文件是可以儲存的 Markdown 筆記，能連結至任意數量的客戶與專案、加上標籤，並匯出為 PDF。每次您變更內容時，先前的版本都會自動封存，隨時可以回顧或還原——請參閱文件版本。
您可以做什麼
在文件頁面以文字搜尋與標籤篩選瀏覽所有文件，並可隨時建立新文件。開啟某份文件即可閱讀其完整內容，然後使用其中的動作來編輯它、檢視其版本記錄、匯出為 PDF 或刪除它。
每份文件都會取得一個如 D-7 的 ID。您可以在一般設定中變更字母前綴。
帳戶可以存放多少份文件，同樣有方案上限。達到上限後便無法再建立新文件，除非先刪除一份或升級方案——方案與帳單列出各方案的上限。
您要填寫的欄位
- 名稱——必填，文件標題。
- 內容——必填的 Markdown 文字。
- 描述——選填的摘要，顯示於詳細頁面內容上方。
- 客戶——選填的連結；文件隨即會出現在每個已連結客戶的相關文件中。
- 專案——選填的連結；文件會出現在每個已連結專案的相關文件中。
- 標籤——選填，與其餘標籤共用。
在編輯器中撰寫
編輯器有兩種模式：所見即所得的富文字編輯器（預設）與原始 Markdown 文字區域。使用編輯器工具列中的切換開關在兩者之間切換——以視覺方式撰寫，或在需要時切換到 Markdown 原始碼。無論哪種方式，內容都以 Markdown 儲存。沒有斜線指令、嵌入媒體或圖片上傳。內容為必填；其餘皆為選填。
清單
文件清單顯示 ID、名稱（以說明作為副標題）、客戶、專案、標籤與最後更新日期。客戶與專案欄位會將每個已連結實體列為可點擊連結，當數量超過可容納範圍時會以「+N」溢位呈現。您可以跨名稱、說明與內容搜尋，並依標籤篩選（文件必須帶有您所選的所有標籤）。可選擇每頁 50、100 或 200 份文件。
清單不直接提供客戶或專案篩選——若要查看某個特定客戶或專案的文件，請開啟該客戶或專案並使用其相關文件清單。
詳細頁面
文件的詳細頁面顯示標題、說明、所有已連結客戶與專案的可點擊名稱、標籤、最後更新時間與完整內容。PDF 匯出區段會列出您已產生的任何 PDF。在此您可以 編輯、檢視 記錄、刪除 或 關閉。
工作流程
建立文件
- 開啟新文件表單。
- 輸入名稱並以 Markdown 撰寫內容。
- 選擇性地連結一個或多個客戶與專案，並加上標籤。
- 儲存。文件會取得下一個 ID。
更新文件
使用 編輯，進行變更後儲存。若內容確實有變更，先前的版本會在新內容取而代之之前被封存。僅編輯名稱、說明、客戶、專案或標籤不會建立新版本。
匯出為 PDF
使用詳細頁面上的 匯出 PDF 動作。每次匯出都會擷取文件在當下的原貌——名稱、內容、標籤與已連結的客戶／專案——因此日後的編輯絕不會改變過去的匯出。匯出區段會列出每份 PDF 及其大小與日期；可個別下載或刪除它們。PDF 包含產生當下的文件文字；不包含任何版本記錄。
它如何與 Ceum 的其餘部分連結
- 客戶與專案——文件可連結至任意數量的客戶與專案（皆為選填）。它會出現在每個已連結客戶與專案的相關文件中。若您刪除其中一個客戶或專案，文件會保留——只是失去那一個連結。
- 標籤——與 Ceum 各處的標籤系統共用。
- 記錄——文件編輯透過版本快照追蹤，而非一般的實體變更記錄；請參閱文件版本。
提示與邊界情況
- 刪除為永久性。 移除文件也會移除其版本記錄與已匯出的 PDF——沒有資源回收桶。
- 文件以 Markdown 儲存。 您可以在富文字模式下以視覺方式編輯，或在原始 Markdown 中編輯，但沒有嵌入媒體，也沒有獨立的圖片上傳。
- 版本控制僅在內容變更時執行。 重新命名、重新加標籤或重新連結文件不會建立版本快照。
- 沒有欄位層級的變更記錄。 對文件而言，版本時間軸就是記錄介面——沒有「誰變更了什麼」的稽核軌跡。
在行動裝置上
- 在原生底部彈出表單中建立與編輯文件。已快取的文件在離線時可讀，但建立與編輯需要連線——離線時只有交易與時間記錄可以變更。請參閱離線支援。
- 您可以閱讀文件並將其匯出為 PDF（透過原生分享面板分享），但版本記錄與還原僅限網頁版。