Úkoly

Úkoly jsou jednotkou práce v Ceumu. Úkol má stav, volitelný typ, prioritu, volitelné datum zahájení a termín a lze jej propojit s libovolným počtem projektů, s jiným úkolem jako podúkol nebo s dalšími úkoly prostřednictvím směrových vztahů. Úkoly také shromažďují komentáře a časové záznamy.

Co můžete dělat

Procházejte všechny své úkoly na stránce Úkoly s řaditelnými a filtrovatelnými sloupci. Sloupec projektů uvádí každý propojený projekt jako klikatelný čip a sbaluje se do „+N", na které lze kliknout, když úkol zasahuje do více projektů. Vytvořte nový úkol pomocí dvousloupcového formuláře. Otevřete úkol, abyste viděli jeho podúkoly, komentáře, časové záznamy a vztahy, mohli jej upravit nebo otevřít jeho úplnou historii úprav. Nástěnkové (kanbanové) zobrazení nyní sídlí na vlastní stránce Kanban, dostupné z postranního panelu (pod Přehledem) nebo klávesovou zkratkou B; nástěnky spravujete a konfigurujete na stránce Kanbanové nástěnky — viz Kanban úkolů. Chcete-li aktualizovat několik úkolů najednou, použijte Hromadnou úpravu; viz Hromadná úprava. Úkoly můžete také importovat a exportovat do souboru.

Pole, která vyplníte

Základní informace:

Název — povinný (max. 500 znaků).
Popis — volitelný (max. 50 000 znaků).
Projekty — volitelné a můžete vybrat více než jeden. Každý přidejte z výběru; jeden odeberete pomocí × na jeho čipu. Úkol bez jakéhokoli projektu je „plovoucí".
Štítky — volitelné.

Sekce stavu:

Stav — povinný; pochází z Vlastních stavů, konfigurovaných v Stavech úkolů.
Typ — volitelný; pochází z Typů úkolů. To, zda je typ účtovatelný a zda jej lze použít na nejvyšší úrovni nebo pouze jako podúkol, se řídí v nastavení.
Priorita — high, medium nebo low. Výchozí hodnota je medium.

Výběry stavu a typu zobrazují pouze možnosti platné pro aktuální projekty úkolu. Stavy a typy lze omezit na konkrétní projekty; když úkol zasahuje do více projektů, zobrazí se pouze možnosti, které pokrývají všechny z nich, a změna projektů způsobem, který by ponechal aktuální stav nebo typ neplatný, je zablokována s vysvětlením, dokud nevyberete platnou možnost (nebo nezměníte projekty). Plovoucí úkol může používat pouze možnosti dostupné pro všechny projekty.

Datum zahájení — volitelné a ve výchozím nastavení prázdné při vytváření úkolu ze standardního formuláře nového úkolu. Úkol vytvořený přímo v kalendáři získá datum zahájení nastavené na den, na který byl umístěn. Když je úkol přesunut ze stavu backlogu do stavu mimo backlog, Ceum nastaví jeho datum zahájení na dnešek, pokud bylo dosud prázdné — podobně jako se nastaví datum dokončení, když je úkol dokončen. Totéž se stane, když poprvé zaznamenáte čas u úkolu: připojením úkolu bez data zahájení k časovému záznamu se jeho datum zahájení nastaví na okamžik, kdy sledovaná práce začala. Existující datum zahájení se nikdy automaticky nepřepíše ani nevymaže.
Termín — volitelný. Pokud jsou nastaveny oba, musí následovat po datu zahájení.
Úkol bez data zahájení a bez termínu se v kalendáři nezobrazí.

Ostatní:

Nadřazený úkol — volitelný; činí z tohoto úkolu podúkol. Typ nadřazeného úkolu musí povolovat vkládané podřízené úkoly.
Označeno + popis označení — volitelný přepínač (max. 500 znaků) k označení úkolu vyžadujícího pozornost. Označené úkoly jsou v seznamu zvýrazněny a objevují se v Upozorněních, kde se popis zobrazí jako důvod.
Vztahy — směrová propojení s dalšími úkoly pomocí nakonfigurovaných typů vztahů.
Vlastní pole — pokud typ úkolu definuje nějaká vlastní pole, zobrazí se také ve formuláři. Sada polí se mění podle typu úkolu.

Každý úkol získá ID jako T-7, které se řadí číselně.

