E-mailové šablony a e-mailový protokol

Sestavení a odeslání zprávy popisuje článek Email. Tento článek se věnuje dvěma plochám po jeho stranách: šablonám, které dodávají znění, a e-mailovému protokolu, který zaznamenává, co odešlo.

Co je šablona

Šablona je uložený předmět a text pro jeden druh zprávy. Ceum jich dodává pět a každý účet dostane vlastní kopii všech pěti:

Každá nese název, typ, předmět, text zprávy a sadu proměnných, které její typ povoluje. Typ váže šablonu ke druhu záznamu, o kterém pojednává, a je proto pevný – pole typu je v editoru pouze ke čtení, na každý typ připadá právě jedna šablona a stránka nemá akci pro přidání šesté ani pro smazání jedné z pěti. Šablona, které jste se nikdy nedotkli, nabízí místo toho Obnovit šablonu na výchozí, což dává smysl teprve tehdy, když jste něco změnili.

Dokud šablonu neupravíte, není její znění uloženým textem vůbec: skládá se z vestavěné předlohy v tom jazyce, na který je aplikace nastavena, takže změna jazyka změní i znění. V okamžiku, kdy uložíte úpravu, se váš text uloží tak, jak jste jej napsali, a takový zůstane v každém jazyce.

Úprava šablony

Otevřete Šablony e-mailů a použijte akci řádku Upravit. Tři pole jsou vaše:

• Název šablony – jak se šablona jmenuje v seznamech a ve výběru při psaní zprávy.
• Předmět – podporuje proměnné.
• Text zprávy – prostý text se stejnými proměnnými.

Vložit proměnnou nad textem zprávy vloží {{variable}} na pozici kurzoru, a to do toho z obou polí, ve kterém jste naposledy byli. Odešlete tlačítkem Aktualizovat šablonu e-mailu, nebo klávesami Cmd/Ctrl+S.

Rozbalení řádku na stránce se šablonami ukáže tentýž obsah pouze ke čtení, spolu s proměnnými, které daná šablona přijímá. Samotná tabulka uvádí u každé šablony název, typ a datum poslední úpravy.

Obnovení výchozí podoby

• Obnovit šablonu na výchozí je akce řádku. Vymaže váš název, předmět a text zprávy, takže se vrátí vestavěné znění. U šablony, která stále používá výchozí podobu, je nedostupná.
• Obnovit vše na výchozí je v záhlaví stránky a udělá totéž s každou šablonou, kterou jste si upravili. Když žádná taková není, je nedostupné.

Obojí žádá o potvrzení a ani jedno nelze vzít zpět – úpravy jsou pryč.

Proměnné

Proměnná se zapisuje {{name}}, dvě složené závorky z každé strany, a doplní se při sestavení zprávy. Které názvy smí šablona použít, určuje její typ a rozšířit je nelze:

Název mimo tuto sadu je odmítnut: editor označí text zprávy, znepřístupní tlačítko pro odeslání a pojmenuje jak závadnou proměnnou, tak ty, které použít smíte. Odmítne jej i server, takže nic neplatného nelze uložit z žádného klienta.

{{yourName}} se vyplní názvem vaší firmy z nastavení značky a fakturace, a když chybí, jménem vašeho účtu. Když není nastaveno ani jedno, zůstane zástupný symbol v textu záměrně, aby na něj stránka pro psaní zprávy mohla upozornit místo odeslání zprávy s prázdným místem tam, kde má být vaše jméno.

Vše, co proměnná vyjádřit neumí – tedy samotné sdělení – se píše do textu zprávy při jejím sestavování. Šablona je pozdrav, údaje o záznamu a rozloučení, ne dopis s prázdnými políčky.

Jak se šablona vybírá

• Ze záznamu. Akce s obálkou u klienta, faktury, projektu nebo úkolu zvolí typ a doplní, co ví. U faktury zvolí Odeslání faktury, nebo Odeslat připomínku po splatnosti podle data splatnosti.
• Ze stránky pro psaní zprávy. Vytvořit ze šablony otevře krátký výběr: zvolte šablonu, poté záznamy, které potřebuje – klienta, dále projekt a nakonec úkol nebo fakturu – a potvrďte. Zůstává nedostupné, dokud nemáte alespoň jednoho klienta.
• Vůbec. Psát rovnou do předmětu a textu zprávy je v pořádku. Zpráva se odešle a zaznamená jako obvykle; její řádek v protokolu jen nenese žádný typ šablony.

E-mailový protokol

E-mailový protokol je záznamem každé zprávy odeslané z vašeho účtu. Řádek vzniká dřív, než se doručení vůbec pokusí proběhnout, takže zpráva, která nikdy nedorazila, je zaznamenaná stejně úplně jako ta doručená.

