Místo skládání faktury pole po poli můžete začít od samotné práce. Vytvořit fakturu vezme výběr úkolů nebo časových záznamů, zjistí, kterému klientovi patří, a otevře formulář nové faktury již vyplněný.
Kde akci najdete
Vstupní body jsou dva a každý z nich se objevuje na více místech.
Z úkolů:
- Seznam Úkoly – vyberte řádky a hromadný panel nabídne Vytvořit fakturu.
- Akce řádku v témže seznamu, pro jeden úkol.
- Nabídka akcí karty na Kanban nástěnce.
- Tlačítko Vytvořit fakturu na stránce samotného úkolu.
Z naměřeného času:
- Seznam Sledování času – vyberte záznamy a hromadný panel nabídne Vytvořit fakturu.
- Akce řádku v témže seznamu, pro jeden záznam.
Samostatná akce „vyfakturovat běžící časovač“ neexistuje. Vstupním bodem je vždy výběr úkolů nebo časových záznamů. Běžící záznam je v seznamu jako každý jiný, takže může být součástí výběru; jeho hodiny se počítají k okamžiku, kdy akci spustíte.
Řádek faktury účtuje úkol
Právě tato část zaskočí nejčastěji: řádek účtuje úkol, nikdy údaj na stopkách.
Ze seznamu úkolů se z každého vybraného úkolu stane jeden řádek. Ze sledování času se vybrané záznamy nejprve seskupí podle úkolu – z deseti záznamů na třech úkolech vzniknou tři řádky se sečtenými hodinami – a samotné záznamy se na faktuře nikdy neobjeví.
Záznam připojený k několika úkolům přispívá celou svou délkou každému z nich, stejně jako fungují součty po úkolech všude jinde v aplikaci. Řádky proto mohou dohromady vykázat víc hodin, než jste doopravdy odseděli, a právě proto dialog uvádí hodiny po řádcích místo jednoho souhrnného čísla. Než potvrdíte, zkontrolujte je.
Co fakturovat nelze
Úkol lze fakturovat jen přes projekt, který má klienta. Z tohoto jediného pravidla plynou tři důvody, proč vybraný řádek vypadne:
- Bez klienta – úkol není v žádném projektu, nebo jen v projektech bez klienta. Není na koho fakturovat.
- Bez úkolu – časový záznam bez úkolu. Není proti čemu jej účtovat, takže se všechny takové záznamy sloučí do jednoho řádku, který uvádí, kolik jich vypadlo.
- Patří jinému klientovi – řádek je zcela fakturovatelný, jen ne klientovi, kterého jste zvolili. Změňte klienta a vymění si místo s řádky, které pak budou patřit někomu jinému.
Vyloučené řádky se vždy zobrazí zešedlé i s vypsaným důvodem, nikdy nezmizí potichu. Obnovit je nelze, protože žádné klikání je na tuto fakturu nedostane. To je něco jiného než řádek, který odeberete sami – ten obnovit lze.
Co se stane po kliknutí
Výběr se vyhodnotí jedním ze tří způsobů.
Jeden klient a nic nevypadlo. Dialog se přeskočí a rovnou se otevře předvyplněný formulář. Práce s jedním řádkem obvykle skončí zde, protože jeden úkol běžně vede k jednomu klientovi.
Více klientů nebo něco vypadlo. Nejprve se otevře dialog. Má výběr Fakturovat klientovi (pouhý popisek, když je ve hře jen jeden klient), tabulku všech řádků s klientem, naměřenými hodinami a důvodem a u každého řádku akci Odebrat / Obnovit. Pod tabulkou je počet řádků, součet naměřeného času, počet řádků, které jste odebrali, a počet těch, které se na tuto fakturu nikdy nedostanou – záměrně jako oddělená čísla. Odhadovaný součet se zobrazí jen tehdy, když má cenu každý řádek; stačí jediný řádek bez ceny a odhad se raději skryje, než aby uvedl chybné číslo. Potvrzuje se tlačítkem Vytvořit fakturu.
Není co fakturovat. Akce je zešedlá a důvod se zobrazí po najetí myší, místo aby byla skrytá.
S čím formulář dorazí
- Popis – název úkolu.
- Množství – naměřené hodiny zaokrouhlené na dvě desetinná místa. Úkol bez naměřeného času řádek přesto dostane, s množstvím 1, které si naceníte sami.
- Jednotková cena – určená hodinová sazba. Když sazbu nenastavuje nic v celém řetězci, zůstane cena i částka řádku prázdná k doplnění, místo aby se zapsala nula – nula je skutečná sazba znamenající „neúčtuje se“. Jak se sazba určuje, popisují Hodinové sazby.
- Sazba daně – vaše výchozí sazba daně ze Značky a fakturace, pokud ji máte.
- Měna – určená jednou pro celou fakturu, ne pro jednotlivé řádky, protože faktura se vystavuje v jediné měně.
- Klient – jeho název, e-mail a adresa se překopírují.
- Projekt – vyplní se jen tehdy, když jej sdílejí všechny fakturované řádky.
- Číslo faktury – nikdy se negeneruje. Formulář se otevře s prázdným polem.
Dokud neuložíte, neuloží se nic
Jde o pouhé předvyplnění a nic víc. Potvrzení dialogu přejde na formulář nové faktury s vyplněnými poli – žádnou fakturu nevytvoří, žádný úkol nezmění a žádného časového záznamu se nedotkne. Když formulář opustíte bez uložení, zůstane pracovní prostor přesně takový, jaký byl, a úkoly či záznamy zůstanou vybrané na stránce, ze které jste přišli.
Limity tarifu
Vytvoření faktury tímto způsobem se započítává do limitu faktur ve vašem tarifu stejně jako každá jiná cesta k faktuře. Po dosažení limitu se u akce zobrazí visací zámek a kliknutí místo formuláře otevře stránku tarifu. Viz Tarif a fakturace.
Tipy a okrajové případy
- Změna klienta na formuláři smaže odkazy na úkoly. Tyto řádky byly naceněné podle úkolů patřících projektům předchozího klienta, takže odkazy raději zmizí, než aby ukazovaly někam špatně; spolu s nimi se vymaže i projekt. Samotná změna projektu odkazy na úkoly také zruší – opětovné zvolení už vybraného projektu nikoli.
- Vlastní sazba se uplatňuje i po přechodu na nižší tarif. Vyhodnocení čte to, co je na každé úrovni uloženo, v každém tarifu; placenou akcí je jen nastavení vlastní hodnoty u klienta nebo projektu.
- Když se naměřený čas nepodaří načíst, postup pokračuje. Zobrazí se zpráva a řádky dorazí s hodinami k ručnímu doplnění, místo aby akce selhala.
- Odebrání se při změně klienta zruší. Řádek, který byl při první volbě prací jiného klienta, je při druhé volbě fakturovatelný, takže dialog začne se seznamem odebraných řádků nanovo, místo aby skryl řádek, který jste nikdy neodebrali.