Předplatná

Předplatná sledují cokoli, co se opakuje podle harmonogramu — SaaS, opakující se účty nebo opakující se příjmy, jako jsou paušály. Každé předplatné má typ — výdaj (výchozí) nebo příjem — a každá obnova automaticky zapíše transakci daného typu, která se zobrazí v Kalendáři. Stejná obnova se nikdy nezapíše dvakrát.

Co můžete dělat

Vše procházejte na stránce Předplatná, která zobrazuje statistické karty a filtry, a kdykoli přidejte nové předplatné. Předplatné otevřete a upravte, nebo jej pozastavte vypnutím přepínače Aktivní.

Více předplatných najednou můžete aktualizovat na stránce hromadné úpravy (viz Hromadná úprava), záznamy načíst ze souboru přes import (viz Import CSV) a svá data stáhnout ze stránky exporty (viz Export dat). Chcete-li zjistit, kolik vás předplatná stojí normalizovaně na měsíční nebo roční bázi, otevřete Statistiky předplatných.

Pole, která vyplňujete

Název — povinný název služby nebo produktu, až 255 znaků.
Náklady — povinné, nezáporné číslo.
Typ — income nebo expense; výchozí je výdaj. Určuje typ transakce, kterou každá obnova zapíše.
Fakturační období — povinné: weekly, monthly, quarterly nebo yearly.
Počet fakturací za období — celé číslo od 1 do 52; výchozí je 1. Použijte například 2 pro zápis dvakrát za období.
Datum fakturace — povinné kotevní datum. Z něj se počítá další obnova a každá obnova posune kotvu vpřed.
Měna — výchozí je měna vašeho pracovního prostoru.
Poznámky — volitelné, až 10 000 znaků; v seznamu se zobrazují jako šedý podtitul.
Aktivní — přepínač, ve výchozím stavu zapnutý. Obnovují se pouze aktivní předplatná.
Štítky — volitelné.

Předplatná nemají pole klienta — stojí samostatně.

Seznam

Seznam zobrazuje tyto sloupce:

Služba — název; poznámky se zobrazují na druhém řádku.
Náklady — formátovaná měna se zarovnanými desetinnými místy, zeleně u příjmu a červeně u výdaje.
Typ — odznak příjmu nebo výdaje. Ve výchozím stavu skrytý; zapněte jej ve výběru sloupců (viz Přizpůsobení sloupců). Skrytý na úzkých obrazovkách.
Období — popisek fakturačního období (skryté na úzkých obrazovkách).
Stav — odznak aktivní nebo neaktivní.
Datum fakturace — další obnova. Zežloutne, dokud obnova v tomto kalendářním měsíci teprve čeká, a zčervená, jakmile datum fakturace uplynulo, aniž by se obnova zapsala. Řádek nese na levém okraji odpovídající barevný pruh.
Štítky (skryté na úzkých obrazovkách).

Ve výchozím řazení se seznam čte jako čtyři bloky, z nichž každý začíná silnější linkou: vše splatné v tomto kalendářním měsíci (včetně obnov po splatnosti, které stále dlužíte), pak obnovy příštího měsíce, pak vše vzdálenější a nakonec pozastavená předplatná. Řazení podle libovolného sloupce oddělovače odstraní, protože bloky už nejdou za sebou.

Filtrovat můžete podle názvu, fakturačního období, stavu, štítků a příznaku „splatné tento měsíc“. V horní části jsou čtyři statistické karty, každá rozdělená na řádek příjmů a řádek výdajů: počet aktivních předplatných, celková částka splatná v tomto kalendářním měsíci, celková částka splatná v příštím kalendářním měsíci a měsíčně ekvivalentní náklady (roční součty dělené 12). První dvě jsou klikatelné a filtrují seznam; karta měsíčního ekvivalentu odkazuje na Směnné kurzy, které převádějí součty podle měn do vaší zobrazovací měny.

Pracovní postupy

Přidání předplatného

Otevřete formulář nové předplatné.
Zadejte název, náklady, fakturační období, počet fakturací za období a datum fakturace.
Vyberte měnu, volitelně zaevidujte daň (viz níže) a volitelně přidejte poznámky a štítky.
Uložte. Ve výchozím stavu je aktivní a obnoví se v příštím naplánovaném datu.

Pozastavení předplatného

Vypněte přepínač Aktivní. Předplatné zůstane v seznamu (a stále podle něj můžete filtrovat), ale neobnoví se. Pro pokračování jej znovu zapněte.

Hromadná úprava

Upravte cokoli z těchto: název, náklady, sazbu daně, typ, fakturační období, počet fakturací za období, datum fakturace, měnu, štítky a aktivní. Pole, kterých se nedotknete, zůstanou beze změny. Vymazání sazby daně na řádku odstraní jeho rozdělení.

Smazání předplatného

Použijte tlačítko Smazat na stránce úprav předplatného a poté potvrďte. Smazání předplatného neodstraní transakce obnov, které již zapsalo — ty zůstanou ve vašem účetnictví.

