, MEDIUM o LOW.
Tarifa por hora — cambio opcional de la tarifa de Marca y facturación. Déjala en blanco para heredarla; el campo muestra qué heredaría y de dónde viene.
Moneda de facturación — cambio opcional, también heredado si lo dejas en Automático. Las facturas nuevas de este cliente parten de esta moneda.
Origen — texto libre opcional (p. ej. «Recomendación», «Conferencia»).
Etiquetas — opcional, consulta Etiquetas.
Notas — opcional, multilínea (máx. 10 000 caracteres).
Fecha del último contacto — editable; no se establece automáticamente.

Flujos de trabajo

Crear un cliente

Abre el formulario de nuevo cliente.
Rellena la sección de contacto. Solo el nombre es obligatorio.
Elige un estado. Si el estado requiere acción, la fecha de seguimiento se establece por ti; sobrescríbela si tienes una fecha concreta en mente.
Opcionalmente, añade proyectos en línea en la parte inferior del formulario (nombre, fechas, estado).
Guarda. El nuevo cliente aparece al final de la lista con el siguiente identificador.

Actualizar un cliente

Desde la lista o la página de detalle, usa Editar.
Cualquier cambio queda registrado en el Registro de cambios de entidades.
Si intentas salir de la página con cambios sin guardar, el formulario te avisa antes de navegar a otro lugar.

Eliminar un cliente

Usa el botón Eliminar en la página de detalle del cliente o en su página de edición. Se te pedirá confirmación; la eliminación es permanente (consulta Consejos y casos límite sobre qué les ocurre a los registros vinculados).

Hacer seguimiento

Cuando eliges un estado que requiere acción, el cliente se resalta según lo urgente que sea su seguimiento: amarillo a medida que se acerca la fecha (dentro de 3 días) o mientras no haya ninguna fecha programada, y rojo en cuanto está vencido. El mismo coloreado aparece en la lista, en la página de Alertas, en la campana de alertas y en la página de detalle, de modo que siempre coinciden. Un estado también se puede configurar para suprimir esto por completo — útil para estados terminales como «Perdido», donde las fechas vencidas no deberían generar ruido. También puedes ocultar la alerta del cliente de la campana, el desplegable y la barra lateral desactivando la categoría Clientes (o todas las alertas) en Notificaciones; el resaltado de la fila en la lista y la propia fecha de seguimiento se mantienen de todos modos. La supresión de acción es la más fuerte de las dos: elimina también el resaltado.

Flujo de trabajo de estados

Los estados de cliente se configuran en Estados de cliente y son totalmente personalizables. Además del nombre, el color y el orden, cada estado lleva tres ajustes relevantes para los clientes:

Requiere acción — establece la fecha de seguimiento automáticamente cuando se elige este estado.
Días de acción — cuántos días a partir de hoy se usan para esa fecha de seguimiento.
Supresión de acción — silencia tanto el resaltado de la fila como la alerta, aunque la fecha de seguimiento haya pasado.

Cambiar un estado registra cuándo se produjo el cambio. Los clientes con un seguimiento próximo, vencido o no programado también aparecen en Alertas.

Totales en la página de detalle

La barra lateral de detalle muestra totales de solo lectura para el cliente, calculados sobre toda tu cuenta y no sobre las filas que hay en pantalla. Un registro cuenta cuando nombra al cliente o a uno de sus proyectos, de modo que el trabajo imputado a un proyecto también aparece aquí:

Horas totales, divididas en facturables y no facturables. El tiempo cuenta como facturable cuando la primera tarea a la que está vinculado un registro tiene un tipo de tarea marcado como facturable; todo lo demás cuenta como no facturable. Los cronómetros en marcha quedan fuera: su duración todavía se está moviendo.
Facturado (cobrado) y facturado (pendiente) — facturas en un estado marcado como finalizado, y todo lo demás.
Otros ingresos — transacciones de ingreso vinculadas al cliente o a uno de sus proyectos, es decir, dinero que nunca pasó por una factura.
Gastos — transacciones de gasto vinculadas al cliente o a uno de sus proyectos.