Postupy

Vytvoření úkolu

Otevřete formulář nového úkolu.
Zadejte název; vyberte stav (povinný) a volitelně jeden nebo více projektů a typ.
Nastavte prioritu, datum zahájení, termín a štítky, pokud jsou relevantní.
Uložte. Úkol získá další ID a objeví se v horní části seznamu.

Přidání podúkolu

Otevřete nadřazený úkol a pomocí sekce podúkolů přidejte nový úkol přímo na místě nebo připojte existující. Při vytváření na místě můžete nastavit jeho typ (povinný) a volitelně stav a datum zahájení/termín. Podúkoly musí používat typ označený jako vkládatelný. Samostatný úkol lze proměnit v podúkol nastavením jeho nadřazeného úkolu v editačním formuláři; jeho odpojení jej opět učiní úkolem nejvyšší úrovně. Přetažením podúkolů v rámci sekce změníte jejich pořadí.

Označení úkolu jako dokončeného

Vyberte stav označený jako dokončený. Ceum zaznamená, kdy byl úkol dokončen; jeho přesunutí zpět mimo dokončený stav tento záznam vymaže.

Smazání úkolu

Použijte tlačítko Smazat na stránce s detailem úkolu nebo na jeho editační stránce a poté potvrďte. Na kanbanové nástěnce můžete úkol smazat také z detailního zobrazení karty. Smazání nadřazeného úkolu smaže jeho podúkoly — pokud si chcete podúkol ponechat, nejprve jej odpojte. Veškeré časové záznamy, které na úkol odkazovaly, zůstanou; pouze přijdou o tento úkol a vaše součty sledovaného času zůstanou nedotčeny.

Komentování úkolu

Otevřete úkol a použijte pole pro komentáře. Cmd+Enter nebo Ctrl+Enter komentář odešle a pouze autor může upravit nebo smazat svůj vlastní komentář. Úplné chování vlákna najdete v článku Komentáře úkolů.

Sledování času u úkolu

Spusťte časovač ze Sledování času a vyberte úkol, nebo připojte existující časové záznamy ze sekce časových záznamů úkolu. Jeden časový záznam lze propojit s několika úkoly najednou a stále se počítá jako jeden záznam jedné délky — viz Sledování času.

Podúkoly

Podúkoly jdou do jedné úrovně do hloubky — podúkol nemůže mít vlastní podúkoly. Jejich chování:

Skryté z hlavního seznamu ve výchozím nastavení; viditelné uvnitř nadřazeného úkolu. Přesto upozorňují samy za sebe — podúkol po termínu nebo označený se objeví v Upozorněních a započítá se do zvonečku.
Konfigurovatelné vykreslení na nástěnce — vnořené uvnitř karty nadřazeného úkolu, nebo rozmístěné jako samostatné karty ve vyhrazeném sloupci; viz Kanban úkolů.
Vyžadován vkládatelný typ — pro podúkoly lze použít pouze typy úkolů označené jako vkládatelné.
Žádný vlastní projekt — podúkoly vytvořené na místě nejsou připojeny k projektu, takže jejich výběry stavu a typu nabízejí pouze možnosti pro všechny projekty.
Odpojení — odebrání nadřazeného úkolu úkol opět učiní úkolem nejvyšší úrovně se zachováním jeho aktuálního stavu.
Změna pořadí přetažením — přetažením podúkolů v rámci sekce podúkolů nadřazeného úkolu změníte jejich pořadí.
Smazání nadřazeného úkolu smaže jeho podúkoly — pokud si chcete podúkol ponechat, nejprve jej odpojte.

Stav, typy a priorita

Stav pochází z vašich Vlastních stavů. Nastavení dokončený a backlog řídí, zda se úkoly započítávají do vaší aktivní pracovní zátěže a zda se zobrazují ve výchozích zobrazeních.
Typy pocházejí z Typů úkolů. Každý typ určuje, zda je účtovatelný, samostatný (povolený jako úkol nejvyšší úrovně) a vkládatelný (povolený jako podúkol). Seznam zobrazuje indikátor $ u účtovatelných typů.
Priorita je pevná: high, medium, low. Sloupec je řaditelný a můžete filtrovat podle více hodnot.

Termíny

Termíny se porovnávají s dneškem ve vašem časovém pásmu. Úkoly po termínu se v seznamu zobrazují červeně, objevují se v Upozorněních a zobrazují se v Kalendáři. Úkoly ve stavu označeném jako dokončený jsou z kontroly termínů vynechány. Stav backlogu výjimkou není — úkol v backlogu po termínu je po termínu jako každý jiný.

