Proyectos

Los proyectos organizan el trabajo en contenedores con nombre. Pueden vincularse a cualquier número de clientes o mantenerse «flotantes» (sin cliente) — un proyecto compartido por dos clientes, por ejemplo un anticipo dividido, se enlaza con ambos. Las tareas, los documentos, las facturas y — a través de las tareas — los registros de tiempo cuelgan todos de los proyectos, y puedes enlazar proyectos relacionados entre sí con tipos de relación que defines tú mismo.

Qué puedes hacer

Explora todos tus proyectos en la página Proyectos, donde las filas se expanden para mostrar el detalle, puedes filtrar por cliente, estado y etiquetas, y los proyectos vencidos o marcados se resaltan. La columna de clientes muestra cada cliente vinculado como una etiqueta en la que se puede hacer clic, que se contrae a «+N» (sobre el que puedes hacer clic) cuando hay varios. Los proyectos marcados como internos llevan un icono de casa junto al nombre. Crea un nuevo proyecto usando un formulario a dos columnas, añadiendo clientes, tareas y relaciones directamente en él. Abre un proyecto para ver su información básica, su estado, una lista de tareas integrada con un enlazador «Conectar existente», sus relaciones y sus documentos relacionados. Desde ahí puedes editar cualquier campo o abrir su historial de ediciones completo.

Cada proyecto recibe un identificador como P-7, que se ordena numéricamente.

Campos que rellenas

Nombre — obligatorio, único por espacio de trabajo (máximo 500 caracteres).
Descripción — opcional (máximo 50.000 caracteres).
Clientes — opcional, y puedes elegir más de uno. Añade cada uno desde el selector; quita uno con la × de su etiqueta. Dejarlo vacío convierte el proyecto en flotante.
Estado — obligatorio, tomado de Estados personalizados. Cuando un proyecto pasa a un estado marcado como finalizado, Ceum registra cuándo finalizó.
Fecha de inicio — opcional. En el formulario de creación, su valor predeterminado es hoy en tu zona horaria.
Fecha de fin — opcional. Si ambas fechas están definidas, la fecha de fin no puede ser anterior a la fecha de inicio.
Tarifa por hora — cambio opcional, el nivel más específico de la cadena marca → cliente → proyecto. Déjala en blanco para heredarla; el campo muestra el valor heredado y de qué nivel viene. Cuando el proyecto está vinculado a exactamente un cliente, hereda la tarifa de ese cliente; sin clientes o con varios, hereda de Marca y facturación, porque no hay un único padre del que heredar.
Moneda de facturación — cambio opcional con la misma herencia. Las facturas nuevas de este proyecto parten de esta moneda.
Presupuesto — límite de gasto opcional del proyecto, en la moneda de facturación del proyecto (o en la de tu cuenta cuando se hereda). Déjalo en blanco si no hay presupuesto. Cero es un valor real y significa que el proyecto no debe facturarse en absoluto. Con un presupuesto fijado, la barra lateral del proyecto muestra una barra de progreso: con el color de marca por debajo del 80 %, amarilla a partir del 80 %, roja una vez agotado, y nunca por encima del 100 % por mucho que se exceda.
Silenciar alertas de presupuesto — aparece en cuanto hay un presupuesto. Impide que el proyecto aparezca en las alertas de presupuesto, conservando el presupuesto, la barra de progreso y sus alertas de marca y fecha de finalización. Borrar el presupuesto borra el silencio.
Proyecto interno — un interruptor opcional que marca el proyecto como trabajo propio en lugar de trabajo para un cliente. Es solo una etiqueta: un proyecto interno alerta, factura y aparece en los informes igual que cualquier otro. Junto al nombre en la lista de proyectos y en la página del propio proyecto aparece un icono de casa, y al pasar el cursor indica que el proyecto está marcado como interno.
Etiquetas — opcional; los nombres de etiqueta que aún no estén en tu biblioteca se crean automáticamente.
Marcado + descripción de la marca — un interruptor opcional (descripción máximo 500 caracteres) para señalar un proyecto que requiere atención. Los proyectos marcados se resaltan en la lista y aparecen en Alertas, donde la descripción se muestra como el motivo.

