Projekty

Projekty organizují práci do pojmenovaných košíků. Lze je připojit k libovolnému počtu klientů nebo je ponechat „plovoucí“ (bez klienta) — projekt sdílený dvěma klienty, řekněme rozdělený paušál, se propojí s oběma. Úkoly, dokumenty, faktury a — prostřednictvím úkolů — časové záznamy visí všechny na projektech a související projekty lze propojit typy vztahů, které si sami nadefinujete.

Co můžete dělat

Procházejte všechny své projekty na stránce Projekty, kde se řádky rozbalují a zobrazují podrobnosti, můžete filtrovat podle klienta, stavu a štítků a projekty po termínu nebo označené jsou zvýrazněny. Sloupec klientů uvádí každého propojeného klienta jako klikatelný štítek, který se při větším počtu sbalí na „+N“, na něž lze kliknout. Projekty označené jako interní nesou vedle názvu ikonu domu. Vytvořte nový projekt pomocí dvousloupcového formuláře a přidávejte klienty, úkoly a vztahy přímo v něm. Otevřete projekt a uvidíte jeho základní informace, stav, vložený seznam úkolů s nástrojem pro propojení „Připojit existující“, jeho vztahy a související dokumenty. Odtud můžete upravit kterékoli pole nebo otevřít jeho úplnou historii úprav.

Každý projekt dostane identifikátor, například P-7, který se řadí číselně.

Pole, která vyplníte

Název — povinný, jedinečný v rámci pracovního prostoru (max. 500 znaků).
Popis — volitelný (max. 50 000 znaků).
Klienti — volitelní a můžete vybrat více než jednoho. Každého přidejte z výběru; jednoho odeberte pomocí × na jeho štítku. Ponechání pole prázdného udělá z projektu plovoucí projekt.
Stav — povinný, čerpaný z Vlastních stavů. Když projekt přejde do stavu označeného jako dokončený, Ceum zaznamená, kdy byl dokončen.
Datum zahájení — volitelné. Ve formuláři pro vytvoření je výchozí dnešní datum ve vašem časovém pásmu.
Datum ukončení — volitelné. Jsou-li nastavena obě data, datum ukončení nesmí předcházet datu zahájení.
Hodinová sazba — volitelné přepsání, nejkonkrétnější úroveň řetězce značka → klient → projekt. Ponechte prázdné pro zdědění; pole ukazuje zděděnou hodnotu a úroveň, ze které pochází. Když je projekt propojen právě s jedním klientem, dědí sazbu tohoto klienta — bez klientů nebo s několika dědí ze Značky a fakturace, protože neexistuje jediný rodič, po kterém dědit.
Fakturační měna — volitelné přepsání se stejným děděním. Nové faktury pro tento projekt začínají v této měně.
Rozpočet — volitelný strop výdajů projektu, ve fakturační měně projektu (nebo v měně vašeho účtu, pokud se dědí). Ponechte prázdné, pokud rozpočet není. Nula je platná hodnota a znamená, že projekt se nemá fakturovat vůbec. Když je rozpočet nastaven, postranní panel projektu zobrazí ukazatel průběhu: v barvě značky do 80 %, žlutě od 80 %, červeně jakmile je vyčerpán, a nikdy nepřekročí 100 %, ať je překročení jakkoli velké.
Ztlumit upozornění na rozpočet — objeví se, jakmile je rozpočet nastaven. Zabrání tomu, aby se projekt objevoval v upozorněních na rozpočet, ale zachová rozpočet, ukazatel průběhu i upozornění na označení a datum ukončení. Zrušení rozpočtu zruší i ztlumení.
Interní projekt — volitelný přepínač, který označí projekt jako vlastní práci namísto práce pro klienta. Jde pouze o označení: interní projekt upozorňuje, fakturuje i vykazuje přesně jako kterýkoli jiný. Vedle názvu v seznamu projektů a na stránce samotného projektu se objeví ikona domu a po najetí myší se zobrazí, že je projekt označen jako interní.
Štítky — volitelné; názvy štítků, které ve vaší knihovně dosud nejsou, se vytvoří automaticky.
Označeno + popis označení — volitelný přepínač (popis max. 500 znaků) pro označení projektu k pozornosti. Označené projekty jsou v seznamu zvýrazněny a objeví se v Upozorněních, kde se popis zobrazuje jako důvod.

