Suscripciones

Las suscripciones llevan el control de cualquier cosa que se repita según un calendario: SaaS, facturas recurrentes o ingresos recurrentes como las igualas. Cada suscripción tiene un tipo —gasto (el predeterminado) o ingreso— y cada renovación registra automáticamente una transacción de ese tipo, que aparece en el Calendario. La misma renovación nunca se registra dos veces.

Qué puedes hacer

Explora todo en la página Suscripciones, que muestra tarjetas de estadísticas y filtros, y añade una nueva suscripción en cualquier momento. Abre una suscripción para editarla, o ponla en pausa desactivando Activo.

Puedes actualizar muchas suscripciones a la vez en la página de edición masiva (consulta Edición masiva), incorporar entradas desde un archivo mediante la importación (consulta Importar CSV) y descargar tus datos desde la página de exportaciones (consulta Exportar datos). Para ver lo que cuestan tus suscripciones normalizadas en base mensual o anual, abre Estadísticas de suscripciones.

Campos que rellenas

Nombre — nombre obligatorio del servicio o producto, hasta 255 caracteres.
Coste — obligatorio, número no negativo.
Tipo — ingreso o gasto; el valor predeterminado es gasto. Determina el tipo de la transacción que registra cada renovación.
Periodo de facturación — obligatorio: semanal, mensual, trimestral o anual.
Facturaciones por periodo — un número entero del 1 al 52; el valor predeterminado es 1. Usa 2, por ejemplo, para registrar dos veces por periodo.
Fecha de facturación — fecha de referencia obligatoria. La próxima renovación se calcula a partir de esta, y cada renovación adelanta la referencia.
Moneda — el valor predeterminado es la moneda de tu espacio de trabajo.
Notas — opcional, hasta 10 000 caracteres; se muestra como un subtítulo gris en la lista.
Activo — un interruptor, activado por defecto. Solo se renuevan las suscripciones activas.
Etiquetas — opcional.

Las suscripciones no tienen un campo de cliente: existen por sí solas.

La lista

La lista muestra estas columnas:

Servicio — el nombre; las notas aparecen como una línea secundaria.
Coste — moneda con formato y decimales alineados, en verde para los ingresos y en rojo para los gastos.
Tipo — una insignia de ingreso o gasto. Oculta por defecto; actívala desde el selector de columnas (consulta Personalizar columnas).
Periodo — la etiqueta del periodo de facturación.
Estado — una insignia de activo o inactivo.
Fecha de facturación — la próxima renovación, resaltada cuando vence este mes natural (oculta en pantallas estrechas).
Etiquetas.

Puedes filtrar por nombre, periodo de facturación, estado, etiquetas y por el indicador «vence este mes». Las tarjetas de estadísticas de la parte superior muestran el número total de suscripciones activas, el coste equivalente mensual (los totales anuales divididos entre 12) y el total que vence este mes.

Flujos de trabajo

Añadir una suscripción

Abre el formulario de nueva suscripción.
Introduce el nombre, el coste, el periodo de facturación, las facturaciones por periodo y la fecha de facturación.
Elige una moneda y, opcionalmente, añade notas y etiquetas.
Guarda. Está activa por defecto y se renovará en la próxima fecha programada.

Pausar una suscripción

Desactiva Activo. La suscripción permanece en la lista (y puedes seguir filtrándola), pero no se renovará. Vuelve a activarla para reanudarla.

Edición masiva

Edita cualquiera de estos campos: nombre, coste, tipo, periodo de facturación, facturaciones por periodo, fecha de facturación, moneda, etiquetas y activo. Los campos que dejes sin tocar permanecen intactos.

Eliminar una suscripción

Usa el botón Eliminar en la página de edición de la suscripción y confirma. Eliminar una suscripción no quita las transacciones de renovación que ya registró: esas permanecen en tu contabilidad.

Cómo funcionan las renovaciones

Cuando una suscripción está activa y llega su fecha de facturación, Ceum registra automáticamente una transacción por ella: un gasto para las suscripciones de gasto, un ingreso para las de ingreso. La transacción lleva la fecha del día de la renovación, se describe como <servicio> (<periodo>) y usa el coste y la moneda de la suscripción. Después, la próxima fecha de facturación avanza un periodo.

La misma renovación nunca se registra dos veces. Si una suscripción se quedó sin procesar durante un tiempo —digamos que estuvo inactiva tres meses—, Ceum se pone al día registrando cada renovación omitida en orden de fecha, de modo que verás tres transacciones separadas en lugar de un único cargo combinado.

Visibilidad en el calendario

Las suscripciones aparecen como chips de renovación en el Calendario cuando «Mostrar renovaciones de suscripciones» está activado en los ajustes del calendario (está activado por defecto). Allí también puedes cambiar el color del chip.

Importación y exportación

Importación — admite archivos CSV, XLS o XLSX. Columnas: Servicio, Etiquetas, Coste, Tipo, Moneda, Fecha de facturación, Periodo, Veces por periodo, Activo. El tipo es opcional y admite ingreso o gasto; una celda en blanco toma gasto por defecto. Una fila que ya coincide con una suscripción existente la actualiza; de lo contrario, se crea una nueva.
Exportación — CSV, XLS o PDF. Columnas: servicio, etiquetas, coste, tipo, moneda, fecha, periodo, veces por periodo, activo: las nueve por defecto, en ese orden.

Consejos y casos límite

Sin vínculo con clientes. Si necesitas una vista de los ingresos recurrentes por cliente, usa una Etiqueta por cliente.
Las renovaciones pasadas están saldadas. Una vez registrada una renovación, editar la suscripción no cambia retroactivamente las transacciones que ya ocurrieron.
Pausar no borra el historial. Las transacciones de renovaciones anteriores permanecen en tu contabilidad.
La puesta al día se ejecuta en orden de fecha. Una suscripción inactiva durante tres meses produce tres transacciones, no un único cargo combinado.

En el móvil

Selectores nativos — el coste usa el teclado numérico, la fecha de facturación usa el selector de fecha de la plataforma, y el tipo y el estado son interruptores segmentados.
Solo lectura sin conexión — puedes explorar y abrir suscripciones sin conexión, pero crear una está desactivado hasta que vuelvas a conectarte. Consulta Soporte sin conexión.
Las renovaciones se siguen registrando automáticamente en el servidor, exactamente igual que en la web; la edición masiva y la importación/exportación se ejecutan desde la aplicación web.