Flujos de trabajo

Crear un proyecto

Abre el formulario de nuevo proyecto.
Introduce un nombre. Opcionalmente añade uno o varios clientes; déjalo en blanco para un proyecto flotante.
Elige un estado; establece las fechas de inicio/fin si las conoces.
Opcionalmente añade tareas directamente en la parte inferior del formulario y configura relaciones entre proyectos.
Guarda. El proyecto aparece al final de la lista de proyectos de cada uno de sus clientes (o del grupo flotante) con el siguiente identificador.

Actualizar un proyecto

Usa Editar, cambia cualquier campo y guarda. Los cambios se registran en el registro de cambios con sus valores anterior/posterior. El formulario te avisa antes de salir de ediciones sin guardar.

Eliminar un proyecto

Usa el botón Eliminar en la página de detalle del proyecto o en su página de edición, y luego confirma. Eliminar un proyecto lo quita de cualquier tarea, cliente, factura y documento al que estuviera vinculado — esos elementos permanecen; solo pierden este proyecto. Consulta Consejos y casos límite.

Reordenar proyectos dentro de un cliente

En la página de detalle de un cliente, arrastra los proyectos para establecer su orden. El orden se mantiene por cliente, así que solo puedes reordenar proyectos dentro de un único cliente — y un proyecto compartido por varios clientes conserva una posición independiente en la lista de cada cliente.

Marcar un proyecto

Usa el menú de acciones de la fila o el botón Marcar en la página de detalle para señalar un proyecto que requiere atención y, opcionalmente, añadir un motivo. Las filas marcadas se resaltan en la lista.

Flujo de trabajo de estados

Los proyectos toman sus estados de Estados personalizados, configurados en Estados de proyecto. Cada estado lleva los siguientes ajustes:

Finalizado — cuando un proyecto pasa a este estado, Ceum registra que finalizó; salir de él borra ese registro.
Pendientes — normalmente se usa para ocultar los proyectos de baja prioridad de las vistas predeterminadas.
Activado, orden y color — controlan la visibilidad y la presentación.

No hay ningún flujo de trabajo impuesto; mueves los proyectos entre estados libremente.

Relaciones entre proyectos

Los tipos de relación se definen por espacio de trabajo en Relaciones de proyecto. Cada tipo tiene un nombre, un color y un orden. Las relaciones tienen una dirección (de un proyecto a otro), no se pueden duplicar para la misma pareja y tipo, y un proyecto no puede enlazarse consigo mismo. Consulta Relaciones entre entidades para el concepto de cara al usuario y Relaciones de proyecto para configurar la lista de tipos.

Cómo se conecta con el resto de Ceum

Clientes — un proyecto puede pertenecer a varios clientes a la vez, o a ninguno. Aparece en la lista de proyectos integrada de cada cliente vinculado.
Tareas — una tarea puede pertenecer a varios proyectos, incluido este. La página de detalle muestra las tareas de un proyecto de forma integrada e incluye un selector «Conectar existente» que vincula tareas flotantes. Eliminar un proyecto lo quita de sus tareas, pero deja las tareas en su sitio. Cada fila se puede desvincular (la tarea se separa de este proyecto y se conserva junto con sus demás proyectos) o eliminar (la tarea se destruye, tras preguntar qué hacer con el tiempo registrado en ella).
Documentos — los documentos relacionados de un proyecto aparecen como solo lectura en su página de detalle; la gestión completa está en Documentos. Eliminar un proyecto deja sus documentos en su sitio, pero desvincula su enlace.
Facturas — una factura puede hacer referencia a un proyecto. No hay un panel dedicado en la página de detalle del proyecto; en su lugar, filtra la lista de facturas por proyecto. Las facturas emitidas contra un proyecto son, junto con los ingresos vinculados a él, lo que consume su presupuesto: cuenta la facturación, haya pagado el cliente o no.
Registros de tiempo — vinculados a través de las tareas. El tiempo total registrado de un proyecto suma el tiempo de sus tareas, contando cada registro una sola vez incluso cuando un registro abarca tareas de más de un proyecto; solo un desglose por proyecto puede sumar más que el total global.
Etiquetas — compartidas con el sistema de etiquetado de todo Ceum.
Alertas — los proyectos marcados, los proyectos cuya fecha de finalización ha pasado y los proyectos que han usado el 80 % o más de su presupuesto se resaltan en la lista y aparecen en Alertas. Todos se detienen en cuanto el proyecto alcanza un estado marcado como finalizado.
Registro de cambios — cada cambio de campo se captura con el autor, la marca de tiempo y los valores anterior/posterior.