Vztahy mezi úkoly

Typy vztahů konfigurujte pro jednotlivé pracovní prostory na stránce Vztahy úkolů. Každé propojení má směr (z jednoho úkolu do druhého), nelze jej duplikovat pro stejnou dvojici a typ a úkol nemůže odkazovat sám na sebe. Sekce vztahů na editačních a detailních stránkách spravuje příchozí a odchozí propojení.

Import a export

Hromadná úprava — vyberte řádky v seznamu a poté projděte kroky úprav a potvrzení na stránce Hromadná úprava úkolů. Můžete aktualizovat název, projekt, stav, typ, prioritu, datum zahájení a termín. Popis, štítky, vztahy a podúkoly nelze hromadně upravovat.
Import — naimportujte úkoly ze souboru CSV. Sloupce zahrnují ID, název, popis, projekt, stav, typ, prioritu, datum zahájení, termín a štítky. Viz Import CSV.
Export — vyberte sloupce (název, popis, štítky, projekt, stav, typ, prioritu, data, sledovaný čas) a formát (CSV, XLS nebo PDF) na stránce Exporty úkolů; exporty se připravují na pozadí. Viz Export dat.

Historie změn

Každá změna pole — název, stav, typ, priorita, projekty, data, štítky a další — se zaznamenává do protokolu změn s aktérem (vy nebo MCP token) a časovým razítkem. Připojení nebo odpojení podúkolu se na podúkolu projeví jako změna nadřazeného úkolu. Komentáře a časové záznamy nejsou součástí protokolu změn; mají na úkolu vlastní plochy. Změny provedené přes MCP se rovněž zachycují v auditním protokolu MCP; viz Integrace a MCP.

Tipy a okrajové případy

Úkol může zasahovat do více projektů. Užitečné, když jeden kus práce přispívá do více než jedné zakázky; úkol se zobrazí v seznamu úkolů každého projektu a filtr pro kterýkoli z těchto projektů jej zachytí. Odebrání projektu (nebo jeho smazání) ponechá úkol propojený se zbytkem; úkol, kterému nezůstanou žádné projekty, se stane plovoucím.
Podúkoly jdou do jedné úrovně do hloubky. Nemůžete přidat podúkol k podúkolu.
Typ filtruje výběry podúkolů. Formulář podúkolu nabízí pouze vkládatelné typy; formulář nejvyšší úrovně nabízí pouze samostatné typy.
Dokončené úkoly nikdy neupozorňují. Dokončený úkol z upozornění vypadne, ať už byl po termínu, nebo označený; označení na něm zůstane, jen si už neříká o pozornost.
Autorství komentáře zůstává. Odvolání MCP tokenu nesmaže ani neanonymizuje komentáře, které vytvořil; ty si zachovají své původní přiřazení.

Fakturace úkolů

Vyberte úkoly v seznamu a v hromadném panelu se nabídne Vytvořit fakturu. Zjistí, kterému klientovi výběr patří, a otevře formulář nové faktury s jedním řádkem na každý úkol — název úkolu jako popis, jeho naměřené hodiny jako množství a vyřešenou sazbu jako jednotkovou cenu.

Úkol lze fakturovat jen přes projekt, který má klienta. Úkol bez projektu — nebo jen v projektech bez klienta — fakturovat nelze; v dialogu je uveden s tímto důvodem, nikoli vynechán. Úkol bez naměřeného času řádek přesto dostane, s množstvím 1, které si naceníte sami.

Fakturační postup popisuje oba vstupy podrobně.

V mobilní aplikaci

Úkoly vytvářejte a upravujte v nativním formuláři ve spodním panelu místo dvousloupcového stránkového formuláře. Stejná pole jsou tam — název, projekty, stav, typ, priorita, data, štítky.
Uložené úkoly zůstávají offline čitelné, ale vytvoření, úprava a smazání úkolu vyžadují připojení — offline lze měnit jen transakce a časové záznamy. Viz Offline podpora.
Rozhraní vztahů je zjednodušeno na přidání (přes spodní panel) a smazání; rozložení detailu příchozích/odchozích vedle sebe je pouze ve webové verzi.
Komentáře se otevírají jako vlastní obrazovka s možností hlubokého propojení místo vložené sekce — viz Komentáře úkolů.
Řádky seznamu respektují kompaktní hustotu.