Evidence daně

Pokud cena předplatného zahrnuje DPH nebo daň z prodeje, zaškrtněte ve formuláři Rozdělit náklady na čistou částku a daň a zadejte sazbu. Samotné náklady se nikdy nemění — zůstávají přesně tím, co vám dodavatel účtuje. Rozdělení jen říká, kolik z těchto nákladů tvoří daň, takže nástroj za 121 € měsíčně při 21 % se eviduje jako 100 € čistých plus 21 € daně.

Ukládá se pouze sazba. Čistá částka a daň, které vedle ní vidíte, se dopočítávají z nákladů a sazby — proto jsou jen pro čtení. Sazba 0 je skutečná hodnota a znamená „tohle je výslovně bez daně“ — což je něco jiného než nezaškrtnuté políčko, které znamená, že u tohoto předplatného daň vůbec nesledujete.

Z nastavení sazby plyne dvojí:

Obnovy zapisují rozdělenou transakci místo hrubé, takže výdaj přichází do účetnictví už rozepsaný a správně se objevuje v pohledech Čistá a Daň u transakcí.
Statistiky předplatných lze přepínat mezi Hrubá, Čistá a Daň.

Ponecháte-li políčko nezaškrtnuté, zůstane vše přesně tak, jak bylo: obnovy zapisují celé náklady jako jediný nerozdělený výdaj.

Jak fungují obnovy

Když je předplatné aktivní a nastane jeho datum fakturace, Ceum pro něj automaticky zapíše transakci — výdaj u výdajových předplatných, příjem u příjmových. Transakce je datovaná ke dni obnovy, popsaná ve formátu <služba> (<období>) a používá náklady a měnu předplatného. Má-li předplatné sazbu daně, zapsaná transakce se rozdělí na čistou částku a daň — součet se stále přesně rovná nákladům. Poté se další datum fakturace posune o jedno období vpřed.

Stejná obnova se nikdy nezapíše dvakrát. Pokud bylo předplatné nějakou dobu vynecháno — řekněme, že leželo nečinně tři měsíce — Ceum dorovná zápis tím, že zapíše každou vynechanou obnovu v pořadí podle data, takže uvidíte tři samostatné transakce namísto jedné sloučené platby.

Viditelnost v kalendáři

Předplatná se zobrazují jako štítky obnovy v Kalendáři, když je v nastavení kalendáře zapnuto „Zobrazit obnovy předplatných“ (ve výchozím stavu je zapnuto). Tam můžete také změnit barvu štítku.

Import a export

Import — přijímá soubory CSV, XLS nebo XLSX. Sloupce: Service, Tags, Cost, Tax Rate, Type, Currency, Billing Date, Period, Times per Period, Active. Type je volitelný a přijímá income nebo expense; prázdná buňka se ve výchozím stavu považuje za výdaj. Tax Rate je také volitelný — prázdná buňka znamená žádné rozdělení a hodnota musí být mezi 0 a 100. Řádek, který již odpovídá existujícímu předplatnému, jej aktualizuje; jinak se vytvoří nové.
Export — CSV, XLS nebo PDF. Sloupce: service, tags, cost, tax rate, net cost, tax amount, type, currency, date, period, times per period, active. Ve výchozím stavu je vybráno původních devět sloupců; tři daňové sloupce jsou k dispozici, ale vypnuté, takže export vypadá stejně jako dřív, dokud si je nevyžádáte. Čistá částka a daň se pro export dopočítávají a nelze je naimportovat zpět — přineste sazbu daně a aplikace je odvodí znovu.

Tipy a okrajové případy

Žádné propojení s klientem. Pokud potřebujete pohled na opakující se příjmy podle klienta, použijte Štítek pro každého klienta.
Minulé obnovy jsou vypořádané. Jakmile je obnova zapsána, úprava předplatného zpětně nemění transakce, které již proběhly.
Pozastavení nemaže historii. Předchozí transakce obnov zůstávají ve vašem účetnictví.
Dorovnání probíhá v pořadí podle data. Předplatné nečinné tři měsíce vytvoří tři transakce, ne jednu sloučenou platbu.
Sazba daně ovlivňuje jen budoucí obnovy. Již zapsané transakce si ponechají rozdělení, které měly v okamžiku zápisu.
Rozdělení nikdy nehýbe cenou. Zaškrtnutí políčka náklady jen jinak vyloží; nikdy k nim daň nepřičte ani ji neodečte.

Na mobilu

Nativní výběry — náklady a sazba daně používají číselnou klávesnici, datum fakturace používá výběr data dané platformy a typ a stav jsou segmentované přepínače.
Pouze pro čtení offline — předplatná můžete procházet a otevírat offline, ale vytvoření nového je deaktivováno, dokud se znovu nepřipojíte. Viz Offline podpora.
Obnovy se i nadále zapisují automaticky na straně serveru, přesně jako na webu; hromadná úprava a import/export probíhají z webové aplikace.