Pracovní postupy

Vytvoření projektu

Otevřete formulář nového projektu.
Zadejte název. Volitelně přidejte jednoho nebo více klientů; pro plovoucí projekt ponechte prázdné.
Vyberte stav; pokud je znáte, nastavte data zahájení/ukončení.
Volitelně přidejte úkoly přímo ve spodní části formuláře a nastavte vztahy mezi projekty.
Uložte. Projekt přistane na konci seznamu projektů každého ze svých klientů (nebo do plovoucí skupiny) s dalším identifikátorem.

Aktualizace projektu

Použijte Upravit, změňte kterékoli pole a uložte. Změny se zaznamenají do protokolu změn s hodnotami před/po. Formulář se zeptá, než odejdete od neuložených úprav.

Smazání projektu

Použijte tlačítko Smazat na stránce s podrobnostmi projektu nebo na jeho stránce úprav a poté potvrďte. Smazání projektu jej odebere ze všech úkolů, klientů, faktur a dokumentů, k nimž byl propojen — tyto položky zůstanou; pouze přijdou o tento projekt. Viz Tipy a okrajové případy.

Změna pořadí projektů v rámci klienta

Na stránce s podrobnostmi klienta nastavte pořadí projektů přetažením. Pořadí se udržuje pro každého klienta zvlášť, takže projekty lze přeřazovat pouze v rámci jednoho klienta — a projekt sdílený několika klienty si v seznamu každého klienta uchovává nezávislou pozici.

Označení projektu

Použijte nabídku akcí řádku nebo tlačítko Označit na stránce s podrobnostmi, abyste projekt označili k pozornosti a volitelně přidali důvod. Označené řádky jsou v seznamu zvýrazněny.

Pracovní postup stavů

Projekty čerpají stavy z Vlastních stavů, nastavených v Stavech projektů. Každý stav nese následující nastavení:

Dokončený — když projekt přejde do tohoto stavu, Ceum zaznamená, že byl dokončen; přechod ven tento záznam vymaže.
Backlog — obvykle slouží ke skrytí projektů s nízkou prioritou z výchozích pohledů.
Povoleno, pořadí a barva — řídí viditelnost a vzhled.

Žádný vynucený pracovní postup neexistuje; projekty přesouváte mezi stavy volně.

Vztahy mezi projekty

Typy vztahů se definují pro každý pracovní prostor v Vztazích projektů. Každý typ má název, barvu a pořadí. Vztahy mají směr (z jednoho projektu na druhý), nelze je pro stejnou dvojici a typ zdvojit a projekt nemůže být propojen sám se sebou. Viz Vztahy entit pro návrh viditelný pro uživatele a Vztahy projektů pro nastavení seznamu typů.

Jak se to propojuje se zbytkem Ceumu

Klienti — projekt může patřit současně několika klientům, nebo žádnému. Objeví se ve vloženém seznamu projektů každého propojeného klienta.
Úkoly — úkol může patřit do několika projektů, včetně tohoto. Stránka s podrobnostmi uvádí úkoly projektu přímo a obsahuje výběr „Připojit existující“, který připojí plovoucí úkoly. Smazání projektu jej odebere z jeho úkolů, ale samotné úkoly ponechá na místě. Každý řádek lze odpojit (úkol se odpojí od tohoto projektu, ale úkol i jeho další projekty zůstanou) nebo smazat (úkol se zničí, po dotazu, co udělat s časem na něj zaznamenaným).
Dokumenty — související dokumenty projektu se na jeho stránce s podrobnostmi zobrazují jen pro čtení; úplná správa se nachází v Dokumentech. Smazání projektu ponechá jeho dokumenty na místě, ale zruší jejich propojení.
Faktury — faktura může odkazovat na projekt. Na stránce s podrobnostmi projektu není žádný vyhrazený panel; místo toho filtrujte seznam faktur podle projektu. Faktury vystavené na projekt jsou spolu s příjmovými transakcemi k němu připojenými tím, co čerpá jeho rozpočet — počítá se fakturace, bez ohledu na to, zda klient již zaplatil.
Časové záznamy — propojené prostřednictvím úkolů. Celkový sledovaný čas projektu sčítá čas na jeho úkolech a každý záznam započítává jednou, i když záznam zasahuje do úkolů ve více než jednom projektu; pouze rozpad podle jednotlivých projektů se může sečíst výše než celkový součet.
Štítky — sdílené se systémem štítkování napříč Ceumem.
Upozornění — označené projekty, projekty, jejichž datum ukončení uplynulo, a projekty, které vyčerpaly 80 % nebo více svého rozpočtu, jsou v seznamu zvýrazněny a objeví se v Upozorněních. Vše ustane, jakmile projekt dosáhne stavu označeného jako dokončený.
Protokol změn — každá změna pole je zachycena s autorem, časovým razítkem a hodnotami před/po.

