Email umožňuje skládat a odesílat zprávy klientům, přikládat faktury či jiné soubory, vyplňovat proměnné šablon a uchovávat kompletní protokol všeho, co jste odeslali. Každá zpráva je doručena prostřednictvím poskytovatele pošty Ceum a zaznamenána do e-mailového protokolu spolu se stavem doručení.
Co lze dělat
Otevřete Email, kde můžete procházet e-mailový protokol všech odeslaných zpráv, sestavit novou zprávu nebo otevřít své e-mailové šablony k jejich zobrazení a úpravě.
Skládání zprávy
Stránka pro skládání obsahuje:
- Klient — povinné. Výběrem klienta se automaticky vyplní pole Komu jeho hlavním e-mailem. Má-li klient více adres, stane se z pole Komu našeptávač se všemi adresami, takže na fakturační schránku přepnete jedním kliknutím.
- Komu, Kopie, Skrytá kopie — pole příjemců.
- Předmět — podporuje proměnné šablon zapsané ve tvaru
{{name}}. - Tělo — víceřádkové, se stejným nahrazováním proměnných.
- Přílohy — soubory nebo faktury; viz níže.
Během psaní jsou předmět a tělo kontrolovány: jakákoli {{variable}}, která není součástí aktuální šablony, vás před odesláním upozorní.
Šablony a proměnné
K dispozici je pět vestavěných šablon, každá s vlastní pevnou sadou proměnných:
- Zpráva klientovi — jméno klienta, vaše zpráva, vaše jméno.
- Odeslat fakturu — jméno klienta, číslo faktury, částka, měna, datum splatnosti, vaše jméno.
- Upomínka po splatnosti — totéž co Odeslat fakturu, navíc počet dní po splatnosti.
- E-mail projektu — jméno klienta, název projektu, vaše zpráva, vaše jméno.
- E-mail úkolu — jméno klienta, název úkolu, název projektu, vaše zpráva, vaše jméno.
Výchozí znění každé šablony lze upravit na stránce e-mailové šablony, ale proměnné dostupné pro každou z nich jsou pevně dané.
Přílohy
Přiložit lze:
- Soubor — jakýkoli nahraný soubor, například dokument PDF, obrázek, Word nebo Excel.
- Existující PDF faktury — znovu použije již vygenerované PDF faktury.
- Čerstvě vygenerované PDF faktury — vygeneruje nové PDF z faktury na místě.
Při přiložení faktury musí příjemce odpovídat e-mailu klienta z faktury — formulář nesoulad zablokuje, abyste neodeslali fakturu nesprávné osobě.
E-mailový protokol
E-mailový protokol uvádí každou zprávu s jejím příjemcem, předmětem, datem, stavem doručení a šablonou. Filtrovat lze podle textu Komu a Předmět, stavu, typu šablony a časového rozsahu (tělo zprávy filtrem není) a zvolit, které sloupce se zobrazí. Řádky lze exportovat z Exportů e-mailových protokolů. Rozbalením řádku zobrazíte vykreslenou zprávu a stáhnete její přílohy. Zaznamenané e-maily se objevují také v globálním vyhledávání.
Rychlé odeslání z položky
Volbou Email u klienta, faktury, projektu nebo úkolu se otevře formulář pro skládání již předvyplněný za vás:
- Z klienta — šablona Zpráva klientovi s vyplněným jménem klienta.
- Z faktury — šablona Odeslat fakturu nebo Upomínka po splatnosti (zvolená podle data splatnosti) s vyplněným číslem faktury, částkou, měnou a datem splatnosti a s fakturou zařazenou jako příloha.
- Z projektu — šablona E-mail projektu s vyplněným názvem projektu.
- Z úkolu — šablona E-mail úkolu s vyplněnými názvy úkolu a projektu.
Tipy a okrajové případy
- Každé odeslání je zaznamenáno. Odeslaná zpráva je doručena a zaznamenána do e-mailového protokolu spolu se stavem doručení; neúspěšné odeslání zobrazí na svém řádku protokolu chybu.
- Proměnné šablon jsou pevně dané. Pokud potřebujete další dynamický obsah, napište jej přímo do těla, nebo zprávu sestavte bez šablony.
- Přílohy faktur kontrolují e-mail klienta. Pokud klient nemá uložený e-mail, nelze mu fakturu odeslat, dokud jej nedoplníte.
Limity odesílání
Aby se zabránilo nekontrolovanému nebo náhodnému hromadnému odesílání, má každý účet stanoven strop, kolik e-mailů může odeslat v rámci klouzavého časového okna:
- Výchozí limit — 20 e-mailů za 24 hodin, měřeno jako plovoucí okno (posledních 24 hodin od tohoto okamžiku), nikoli jako pevný kalendářní den.
- Živý počet — do limitu se započítávají pouze úspěšně odeslané zprávy.
- Při dosažení limitu — na stránce pro skládání se zobrazí banner vysvětlující limit a tlačítko Odeslat je zakázané. Jak starší zprávy vypadávají z 24hodinového okna, kapacita se opět uvolňuje a můžete odeslat znovu.
- Výjimky pro jednotlivé účty — administrátor může zvýšit či snížit jak globální výchozí hodnotu, tak limit pro konkrétního uživatele, nebo omezení zcela vypnout.
Pokud je odeslání odmítnuto kvůli překročení limitu, zobrazí se chyba vysvětlující, jakou část svého přídělu jste vyčerpali.
Změny příjemce
Výběrem klienta se pole Komu vyplní jeho hlavní adresou a ostatní jeho adresy se nabídnou jako návrhy, pokud nějaké má. Pole Komu zůstává v obou případech volným textem — jednorázový příjemce je vždy povolen.
Pokud pole Komu změníte na adresu, kterou klient nemá vedenou, objeví se upozornění, aby neúmyslná změna příjemce nezůstala bez povšimnutí — zprávu lze stále odeslat, upozornění je jen pro připomenutí. Výběr některé z adres klienta žádné upozornění nevyvolá.
Jeden případ je přísnější: je-li přiložena faktura v PDF, musí být příjemcem některá z adres klienta té faktury — kterákoli z nich, nejen hlavní. Odeslání komukoli jinému se odmítne.
V mobilní aplikaci
Mobilní aplikace pokrývá čtení i odesílání:
- Čtení protokolu a skládání — procházejte odeslané e-maily, otevřete jeden pro jeho vykreslený detail a přílohy a sestavte novou zprávu s výběrem šablony, automatickým vyplněním klienta jako příjemce (s výběrem dalších adres klienta), přílohami v podobě souborů ze zařízení a PDF faktur a se stejným bannerem o limitu odesílání.
- Šablony jsou pouze ke čtení — při skládání můžete šablonu použít, ale vytváření, úprava a mazání šablon jsou dostupné pouze na webu.