O ceně fakturovatelné práce rozhodují dvě hodnoty: hodinová sazba a fakturační měna. Každou lze nastavit na třech místech – u projektu, u klienta a jako výchozí hodnotu značky – a všechna tři jsou volitelná. Když je sazba nebo měna potřeba, prochází Ceum tato místa od nejkonkrétnějšího nahoru a použije první nastavenou hodnotu. Měna má pod všemi třemi ještě jednu záchranu: měnu vašeho účtu.
Pořadí určování
| Hodnota | Pořadí |
|---|---|
| Hodinová sazba | projekt → klient → výchozí hodnota značky → bez sazby |
| Fakturační měna | projekt → klient → značka → měna vašeho účtu |
Oba řetězce se na konci liší a ten rozdíl je podstatný. Měna se vždy určí na skutečný kód, protože posledním krokem je měna vašeho účtu, která nikdy prázdná není. Sazba se může určit na nic: hodinová sazba na úrovni účtu neexistuje, takže když ji nenastavuje žádná úroveň, zní odpověď „žádná sazba“, nikoli číslo.
Nic se nekopíruje níž. Klient bez vlastní sazby nedrží zastaralý otisk výchozí hodnoty značky – čte ji pokaždé znovu. Změňte výchozí hodnotu značky a změní se s ní každý klient i projekt, který po ní dědí.
Prázdné znamená zdědit, nula nikoli
Prázdné pole Hodinová sazba i fakturační měna nastavená na Automaticky znamenají „zdědit z úrovně výše“. Nejsou to hodnoty, je to jejich nepřítomnost.
Sazba 0 je něco jiného. Je to skutečná nastavená sazba znamenající toto se neúčtuje po hodinách a řetězec zastaví přesně tak, jako by to udělalo 85. Klient nastavený na 0 se účtuje nulou, nikoli výchozí hodnotou značky. Je to záměr – vědomé „bez hodinové sazby“ je skutečnou odpovědí na položenou otázku a propadnutí k sazbě, kterou někdo nastavil před měsíci, by klientovi potichu naúčtovalo práci, o které mu bylo řečeno, že je zdarma.
Platí to i obráceně. Když sazbu nenastavuje žádná úroveň, dorazí řádek vytvořený z naměřené práce zcela bez ceny místo s cenou nula a číslo doplníte sami. Zapsat tam nulu by z „sazba není známa“ udělalo „tato práce je zdarma“.
Kde se která úroveň nastavuje
- Výchozí hodnota značky – Značka a fakturace. Výchozí hodinová sazba je výchozí sazbou pro každého klienta i projekt. Fakturační měna je měna, ve které se vystavují nové faktury; ponechte ji na Automaticky, aby sledovala měnu vašeho účtu, kterou pak sleduje i při jejích dalších změnách.
- Klient – pole Hodinová sazba a Fakturační měna v interní sekci formuláře klienta.
- Projekt – tatáž dvojice na formuláři projektu.
Na formuláři klienta i projektu obě pole pojmenují, co by zdědila a odkud, takže prázdné pole není nikdy hádankou. Nápověda u pole sazby zní „Dokud je prázdné, dědí 85 z klienta.“ a zděděná volba u výběru měny zní „Automaticky (EUR, z nastavení značky)“. Úroveň se pojmenovává slovy – projektu, klienta, nastavení značky, nastavení účtu, nebo žádné úrovně, když sazba není nastavena nikde.
Postranní panely s detailem klienta a projektu zobrazují tutéž dvojici, ale ukazují hodnotu platnou místo prázdného pole, s poznámkou, ze které úrovně pochází. Projekt účtovaný zděděnou sazbou nemá vypadat jako projekt bez sazby.
Projekt propojený s více klienty
Projekt lze propojit s libovolným počtem klientů, takže „klient nad tímto projektem“ je jednoznačný jen tehdy, když je propojení právě jedno. Právě takové pravidlo formulář projektu uplatňuje:
- Právě jeden klient – projekt dědí sazbu i měnu tohoto klienta.
- Žádný klient, nebo několik – projekt místo toho dědí výchozí hodnoty značky.
Se dvěma klienty žádná poctivá odpověď k zobrazení není: volba jednoho z nich by ukázala hodnotu, kterou nikdo nezvolil, a průměr dvou sazeb by vymyslel číslo, které nikde neexistuje. Formulář proto úroveň klienta zcela přeskočí.
Týká se to jen toho, co zobrazuje formulář a postranní panel projektu. Fakturace tím dotčena není, protože faktura pojmenovává právě jednoho klienta – takže při fakturaci je ke zvážení vždy jen jedna vlastní hodnota u klienta.
Měna účtu není fakturační měna
Nastavení Měna v Obecném nastavení je zobrazovací měna vašeho účtu: rozhoduje o tom, jak se vám částky formátují v seznamech, formulářích, součtech a exportech. Viz Formátování měny.