Los importes se muestran convertidos a la moneda de tu cuenta, con el desglose por moneda en una información sobre herramientas. Cuando no hay un tipo de cambio disponible, las cifras se listan por moneda en lugar de sumarse.

Estas cifras son derivadas, así que aquí no hay nada que editar: cambia las facturas, transacciones o registros de tiempo de los que proceden.

Importación y exportación

Importación — incorpora clientes desde un archivo CSV en la página Importación de clientes. Entre las columnas admitidas se incluyen nombre, empresa, correo electrónico, correos adicionales (separados por comas), sitio web, teléfono, dirección, estado (por nombre), fecha del próximo seguimiento, valor estimado, probabilidad, origen, etiquetas (separadas por comas) y notas. Los nombres deben ser únicos por espacio de trabajo; consulta Importación CSV.
Exportación — elige columnas y un formato (CSV, XLS o PDF) en la página Exportaciones de clientes. Las exportaciones se preparan en segundo plano y se descargan desde la lista de exportaciones una vez listas. Consulta Exportar datos.
Edición masiva — selecciona clientes en la lista y edítalos o elimínalos a la vez. Consulta Edición masiva.

Entidades relacionadas

Proyectos — se añaden o vinculan directamente desde la página de detalle de un cliente, y se pueden reordenar dentro del cliente. Un proyecto puede pertenecer a varios clientes a la vez, de modo que el mismo proyecto puede aparecer en la página de más de un cliente, cada vez con su propia posición en la lista de ese cliente. Conectar proyecto adjunta un proyecto que ya tienes: vincula ese proyecto en lugar de hacer una copia, de modo que su ID, sus fechas, sus tareas y sus documentos vienen con él.
Facturas y transacciones — ambas pueden hacer referencia a un cliente. Eliminar un cliente deja esos registros en su sitio, pero quita su vínculo con ese cliente.
Documentos — los documentos relacionados de un cliente aparecen en su página de detalle; la gestión completa se encuentra en Documentos.

Privacidad

Cuando el Modo privacidad está activado, los campos personales (correo electrónico, correos adicionales, sitio web, teléfono, dirección) aparecen enmascarados tanto en la vista de detalle como en el formulario de edición.

Consejos y casos límite

La eliminación es permanente. Eliminar un cliente lo borra definitivamente. Los proyectos, facturas, transacciones y documentos relacionados conservan su historial, pero pierden su vínculo con ese cliente — no hay papelera. Un proyecto compartido con otros clientes permanece vinculado a estos; un proyecto que se queda sin clientes simplemente pasa a estar suelto.
Nombres únicos por espacio de trabajo. Intentar crear un segundo cliente con el mismo nombre falla la validación.
Los identificadores se ordenan numéricamente, de modo que C-10 se ordena correctamente después de C-9 en lugar de junto a C-1.
Las ediciones de proyectos en línea se guardan junto con el formulario del cliente, igual que conectar, desvincular y reordenar: nada del formulario de edición surte efecto hasta que lo guardas, y salir sin guardar lo descarta todo. En la página de detalle del cliente esas mismas acciones se aplican en cuanto las confirmas.
Desvincular y Eliminar son botones distintos. Desvincular separa el proyecto de este cliente y lo conserva (sigue vinculado a sus demás clientes, y un proyecto sin ninguno simplemente queda suelto). Eliminar destruye el proyecto en sí, y usa el mismo flujo guiado que la lista de proyectos cuando tiene tareas o documentos.

En el móvil

Crea y edita clientes en un formulario nativo de panel inferior con selectores nativos, incluidos los cambios de tarifa por hora y moneda de facturación; las filas de la lista respetan la densidad compacta. Los clientes en caché se pueden leer sin conexión, pero crear, editar y eliminar requieren conexión: solo las transacciones y los registros de tiempo se pueden cambiar sin conexión. Consulta Soporte sin conexión.