Každý řádek nese příjemce, předmět, čas odeslání, stav a typ šablony, ze které byla zpráva sestavena. Za řádkem si Ceum uchovává také text zprávy přesně tak, jak byl doručen, případnou chybu vrácenou poskytovatelem pošty a přílohy.

Objevují se čtyři stavy:

• Odesláno – poskytovatel pošty zprávu přijal.
• Čeká na odeslání – řádek existuje a poskytovatel zatím neodpověděl.
• Selhalo – poskytovatel zprávu odmítl a chyba je na řádku.
• Potlačeno – adresa se v minulosti trvale odmítla nebo některou zprávu nahlásila jako spam, takže se na ni nic neodeslalo. Nespotřebuje se žádný limit odeslání. Řádek existuje proto, aby bylo vynechání vidět místo toho, aby proběhlo potichu.

Filtrování a řazení

Filtry sloupců jsou:

• Datum – rozsah.
• Komu a Předmět – shoda podřetězce bez ohledu na velikost písmen.
• Stav a Typ šablony – libovolný počet hodnot u každého.

Text zprávy filtrem sloupce není, prohledává jej ale globální hledání, které zaznamenanou poštu vrací vedle všeho ostatního a odkazuje rovnou na řádek.

Seznam je řazen podle času odeslání, od nejnovějšího. Kliknutím na záhlaví sloupce – Datum, Komu, Předmět, Stav nebo Typ šablony – se seznam seřadí podle něj, druhým kliknutím se pořadí obrátí a třetím se vrátí výchozí řazení. Řazení i filtry drží adresa stránky, takže si seřazené a filtrované zobrazení můžete uložit do záložek.

Které sloupce se zobrazí, je na vás – viz Přizpůsobení sloupců tabulky. Filtr na skrytém sloupci se dál uplatňuje a ponechává si svůj odebratelný odznak, takže skrytí sloupce nikdy potichu nerozšíří výsledek.

V režimu soukromí jsou příjemce a předmět rozmazané v tabulce i v rozbaleném řádku a obrázkové přílohy zobrazují místo náhledu zástupný obsah.

Rozbalení řádku

Otevření řádku ukáže tři bloky:

• Informace o e-mailu – příjemce, předmět, čas odeslání, stav, typ šablony a chybová zpráva, pokud nějaká je.
• Tělo e-mailu – zpráva tak, jak byla doručena. Načítá se až při rozbalení řádku, místo aby putovala s celým seznamem, takže seznam zůstává svižný i na účtech s velkým množstvím pošty.
• Přílohy – jeden řádek na soubor s jeho názvem, velikostí a typem a s tlačítkem Stáhnout. Obrázek dostane i náhled; kliknutím na něj se otevře prohlížeč v plné velikosti, ze kterého lze obrázek otevřít na nové kartě, stáhnout nebo vytisknout.

Přílohy u zaznamenané zprávy

Zpráva nese nejvýše tři přílohy, každou do 10 MB a dohromady do 30 MB. Každá z nich je:

• soubor, který jste nahráli – jen běžné dokumentové a obrázkové typy, nikdy spustitelný soubor ani skript;
• stávající PDF faktury, tedy znovu použité již vygenerované, nebo
• čerstvě vygenerované PDF faktury.

Data se uchovávají spolu s řádkem protokolu a započítávají se do úložného limitu vašeho účtu, což je také důvod, proč se odstraní zároveň s ním.

Export řádků protokolu

Export v protokolu otevře dialog pro vytvoření souboru a Exporty e-mailových protokolů uchovávají výsledné soubory. Nabízené sloupce odpovídají sloupcům, které máte právě zobrazené, plus sloupec Chyba, který existuje jen v exportu a je vypnutý, dokud jej nezapnete. Volitelný časový rozsah zúží, které řádky se zahrnou. Vygenerované soubory mají vlastní, kratší dobu uchovávání než řádky, ze kterých vznikly – viz Export dat.

Jak dlouho se záznamy uchovávají

Záznam v e-mailovém protokolu se uchovává po počet dní daný vaším tarifem, počítáno od okamžiku, kdy záznam vznikl:

Odesílání vyžaduje tarif Starter nebo vyšší, takže okno tarifu Free není nic, co by účet na tarifu Free nashromáždil. Je to lhůta odkladu, kterou dostane stávající protokol po přechodu na nižší tarif nebo po zrušení – dost dlouhá na jeho export.

Jakmile záznam překročí své okno, týdenní úklid jej odstraní a smaže s ním i jeho uložené přílohy. Vše, co je už k odstranění naplánováno, je s předstihem vypsáno na stránce Položky před smazáním.

Na mobilu

Mobilní aplikace protokol čte a umí psát zprávu ze šablony, ale šablony neupravuje. Můžete procházet odeslanou poštu, otevřít zprávu kvůli jejímu vykreslenému textu a přílohám a při psaní vybrat šablonu; vytváření, úprava a obnovování šablon jsou pouze na webu.