Záměrně to není fakturační měna. V řetězci měn vystupuje v jediné roli – jako podlaha, tedy hodnota použitá tehdy, když značka, klient i projekt ponechají měnu na Automaticky. Pokud přemýšlíte v jedné měně a fakturujete v jiné, nastavte fakturační měnu ve Značce a fakturaci a měnu účtu nechte být.
Jak se určená sazba dostane na položku faktury
Vytvoření faktury z vybraných úkolů nebo z naměřeného času oceňuje každý řádek týmž řetězcem:
- Měna se určuje jednou pro celou fakturu, nikdy po řádcích. Faktura se vystavuje v jediné měně, takže si řádky nesmějí odporovat. Úroveň projektu do tohoto určení vstoupí jen tehdy, když všechny fakturované řádky sdílejí jeden projekt.
- Sazba každého řádku se určuje samostatně, takže faktura přes více projektů může nést dvě různé sazby. Sazbu řádku dodává ten projekt, který skutečně vede k fakturovanému klientovi – úkol ležící ve dvou projektech patřících dvěma různým klientům přispěje sazbou z projektu na straně této faktury a druhý projekt se ignoruje.
- Z hodin se stane množství, zaokrouhlené na dvě desetinná místa; úkol bez naměřeného času začíná na jedné jednotce.
- Když sazba není nikde, zůstane jednotková cena i částka řádku prázdná k doplnění.
Ručně přidaná položka propojená s úkolem se oceňuje stejně, takže se položka napsaná v editoru a položka předvyplněná z vybrané práce shodují – s jedním rozdílem: určená sazba doplní jednotkovou cenu ručně přidané položky jen tehdy, když ji položka ještě nemá. Cenu, kterou jste zadali, propojení nikdy nepřepíše.
Obě cesty zachytí sazbu jednou, v okamžiku propojení. Obnovit z úkolu převezme aktuální hodiny úkolu, ale zachycenou jednotkovou cenu nechá tam, kde je, takže obnovení faktury po změně sazby aktualizuje čas, ne cenu. Chcete-li i cenu, přepište jednotkovou cenu sami. Položka, kterou naceníte pevnou částkou, celý řetězec ignoruje. Viz Postup fakturace.
Sazby, měna a váš tarif
Nastavení vlastní hodnoty u klienta nebo u projektu je součástí tarifů Plus a Pro. Vše ostatní je v každém tarifu: výchozí hodnoty značky, celý řetězec určování i způsob, jakým se z něj oceňuje položka faktury.
Omezena je změna vlastní hodnoty, nikoli její držení. Konkrétně:
- Již uložená vlastní hodnota se uplatňuje dál i po přechodu na nižší tarif. Nezahazuje se, neignoruje se ani nemizí z toho, co vidíte. Klient uložený na 95 se dál účtuje 95.
- Obě pole zůstávají na obrazovce a dál ukazují uloženou hodnotu, takže vždy vidíte, čím se klient nebo projekt účtuje. Stanou se nečinnými, s popiskem pojmenovávajícím tarif, který je odemkne.
- Vymazání vlastní hodnoty je povoleno vždy, v každém tarifu. Zamčené pole, které vlastní hodnotu skutečně drží, dostane vedle sebe ovládací prvek, který jej vrátí úrovni nad ním; pole, které nikdy nic nepřepisovalo, nemá co mazat a žádný ovládací prvek nezobrazí. Obě pole se mažou nezávisle, takže můžete zrušit vlastní měnu a sazbu si ponechat.
- Uložení nesouvisející změny je povoleno vždy. Přejmenování klienta, jehož sazbu upravit nemůžete, odmítnuto není – kontrola porovnává odesílané hodnoty s tím, co je uloženo, takže nezměněná hodnota projde bez povšimnutí.
Zápis je odmítnut jen tehdy, když by uloženou vlastní hodnotu skutečně změnil na jinou. Vytvoření klienta nebo projektu, který vlastní hodnotu nese, je tentýž případ a odmítá se ze stejného důvodu.
Tipy a okrajové případy
- Vymazání pole je uložení jako každé jiné. Vyprázdnění sazby nebo návrat měny na Automaticky se projeví, teprve když formulář uložíte.
- Prázdná sazba na všech úrovních je platné nastavení. Řádky dorazí bez ceny a vy je doplníte; nic se tím neblokuje.
- Rozpočty se řídí měnou projektu. Rozpočet projektu se čte v jeho fakturační měně, nebo v měně vašeho účtu, když se dědí. Viz Projekty.
- Fakturu lze i připnout. Měna na formuláři faktury začíná na Automaticky a řídí se zvoleným klientem nebo projektem, přičemž uvádí kterým; zvolením konkrétního kódu tuto fakturu připnete bez ohledu na řetězec.
- Mobil nastavuje tatáž pole. Obrazovka značky, formulář klienta i formulář projektu nesou hodinovou sazbu i fakturační měnu a určují se týmž řetězcem. Jeden rozdíl: řádek s detailem projektu na mobilu uvede, že je hodnota zděděná, aniž by pojmenoval úroveň, protože tento řádek nedrží klienty projektu; formulář projektu ji pojmenuje.