Suscripciones

Las suscripciones llevan el control de cualquier cosa que se repita según un calendario: SaaS, facturas recurrentes o ingresos recurrentes como las igualas. Cada suscripción tiene un tipo —gasto (el predeterminado) o ingreso— y cada renovación registra automáticamente una transacción de ese tipo, que aparece en el Calendario. La misma renovación nunca se registra dos veces.

Qué puedes hacer

Explora todo en la página Suscripciones, que muestra tarjetas de resumen y filtros, y añade una nueva suscripción en cualquier momento. Abre una suscripción para editarla, o ponla en pausa desactivando Activo.

Puedes actualizar muchas suscripciones a la vez en la página de edición masiva (consulta Edición masiva), incorporar entradas desde un archivo mediante la importación (consulta Importar CSV) y descargar tus datos desde la página de exportaciones (consulta Exportar datos). Para ver lo que cuestan tus suscripciones normalizadas en base mensual o anual, abre Análisis de suscripciones.

Campos que rellenas

Nombre — nombre obligatorio del servicio o producto, hasta 255 caracteres.
Coste — obligatorio, número no negativo.
Tipo — ingreso o gasto; el valor predeterminado es gasto. Determina el tipo de la transacción que registra cada renovación.
Periodo de facturación — obligatorio: semanal, mensual, trimestral o anual.
Facturaciones por periodo — un número entero del 1 al 52; el valor predeterminado es 1. Usa 2, por ejemplo, para registrar dos veces por periodo.
Fecha de facturación — fecha de referencia obligatoria. La próxima renovación se calcula a partir de esta, y cada renovación adelanta la referencia.
Moneda — el valor predeterminado es la moneda de tu espacio de trabajo.
Notas — opcional, hasta 10 000 caracteres; se muestra como un subtítulo gris en la lista.
Activo — un interruptor, activado por defecto. Solo se renuevan las suscripciones activas.
Etiquetas — opcional.

Las suscripciones no tienen un campo de cliente: existen por sí solas.

La lista

La lista muestra estas columnas:

Servicio — el nombre; las notas aparecen como una línea secundaria.
Coste — moneda con formato y decimales alineados, en verde para los ingresos y en rojo para los gastos.
Tipo — una insignia de ingreso o gasto. Oculta por defecto; actívala desde el selector de columnas (consulta Personalizar columnas). Oculta en pantallas estrechas.
Periodo — la etiqueta del periodo de facturación (oculta en pantallas estrechas).
Estado — una insignia de activo o inactivo.
Fecha de facturación — la próxima renovación. Se pone amarilla mientras la renovación aún está por llegar este mes natural, y roja en cuanto la fecha de facturación ha pasado sin que la renovación se haya registrado. La fila lleva un acento del mismo color en su borde izquierdo.
Etiquetas (ocultas en pantallas estrechas).

En el orden predeterminado la lista se lee como cuatro bloques, cada uno encabezado por una línea más gruesa: todo lo que vence este mes natural (incluidas las renovaciones vencidas, que siguen debiéndose), después las renovaciones del mes siguiente, después todo lo más lejano y, por último, las suscripciones en pausa. Ordenar por cualquier columna quita los separadores, ya que los bloques dejan de ir en orden.

Puedes filtrar por nombre, periodo de facturación, estado, etiquetas y por el indicador «vence este mes». Arriba hay cuatro tarjetas de resumen, cada una dividida en una fila de ingresos y otra de gastos: el número de suscripciones activas, el total que vence este mes natural, el total que vence el mes natural siguiente y el coste equivalente mensual (los totales anuales divididos entre 12). Las dos primeras se pueden pulsar y filtran la lista; la tarjeta del equivalente mensual enlaza con Tipos de cambio, que es lo que convierte los totales por moneda a tu moneda de visualización.

Flujos de trabajo

Añadir una suscripción

Abre el formulario de nueva suscripción.
Introduce el nombre, el coste, el periodo de facturación, las facturaciones por periodo y la fecha de facturación.
Elige una moneda, registra el impuesto si quieres (más abajo) y, opcionalmente, añade notas y etiquetas.
Guarda. Está activa por defecto y se renovará en la próxima fecha programada.

Pausar una suscripción

Desactiva Activo. La suscripción permanece en la lista (y puedes seguir filtrándola), pero no se renovará. Vuelve a activarla para reanudarla.

Edición masiva

Edita cualquiera de estos campos: nombre, coste, tipo impositivo, tipo, periodo de facturación, facturaciones por periodo, fecha de facturación, moneda, etiquetas y activo. Los campos que dejes sin tocar permanecen intactos. Borrar el tipo impositivo de una fila elimina su desglose.

Eliminar una suscripción

Usa el botón Eliminar en la página de edición de la suscripción y confirma. Eliminar una suscripción no quita las transacciones de renovación que ya registró: esas permanecen en tu contabilidad.

