Odkaz ke sdílení dává komukoli zobrazení jen pro čtení jedné věci z pracovního prostoru – účet Ceum není potřeba. Odkazy se vždy vytvářejí u sdílené položky, nikdy na stránce Sdílená data, která už existující odkazy jen vypisuje a spravuje. Návštěvník vidí pouze sdílený obsah a přepínače motivu a kompaktního zobrazení; nic nelze měnit.
Najednou můžete mít až 50 aktivních odkazů; vypršelý nebo zrušený odkaz uvolní místo.
Co lze sdílet
Sdílet lze ze sedmi míst. Otevřete položku a v záhlaví stránky stiskněte Sdílet:
- Faktura – na stránce detailu faktury nebo z akcí řádku v tabulce faktur. Ukazuje údaje faktury, položky, údaje klienta a platební údaje, které se objevují i na PDF faktury.
- Dokument – na stránce detailu dokumentu. Ukazuje obsah dokumentu, popis, štítky a názvy připojených klientů a projektů. Historie verzí a dřívější exporty zůstávají soukromé.
- Transakce – z akcí řádku v tabulce transakcí nebo ze záhlaví při její úpravě. Ukazuje datum, popis, částku, typ příjem/výdaj, rozpad daně, pokud jste ho zadali, štítky a obrázek účtenky, pokud je připojená. Názvy připojeného klienta, projektu nebo úkolu jdou s ní; samotné záznamy nikoli.
- Úkol – na stránce detailu úkolu nebo z nabídky akcí úkolu otevřeného z kanbanové tabule. Ukazuje popis úkolu, termíny, stav, prioritu, typ, štítky, projekty a podúkoly. Komentáře, vazby a časové záznamy zůstávají soukromé.
- Kanbanová tabule – na stránce kanbanu, pro právě vybranou tabuli. Každý úkol viditelný na tabuli je přes odkaz k nahlédnutí, včetně detailu jen pro čtení po kliknutí.
- Kalendář – z panelu nástrojů kalendáře. Viz Sdílení kalendáře níže.
- Export, PDF faktury a PDF dokumentu – tři vygenerované soubory, které sdílejí jeden tvar: soubor z historie exportů entity, vygenerované PDF faktury a vygenerované PDF dokumentu. Odkaz vytvořte ze seznamu exportů nebo ze sekce exportů faktury či dokumentu. Sdílí se samotný hotový soubor: příjemce dostane kartu s názvem souboru, jeho velikostí, časem vygenerování a tlačítkem ke stažení. Viz Export dat.
Dialog sdílení nabízí dvě volitelná nastavení:
- Nastavit platnost – ve výchozím stavu zapnuté, s Datem vypršení předvyplněným na kalendářní měsíc dopředu, protože URL ke sdílení je přístupový údaj na doručitele, který po odeslání nemůžete hlídat. Vypněte je pro odkaz, jehož platnost nikdy neskončí. Výslovná platnost může být nejvýše 90 dní dopředu a lze ji později změnit.
- Odeslat na e-mail – jedna či více adres, na které se odkaz hned po vytvoření odešle. Každý příjemce dostane tentýž odkaz, ne každý svůj.
Po vytvoření se celý odkaz zobrazí jednou – zkopírujte si ho hned. Poté se uchovává jen krátká identifikační předpona, ztracený odkaz proto nelze obnovit; místo toho vytvořte nový.
Kde se nachází token
V odkazu, který otevíráte v prohlížeči, sedí část udělující přístup ve fragmentu URL – ve všem za znakem #. Prohlížeč fragment nikdy neposílá na server, takže token zůstává mimo protokoly požadavků na serveru, mimo trasovací data i mimo hlavičku Referer, kterou prohlížeč odesílá, když návštěvník odejde ze sdílené stránky odkazem pryč. Stránka jej přečte lokálně a požádá s ním o obsah.
Výjimkou je odebíratelný kalendářový kanál. Kalendářová aplikace stahuje prostou URL a nespouští žádný kód, takže token z fragmentu vyzvednout nedokáže – tento kanál proto nese token jako parametr dotazu, který se na server dostane. Před zápisem se z řádku protokolu odstraní, ale ochranu fragmentem nemá.
