Postup fakturace

Tento článek provází typickým životním cyklem faktury v Ceumu, od jednorázového nastavení až po uzavření po zaplacení.

1. Příprava

Před vystavením první faktury:

Údaje o značce a fakturaci — otevřete Fakturaci se značkou a vyplňte název firmy, daňové identifikační číslo, bankovní údaje, adresu, kontakt a (volitelně) logo. Viz Fakturace se značkou.
Šablona faktury — otevřete stránku šablony faktury. Při první návštěvě je pro vás vytvořena rozumná výchozí šablona; upravte barvy, texty popisků a rozvržení a poté uložte. Viz Šablona faktury.
Stavy — definujte svůj životní cyklus na stránce Stavy faktur (viz Vlastní stavy). Označte alespoň jeden koncový stav jako dokončený — podle toho Ceum pozná, že je faktura zaplacená.
Výchozí sazba daně — nastavte ji ve Značce a fakturaci; předvyplňuje sazbu daně u nových položek.
Fakturační měna — rovněž ve Značce a fakturaci. V ní se vystavují faktury a je oddělená od zobrazovací měny v Obecném nastavení. Jednotliví klienti a projekty ji mohou přepsat.
Šablony e-mailů — otevřete stránku šablon e-mailů a přizpůsobte šablonu pro odesílání faktur. Mezi dostupné proměnné patří jméno klienta, číslo faktury, částka, měna, datum splatnosti a vaše jméno. Šablonu upomínky o prodlení přizpůsobte stejným způsobem; nabízí navíc proměnnou s počtem dní po splatnosti.

2. Vytvoření faktury

Otevřete formulář nové faktury a vyplňte:

Údaje o faktuře — číslo faktury (váš účetní odkaz), datum vystavení, datum splatnosti, stav, měna a typ (full nebo proforma). Měna začíná na Automaticky a sleduje klienta nebo projekt, který vyberete; popisek pojmenuje, odkud pochází. Vyberte kód sami, chcete-li ji zafixovat.
Údaje o klientovi — vyberte klienta. Fakturační pole (název firmy, daňové identifikační číslo, bankovní údaje, adresa klienta, e-mail klienta) se při vytvoření faktury zkopírují od klienta. Kterékoli z nich můžete pro danou fakturu přepsat.
Položky — každá položka má popis, částku, volitelné množství a jednotkovou cenu, volitelnou daň (pevnou částku) nebo sazbu daně (procento) a volitelné propojení s úkolem. Výběrem úkolu se předvyplní popis a položka se přepne na fakturaci podle času: hodiny se přeberou ze zaznamenaného času úkolu a sazba z vaší hodinové sazby. Viz Faktury.
Data QR kódu — volitelné; objeví se v PDF, pokud je v šabloně povolena sekce QR kódu.
Štítky — volitelné.

Uložte. Faktura získá identifikátor jako I-7.

3. Náhled PDF

Stránka s podrobnostmi zobrazuje živý náhled PDF za použití vaší výchozí šablony faktury a vašich skutečných údajů o značce. Chcete-li si prohlédnout jinou šablonu, dočasně si ji nastavte jako výchozí.

4. Vytvoření a uložení PDF

Na stránce s podrobnostmi použijte akci Exportovat PDF. Každý export zachytí fakturu přesně tak, jak vypadala v daný okamžik, takže pozdější úpravy nikdy nezmění dřívější export. Vaše uložené exporty zůstávají ke stažení ze stránky s podrobnostmi a kdykoli potřebujete čerstvou kopii, můžete export zopakovat.

5. Odeslání e-mailem

Na stránce s podrobnostmi použijte akci E-mail. Otevře se editor s načtenou šablonou pro odesílání faktur a jejími proměnnými vyplněnými z faktury. Připojit můžete buď již exportované PDF, nebo nově vygenerované přímo na místě. Odeslané e-maily se zaznamenávají na stránce Protokoly e-mailů.