Totales en la página de detalle

La barra lateral de detalle muestra totales de solo lectura para el proyecto, calculados sobre toda tu cuenta y no sobre las filas que hay en pantalla:

Horas totales, divididas en facturables y no facturables. El tiempo cuenta como facturable cuando la primera tarea a la que está vinculado un registro tiene un tipo de tarea marcado como facturable; todo lo demás cuenta como no facturable. Los cronómetros en marcha quedan fuera: su duración todavía se está moviendo.
Facturado (cobrado) y facturado (pendiente) — facturas en un estado marcado como finalizado, y todo lo demás.
Otros ingresos — transacciones de ingreso vinculadas al proyecto, es decir, dinero que nunca pasó por una factura.
Gastos — transacciones de gasto vinculadas al proyecto.

Los importes se muestran convertidos a la moneda de tu cuenta, con el desglose por moneda en una información sobre herramientas. Cuando no hay un tipo de cambio disponible, las cifras se listan por moneda en lugar de sumarse.

Estas cifras son derivadas, así que aquí no hay nada que editar: cambia las facturas, transacciones o registros de tiempo de los que proceden.

Importación y exportación

Importar — trae proyectos desde un archivo CSV o XLS en la página Importar proyectos. Columnas obligatorias: nombre y estado. Opcionales: descripción, cliente (emparejado por nombre, ignorando mayúsculas y minúsculas, y vinculado automáticamente si se encuentra), fecha de inicio, fecha de fin y etiquetas. Tras importar, puedes vincular tareas huérfanas a los proyectos recién creados en el mismo asistente. Consulta Importar CSV.
Exportar — elige columnas (nombre, descripción, cliente, etiquetas, estado, fechas, lista/recuento de tareas) y un formato (CSV, XLS o PDF) en la página Exportar proyectos. Consulta Exportar datos.
Edición masiva — selecciona proyectos en la lista y edítalos o elimínalos a la vez. Consulta Edición masiva. La reordenación sigue admitiéndose solo dentro de un único cliente.

Consejos y casos límite

Proyectos flotantes. Los proyectos sin cliente son válidos y útiles para trabajo independiente del cliente (I+D interno, operaciones, infraestructura).
Proyectos compartidos. Un proyecto puede pertenecer a varios clientes a la vez; quitar un cliente (o eliminar ese cliente) deja el proyecto vinculado al resto, y un proyecto que se queda sin clientes simplemente pasa a ser flotante.
Eliminar desvincula, no se propaga en cascada a las tareas. Eliminar un proyecto quita sus propias relaciones y lo desvincula de sus tareas, clientes, facturas y documentos — todos los cuales permanecen. Una tarea que se queda sin proyectos pasa a ser flotante en lugar de eliminarse.
La fecha de fin debe ir después de la fecha de inicio. Las fechas invertidas se rechazan.
Nombres únicos por espacio de trabajo. Dos proyectos no pueden compartir un nombre en tu espacio de trabajo.
Un presupuesto de cero no es lo mismo que ningún presupuesto. En blanco significa que el proyecto no tiene límite; cero significa que no debe facturarse, así que cualquier facturación lo agota por completo.
Para el presupuesto se convierten las monedas. Las facturas y los ingresos en otra moneda se convierten a la moneda del proyecto con los tipos de cambio más recientes. Si falta un tipo, los importes que no se pueden convertir quedan fuera y la barra lateral lo indica, en lugar de sumarlos uno a uno en silencio.

En el móvil

Crea y edita proyectos en un formulario nativo de panel inferior con selectores nativos, incluidos la tarifa por hora, la moneda de facturación y el presupuesto. Silenciar las alertas de presupuesto es por ahora solo web: un proyecto silenciado en la web sigue silenciado al guardarlo desde el móvil; las filas de la lista respetan la densidad compacta. Los proyectos en caché se pueden leer sin conexión, pero crear, editar y eliminar requieren conexión: solo las transacciones y los registros de tiempo se pueden cambiar sin conexión. Consulta Soporte sin conexión.
Las relaciones usan el panel simplificado de añadir/eliminar — consulta Relaciones entre entidades.