Registrar el impuesto

Si el precio de una suscripción incluye IVA o un impuesto sobre las ventas, marca Desglosar el coste en neto e impuesto en el formulario e introduce el tipo. El coste en sí no cambia nunca: sigue siendo exactamente lo que te cobra el proveedor. El desglose solo dice qué parte de ese coste es impuesto, así que una herramienta de 121 €/mes al 21 % se registra como 100 € netos más 21 € de impuesto.

Solo se guarda el tipo. El coste neto y el importe del impuesto que ves al lado se calculan a partir del coste y del tipo, y por eso son de solo lectura. Un tipo del 0 es un valor real y significa «esta está explícitamente exenta», distinto de dejar la casilla sin marcar, que significa que no haces ningún seguimiento del impuesto en ella.

De fijar un tipo se derivan dos cosas:

Las renovaciones registran una transacción desglosada en lugar de una bruta, de modo que el gasto llega a tu contabilidad ya desglosado y aparece correctamente en las vistas Neto e Impuesto de las transacciones.
El Análisis de suscripciones puede alternarse entre Bruto, Neto e Impuesto.

Dejar la casilla sin marcar mantiene todo exactamente como estaba: las renovaciones registran el coste completo como un único gasto sin desglosar.

Cómo funcionan las renovaciones

Cuando una suscripción está activa y llega su fecha de facturación, Ceum registra automáticamente una transacción por ella: un gasto para las suscripciones de gasto, un ingreso para las de ingreso. La transacción lleva la fecha del día de la renovación, se describe como <servicio> (<periodo>) y usa el coste y la moneda de la suscripción. Si la suscripción tiene un tipo impositivo, la transacción registrada se desglosa en neto e impuesto: el total sigue siendo exactamente igual al coste. Después, la próxima fecha de facturación avanza un periodo.

La misma renovación nunca se registra dos veces. Si una suscripción se quedó sin procesar durante un tiempo —digamos que estuvo inactiva tres meses—, Ceum se pone al día registrando cada renovación omitida en orden de fecha, de modo que verás tres transacciones separadas en lugar de un único cargo combinado.

Visibilidad en el calendario

Las suscripciones aparecen como chips de renovación en el Calendario cuando «Mostrar renovaciones de suscripciones» está activado en los ajustes del calendario (está activado por defecto). Allí también puedes cambiar el color del chip.

Importación y exportación

Importación — admite archivos CSV, XLS o XLSX. Columnas: Servicio, Etiquetas, Coste, Tipo impositivo, Tipo, Moneda, Fecha de facturación, Periodo, Veces por periodo, Activo. El tipo es opcional y admite ingreso o gasto; una celda en blanco toma gasto por defecto. El tipo impositivo también es opcional: una celda en blanco significa sin desglose, y el valor debe estar entre 0 y 100. Una fila que ya coincide con una suscripción existente la actualiza; de lo contrario, se crea una nueva.
Exportación — CSV, XLS o PDF. Columnas: servicio, etiquetas, coste, tipo impositivo, coste neto, importe del impuesto, tipo, moneda, fecha, periodo, veces por periodo, activo. Las nueve columnas originales vienen seleccionadas por defecto; las tres de impuestos están disponibles pero desactivadas, así que una exportación se ve igual que antes salvo que las pidas. El coste neto y el importe del impuesto se calculan para la exportación y no pueden reimportarse: aporta el tipo impositivo y se vuelven a derivar.

Consejos y casos límite

Sin vínculo con clientes. Si necesitas una vista de los ingresos recurrentes por cliente, usa una Etiqueta por cliente.
Las renovaciones pasadas están saldadas. Una vez registrada una renovación, editar la suscripción no cambia retroactivamente las transacciones que ya ocurrieron.
Pausar no borra el historial. Las transacciones de renovaciones anteriores permanecen en tu contabilidad.
La puesta al día se ejecuta en orden de fecha. Una suscripción inactiva durante tres meses produce tres transacciones, no un único cargo combinado.
Un tipo impositivo solo afecta a las renovaciones futuras. Las transacciones ya registradas conservan el desglose que tenían cuando se escribieron.
El desglose nunca mueve el precio. Marcar la casilla reinterpreta el coste; nunca añade impuesto por encima ni lo resta.

En el móvil

Selectores nativos — el coste y el tipo impositivo usan el teclado numérico, la fecha de facturación usa el selector de fecha de la plataforma, y el tipo y el estado son interruptores segmentados.
Solo lectura sin conexión — puedes explorar y abrir suscripciones sin conexión, pero crear una está desactivado hasta que vuelvas a conectarte. Consulta Soporte sin conexión.
Las renovaciones se siguen registrando automáticamente en el servidor, exactamente igual que en la web; la edición masiva y la importación/exportación se ejecutan desde la aplicación web.