6. Sledování stavu

Jak faktura prochází vaším postupem (typicky Návrh → Odesláno → Zaplaceno nebo podobně), aktualizujte stav na stránce s podrobnostmi nebo v seznamu. Každá změna stavu se zaznamenává do Protokolu změn entity spolu s tím, kdo ji provedl a kdy.

7. Označení jako zaplacené

Přesuňte fakturu do stavu označeného jako dokončený. Jakmile je dokončená, faktura:

Přestane se objevovat v kontrolách prodlení.
Přestane se zobrazovat v Upozorněních — včetně kategorie „označené faktury“, pokud jste ji označili.
Zůstane v seznamu (zaplacené najdete filtrováním podle stavu).

Ceum nevytváří automaticky příjmovou transakci, když je faktura zaplacena — chcete-li ji mít ve své evidenci, zaznamenejte platbu sami.

8. Prodlení a upomínky

Faktura se počítá jako po splatnosti, když uplynulo datum její splatnosti a není v dokončeném stavu. Faktury po splatnosti jsou v seznamu zvýrazněny červeně a zobrazují se v Upozorněních a ve zvonečku upozornění.

Chcete-li odeslat upomínku, použijte akci E-mail a načtěte šablonu upomínky o prodlení; počet dní po splatnosti se vyplní z data splatnosti faktury. Upomínky vždy odesíláte sami — Ceum je neodesílá podle rozvrhu.

9. Zrušení nebo stornování

Vestavěný stav pro stornování neexistuje. Chcete-li fakturu stornovat:

Vytvořte stav „Stornováno“ se zapnutým příznakem dokončeno (aby byla vyloučena z prodlení).
Přesuňte do něj fakturu.
Volitelně k faktuře přidejte příznak s vysvětlující poznámkou.

Fakturu můžete také z její stránky s podrobnostmi rovnou smazat. Smazáním faktury se odstraní i její exporty a e-mailové přílohy.

Fakturace z úkolů a naměřeného času

Místo skládání faktury pole po poli můžete začít od samotné práce. Obě stránky se seznamem nabízejí po výběru řádků v hromadném panelu Vytvořit fakturu.

Ze seznamu úkolů se z každého vybraného úkolu stane jeden řádek. Ze sledování času se vybrané záznamy seskupí podle úkolu — z deseti záznamů na třech úkolech vzniknou tři řádky se sečtenými hodinami — protože řádek účtuje odvedenou práci, ne údaj na stopkách. Záznam bez úkolu fakturovat nelze vůbec.

Jak se to vyhodnotí:

Klient — dohledán od každého úkolu k jeho projektům a od nich ke klientům. Výběr, který vede právě k jednomu klientovi a nic nevynechává, jde rovnou na formulář; cokoli jiného otevře dialog k volbě. Řádky, které fakturovat nelze, jsou zešedlé i s důvodem, nikdy nezmizí potichu.
Projekt — vyplní se jen tehdy, když jej sdílejí všechny fakturované řádky.
Měna — vyřešena jednou pro celou fakturu, nejdřív projekt, pak klient, pak značka.
Jednotková cena — hodinová sazba projektu, jinak klienta, jinak výchozí hodnota značky. Pokud sazbu nenastavuje žádná úroveň, řádek dorazí bez ceny k doplnění.

Číslo faktury se nikdy negeneruje; formulář se otevře s kurzorem v tomto poli. Dodatečná změna klienta nebo projektu smaže odkazy na úkoly na všech řádcích, protože ty úkoly patřily projektům předchozího klienta.

Akce se započítává do limitu faktur v tarifu stejně jako každý jiný způsob vytvoření faktury. Po dosažení limitu zešedne a kliknutí místo formuláře otevře stránku tarifu.

Na mobilu

Zobrazení, vytváření a úprava faktur — seznam i formulář jsou k dispozici s nativními ovládacími prvky pro datum a výběr.
Odeslání faktury e-mailem — připojte k odchozímu e-mailu již exportované PDF faktury.
Úprava šablony je pouze ve webu — návrh šablony faktury (barvy, rozvržení, popisky) není v mobilní aplikaci k dispozici — spravujte jej z webové aplikace. Náhled a export PDF rovněž zůstávají na webu.