En vez de construir la factura campo a campo, puedes partir del propio trabajo. Crear factura toma una selección de tareas o de registros de tiempo, averigua a qué cliente pertenece y abre el formulario de nueva factura ya relleno.
Dónde está la acción
Hay dos vías de entrada, y cada una aparece en más de un sitio.
Desde las tareas:
- La lista de Tareas: selecciona filas y la barra de acciones en bloque ofrece Crear factura.
- Las acciones de fila de esa misma lista, para una tarea cada vez.
- El menú de acciones de una tarjeta en el tablero kanban.
- El botón Crear factura de la propia página de una tarea.
Desde el tiempo registrado:
- La lista del Seguimiento de tiempo: selecciona registros y la barra de acciones en bloque ofrece Crear factura.
- Las acciones de fila de esa misma lista, para un registro cada vez.
No hay una acción aparte de «facturar el temporizador en marcha». Las vías de entrada son siempre una selección de tareas o de registros de tiempo. Un registro en marcha aparece listado con los demás, así que puede formar parte de una selección; sus horas se cuentan hasta el momento en que actúas.
Una línea de factura factura una tarea
Esta es la parte que más fácilmente se malinterpreta: una línea factura una tarea, nunca una lectura de cronómetro.
Desde la lista de tareas, cada tarea seleccionada se convierte en una línea. Desde el seguimiento de tiempo, los registros seleccionados se agrupan primero por su tarea —diez registros repartidos en tres tareas dan tres líneas, con las horas sumadas— y los registros en sí nunca aparecen en la factura.
Un registro vinculado a varias tareas aporta su duración completa a cada una, igual que funcionan los totales por tarea en el resto de Ceum. Por eso las líneas pueden sumar más horas de las que realmente estuviste trabajando, y por eso el diálogo lista las horas por fila en lugar de una sola cifra de titular. Revísalas antes de confirmar.
Qué no se puede facturar
Una tarea solo se factura a través de un proyecto que tenga cliente. Esa única regla produce tres motivos por los que una fila seleccionada se queda fuera:
- Sin cliente — la tarea no está en ningún proyecto, o solo en proyectos que no tienen cliente. No hay nadie a quien apuntar para facturar.
- Sin tarea — un registro de tiempo que no está vinculado a ninguna tarea. No hay nada contra lo que facturarlo, así que todos esos registros se agrupan en una fila que dice cuántos han quedado fuera.
- Pertenece a otro cliente — la fila es perfectamente facturable, solo que no al cliente que has elegido. Cambia el cliente y cambiará el sitio con las filas que entonces pertenezcan a otra persona.
Las filas excluidas se muestran siempre, atenuadas y con el motivo explicado, nunca desaparecen en silencio. No se pueden restaurar, porque ningún número de clics las pondrá en esta factura. Eso es distinto de una fila que quitas tú, que sí se puede restaurar.
Qué ocurre al pulsar
La selección se resuelve de una de estas tres formas.
Un cliente y nada fuera. El diálogo se salta y el formulario prerrellenado se abre directamente. Actuar sobre una sola fila suele acabar aquí, porque una tarea normalmente llega a un solo cliente.
Más de un cliente, o algo fuera. Primero se abre un diálogo. Tiene un selector Facturar a (una etiqueta sin más cuando solo hay un cliente en juego), una tabla con todas las filas junto a su cliente, sus horas registradas y su motivo, y una acción Quitar / Restaurar por fila. Bajo la tabla están el número de líneas, el total registrado, el recuento de filas que has quitado y el recuento de las que nunca podrán ir en esta factura, mantenidos a propósito como cifras separadas. Solo aparece un total estimado mientras todas las líneas tienen precio; con una línea sin precio, la estimación se oculta en vez de darse mal. Crear factura confirma.
Nada facturable. La acción aparece atenuada con el motivo al pasar el cursor, en vez de oculta.
Con qué llega el formulario
- Descripción — el nombre de la tarea.
- Cantidad — las horas registradas, redondeadas a dos decimales. Una tarea sin tiempo registrado también obtiene su línea, con cantidad 1 para que le pongas precio.
- Precio unitario — la tarifa por hora resuelta. Cuando nada en la cadena fija una tarifa, el precio y el importe de la línea quedan vacíos para que los rellenes tú, en vez de escribirse como cero: cero es una tarifa real que significa «no se factura». Consulta Tarifas por hora para ver cómo se resuelve la tarifa.
- Tipo impositivo — tu tipo impositivo predeterminado de Marca y facturación, si tienes uno.
- Moneda — se resuelve una vez para toda la factura, no por línea, porque una factura se emite en una sola moneda.
- Cliente — se copian su nombre, su correo electrónico y su dirección.
- Proyecto — se rellena solo cuando todas las líneas facturadas comparten el mismo.
- Número de factura — nunca se genera. El formulario se abre con ese campo vacío.
No se guarda nada hasta que guardas
Esto es un flujo de prerrelleno y nada más. Confirmar el diálogo te lleva al formulario de nueva factura con los campos rellenos: no crea ninguna factura, no cambia ninguna tarea y no toca ningún registro de tiempo. Salir del formulario sin guardar deja tu espacio de trabajo exactamente como estaba, y las tareas o los registros siguen seleccionados en la página de la que venías.
Límites del plan
Crear una factura por esta vía cuenta para el límite de facturas de tu plan igual que cualquier otra forma de crear una. Al alcanzarlo, la acción muestra un candado y el clic abre la página del plan en lugar del formulario. Consulta Plan y facturación.
Consejos y casos límite
- Cambiar el cliente en el formulario borra los enlaces a tareas. Esas líneas tenían precio a partir de tareas que pertenecían a proyectos del cliente anterior, así que los enlaces se van en vez de apuntar a un sitio equivocado; el proyecto se borra con ellos. Cambiar solo el proyecto también quita los enlaces a tareas; volver a elegir el proyecto ya seleccionado, no.
- Un valor propio de tarifa se sigue aplicando tras una bajada de plan. La resolución lee lo que hay guardado en cada nivel, en cualquier plan; solo fijar un valor propio en un cliente o un proyecto es una acción de pago.
- Si el tiempo registrado no se puede cargar, el flujo continúa. Un mensaje lo indica y las líneas llegan con las horas para que las escribas tú, en lugar de fallar la acción.
- Lo que quitas se reinicia al cambiar de cliente. Una fila que era trabajo de otro cliente con tu primera elección pasa a ser facturable con la segunda, así que el diálogo empieza la lista de exclusiones de cero en vez de ocultar una fila que nunca quitaste.