Souhrny na stránce s podrobnostmi

Postranní panel s podrobnostmi zobrazuje souhrny jen ke čtení za celý projekt, spočítané napříč celým vaším účtem, nikoli jen z řádků na obrazovce:

Celkem hodin, rozdělené na fakturovatelné a nefakturovatelné. Čas se počítá jako fakturovatelný, pokud první úkol, ke kterému je záznam připojen, má typ úkolu označený jako fakturovatelný; vše ostatní se počítá jako nefakturovatelné. Běžící časovače se nezapočítávají — jejich délka se stále mění.
Vyfakturováno (zaplaceno) a vyfakturováno (nezaplaceno) — faktury ve stavu označeném jako dokončený a všechny ostatní.
Ostatní příjmy — příjmové transakce připojené k projektu, tedy peníze, které neprošly fakturou.
Výdaje — výdajové transakce připojené k projektu.

Částky se zobrazují převedené do měny vašeho účtu, s rozpisem podle měn v nápovědě. Pokud kurz není k dispozici, uvedou se údaje po měnách místo sečtení dohromady.

Tyto údaje jsou odvozené, takže zde není co upravovat — změňte faktury, transakce nebo záznamy času, ze kterých vycházejí.

Import a export

Import — načtěte projekty ze souboru CSV nebo XLS na stránce Import projektů. Povinné sloupce: název a stav. Volitelné: popis, klient (porovnávaný podle názvu, bez ohledu na velikost písmen, a propojený automaticky, pokud je nalezen), datum zahájení, datum ukončení a štítky. Po importu můžete ve stejném průvodci propojit osiřelé úkoly s nově vytvořenými projekty. Viz Import CSV.
Export — vyberte sloupce (název, popis, klient, štítky, stav, data, seznam/počet úkolů) a formát (CSV, XLS nebo PDF) na stránce Export projektů. Viz Export dat.
Hromadná úprava — vyberte projekty v seznamu a upravte nebo smažte je najednou. Viz Hromadná úprava. Změna pořadí je nadále podporována pouze v rámci jednoho klienta.

Tipy a okrajové případy

Plovoucí projekty. Projekty bez klienta jsou platné a užitečné pro práci nezávislou na klientovi (interní výzkum a vývoj, provoz, infrastruktura).
Sdílené projekty. Projekt může patřit současně několika klientům; odebrání jednoho klienta (nebo smazání tohoto klienta) ponechá projekt propojený se zbytkem a projekt, kterému nezbude žádný klient, se prostě stane plovoucím.
Smazání ruší propojení, nešíří se kaskádově na úkoly. Smazání projektu odebere jeho vlastní vztahy a odpojí jej od jeho úkolů, klientů, faktur a dokumentů — ty všechny zůstanou. Úkol, kterému nezbude žádný projekt, se stane plovoucím, místo aby byl smazán.
Datum ukončení musí následovat po datu zahájení. Obrácená data jsou odmítnuta.
Jedinečné názvy v rámci pracovního prostoru. Dva projekty nemohou ve vašem pracovním prostoru sdílet název.
Nulový rozpočet není totéž co žádný rozpočet. Prázdné pole znamená, že projekt nemá strop; nula znamená, že se nemá fakturovat vůbec, takže jakákoli fakturace jej zcela vyčerpá.
Pro rozpočet se měny převádějí. Faktury a příjmy v jiné měně se převádějí do měny projektu podle nejnovějších kurzů. Pokud kurz chybí, částky, které nelze převést, se vynechají a postranní panel to uvede, místo aby je tiše sečetl jedna ku jedné.

Na mobilu

Projekty vytvářejte a upravujte v nativním formuláři ve spodním panelu s nativními výběry, včetně přepsání hodinové sazby, fakturační měny a rozpočtu. Ztlumení upozornění na rozpočet je zatím jen na webu — projekt ztlumený na webu zůstane ztlumený i po uložení z telefonu; řádky seznamu respektují kompaktní hustotu. Uložené projekty zůstávají offline čitelné, ale vytváření, úpravy a mazání vyžadují připojení — offline lze měnit jen transakce a časové záznamy. Viz Offline podpora.
Vztahy používají zjednodušený panel pro přidání/odebrání — viz Vztahy entit.