Vlastní stavy

Pro každý druh záznamu si definujete vlastní stavy, takže každá entita může sledovat životní cyklus odpovídající tomu, jak skutečně pracujete. Stavy také řídí několik chování jinde v Ceumu — sloupce kanbanu, logiku zpoždění, stránku upozornění a následné kroky u klientů.

Stavy, typy úkolů a typy vztahů jsou všechny postaveny na jednom sdíleném konfiguračním systému, takže editor, řazení, barva, zapnutí/vypnutí a chování při mazání s přeřazením popsané zde fungují stejně ve všech třech případech.

Kde je nastavit

Každý druh záznamu má vlastní stránku stavů, všechny používají stejný editor:

Klienti — Stavy klientů.
Projekty — Stavy projektů.
Úkoly — Stavy úkolů.
Faktury — Stavy faktur.

Základní pole (všechny typy záznamů)

Každý stav má:

ID stavu — krátký identifikátor používaný při exportech a importech (např. proposal, paid). Můžete jej změnit, ale každé musí být v rámci svého typu záznamu jedinečné.
Název — zobrazovaný štítek.
Popis — volitelný nápovědný text.
Barva — volitelná barva pro odznaky a sloupce kanbanu.
Pořadí — pozice v rozbalovacích nabídkách, filtrech seznamů a sloupcích kanbanu.
Zapnuto — když je vypnuto, stav je skrytý z výběrů, ale ponechán pro záznamy, které jej již používají.

Možnosti podle typu záznamu

Některé příznaky mají význam jen u určitých záznamů:

Dokončeno (projekty, úkoly, faktury) — označuje stav jako koncový/hotový. Ovlivňuje:
- Viditelnost sloupců kanbanu u úkolů (viz Kanban úkolů).
- Logiku zpoždění — dokončená faktura nebo úkol nikdy nejsou po termínu.
- Stránku upozornění — dokončené položky se nezobrazují, ať už byly po termínu, nebo označené.
Backlog (projekty, úkoly) — označuje stav jako frontu s nízkou prioritou. Ovlivňuje výchozí nastavení kanbanu a výchozí filtry na stránce seznamu. Z upozornění nic nevyjímá: úkol v backlogu po termínu je stále po termínu.
Vyžaduje akci (klienti) — když je klient nastaven na tento stav, jeho příští datum následného kroku se vyplní automaticky na základě dnů do akce.
Dny do akce (klienti) — za kolik dní ode dneška naplánovat následný krok.
Potlačení akce (klienti) — umlčí upozornění na následný krok i poté, co datum již uplynulo. Použijte je pro koncové stavy jako „Ztraceno“, aby neustále neobtěžovaly stránku Upozornění.

Výchozí hodnoty

Každý typ záznamu začíná rozumnou sadou, kterou můžete upravit, přeuspořádat, přebarvit, přejmenovat nebo vypnout:

Klienti — Potenciální klient, Kontaktován, Jednání, Aktivní, Dokončeno, Neaktivní.
Projekty — Backlog, Nabídka, Aktivní, Dodáno, Uzavřeno.
Úkoly — Backlog, K vyřízení, Plánování, Probíhá, Zkontrolovat, Hotovo.
Faktury — Návrh, Odesláno, Zaplaceno.

Tyto výchozí hodnoty pocházejí z vaší úvodní šablony a nasazují se jednou, při vytvoření účtu. Ceum je poté nikdy znovu neaplikuje: výchozí hodnotu, kterou smažete, zůstane smazaná, a stav, který přejmenujete, přebarvíte nebo přeřadíte, si ponechá vaši verzi. Výchozí hodnoty vrátí zpět jen vaše vlastní výslovné akce — Obnovit výchozí v seznamu stavů, přepnutí úvodní šablony nebo obnovení všech dat.

Rozsah projektu (stavy úkolů)

Stavy úkolů lze omezit na konkrétní projekty. Ve výchozím nastavení je stav úkolu dostupný pro všechny projekty; v editoru stavů můžete vypnout Dostupné pro všechny projekty a vybrat seznam povolených projektů, takže se stav nabízí pouze u úkolů v těchto projektech. (Stavy klientů, projektů a faktur jsou vždy globální — pouze stavy úkolů lze omezit podle projektů, protože jen úkoly patří k projektům.)

Formuláře úkolů nabízejí pouze platné stavy. Výběr stavu úkolu zobrazuje stavy v rozsahu pro každý projekt, ke kterému je úkol propojen; úkol bez projektu může používat pouze stavy pro všechny projekty.
Více projektů potřebuje společný stav. Omezený stav musí pokrývat všechny projekty úkolu s více projekty. Bez společného stavu je změna zablokována s vysvětlením.
Zúžení rozsahu je hlídané. Odebrání projektu (nebo vypnutí všech projektů), zatímco úkoly ve vyloučených projektech stav stále používají, zablokuje uložení a vyzve ke krátké migraci, která tyto úkoly nejprve přeřadí na jiný stav a poté použije nový rozsah. Rozšíření je vždy bezpečné.
Hromadná úprava a kanban respektují rozsah. Hromadné úpravy přeskočí řádky, jejichž stav není platný pro jejich projekty (se souhrnem), a kanbanová nástěnka zobrazuje pouze ty sloupce stavů, které jsou dostupné alespoň v jednom projektu, který pokrývá.

Postupy

Přidání stavu

Otevřete stránku stavů daného typu záznamu, přidejte řádek, vyplňte název a barvu, vyberte správné příznaky a uložte. Nový stav je okamžitě dostupný všude, kde se používá.

Přejmenování stavu

Upravte název. Záznamy odkazují na stav podle jeho ID, nikoli podle názvu, takže přejmenování nic nerozbije — nový název se promítne do každého místa, kde se stav objevuje.

Přeuspořádání

Přetáhněte řádky do požadovaného pořadí. Sloupce kanbanu a rozbalovací nabídky převezmou nové pořadí.

Vypnutí stavu

Vypněte přepínač Zapnuto. Záznamy, které jsou již v tomto stavu, si jej ponechají; stav jednoduše zmizí z výběrů.

Smazání stavu

Smažte stav, který už nechcete. Pokud jej žádný záznam nepoužívá, je po potvrzení odstraněn. Pokud jej záznamy stále používají, Ceum vás nejprve přesměruje na krátký krok přeřazení — vyberte náhradní stav pro každý dotčený záznam a poté Přeřadit vše je přesune, než bude stav smazán. Nic nezůstane odkazovat na stav, který již neexistuje.

Tipy a okrajové případy

ID stavů jsou vymezena podle typu záznamu. Stav projektu active a stav klienta active jsou různé stavy.
Backlog a dokončeno se vzájemně vylučují. Stav je buď frontou nezahájené práce, nebo koncovým stavem, nikdy obojím. Po zapnutí druhého přepínače se v sekci Chování v editoru stavů zobrazí upozornění a uložení je blokováno, dokud jeden z nich nevypnete.
Výchozí stav. Nové záznamy zvolí první zapnutý stav, pokud žádný nevyberete.
Označte přesně jeden dokončený stav pro každý typ záznamu, aby logika zpoždění fungovala podle očekávání. Ceum to nevynucuje, ale chování upozornění a zpoždění s tím počítá.

Na mobilu

Není dostupné v mobilní aplikaci — spravujte z webové aplikace.