Tak či tak je token přístupový údaj na doručitele: kdokoli má celou URL, může sdílenou položku otevřít bez přihlášení. Posílejte jej stejně jako heslo, tam, kde to jde, nastavte platnost, a jakmile svou práci odvede, zneplatněte jej.
Sdílení kalendáře
Odkaz na kalendář jako jediný nemíří na jeden záznam a jako jediný se při vytváření nastavuje. Dialog se ptá, co má odkaz ukazovat:
- Zobrazit události, Zobrazit úkoly a Zobrazit obnovení předplatného – každá skupina záznamů se přenese, jen když ji necháte zapnutou.
- Všechny projekty a Zahrnout úkoly bez projektu – tytéž dvě volby u úkolů, jaké používá váš vlastní kalendář, zobrazené pod volbou Zobrazit úkoly, dokud je zapnutá.
Barvy štítků a případný filtr projektů se převezmou z nastavení kalendáře tak, jak vypadá ve chvíli vytvoření odkazu. Počasí se nikdy nesdílí a nesdílí se ani události z importovaných kalendářů.
Zvolené nastavení je na odkazu zmrazené. Pozdější změna vlastního nastavení kalendáře nemění, co existující odkaz ukazuje, a volby už nelze upravit – rozšíření odkazu, který někomu leží ve schránce, byste nijak nezaznamenali. Chcete-li sdílet jinak, odkaz zneplatněte a vytvořte nový.
Příjemce vidí vždy jeden měsíc a může listovat dozadu i dopředu, až tři roky na obě strany od dneška. Mřížka se vykresluje ve vašem časovém pásmu, takže záznamy padnou na dny, na kterých je vidíte vy.
Sdílení kalendáře může nabídnout také odebíratelný kanál, který je vypnutý, dokud jej nezapnete. Jeho zapnutím vznikne vedle odkazu pro prohlížeč druhá adresa, kterou lze odebírat v kalendářové aplikaci, takže se v ní záznamy objeví a samy se aktualizují. Ukazuje tytéž záznamy jako odkaz pro prohlížeč a zneplatnění odkazu zastaví obojí.
Co sdílení tabule zpřístupňuje
Sdílení tabule vždy odráží její aktuální nastavení. Úkoly, které na tabuli později přibudou, se přes odkaz zobrazí; úkoly, které z ní zmizí – protože se skryje jejich stavový sloupec, odfiltruje typ, změní filtr projektů nebo uplyne doba uchování vyřešených úkolů – přestanou být dostupné okamžitě, včetně svého detailu.
Správa odkazů
Stránka Sdílená data uvádí každý odkaz s typem, sdílenou položkou, uloženou předponou tokenu, stavem (aktivní, prošlý nebo zneplatněný), platností, časem posledního zobrazení a počtem otevření. Seznam podporuje běžné filtrování a stránkování.
Počet zobrazení stojí za čtení. „Poslední zobrazení“ se pokaždé přepíše, takže počet, který výrazně přeroste množství lidí, kterým jste odkaz poslali, je jediným signálem, že URL putovala dál.
Pro každý odkaz jsou k dispozici dvě akce:
- Upravit platnost – nastavit, posunout nebo odebrat datum ukončení platnosti.
- Zneplatnit – odkaz trvale vypnout. Kdokoli ho používá, okamžitě ztratí přístup. Zneplatnění nelze vrátit; nový odkaz lze vždy vytvořit.
Pomocí zaškrtávacích políček u řádků vyberte více odkazů a zneplatněte je naráz. Již zneplatněné odkazy nelze vybrat. Viz Hromadná úprava.
Když odkaz přestane fungovat
Návštěvník, který otevře neplatný, prošlý nebo zneplatněný odkaz, uvidí neutrální stránku „již není dostupné“ – nikdy částečná data. Stejná stránka se objeví, když se odkaz na kalendář dolistuje za měsíce, které pokrývá.
Odkazy se také automaticky pozastaví, dokud tarif vlastníka nezahrnuje sdílení (nebo sdílenou funkci, například kanban); po přechodu na vyšší tarif začnou znovu fungovat bez nutnosti je vytvářet znovu.