電子郵件可撰寫並寄送訊息給客戶、附加發票或其他檔案、填入範本變數，並保留所有已寄送內容的完整紀錄。每則訊息都透過 Ceum 的郵件供應商遞送，並連同其遞送狀態一起記錄在您的電子郵件紀錄中。
您可以做什麼
開啟電子郵件以瀏覽您所有已寄送訊息的電子郵件紀錄、撰寫新訊息，或開啟您的電子郵件範本以檢視與編輯它們。
撰寫訊息
撰寫頁面有：
- 客戶——必填。選取客戶會自動以其主要電子郵件填入收件者欄位。當該客戶有多個地址時，收件者會變成列出全部地址的建議欄位，一次點擊即可切換到帳單收件匣。
- 收件者、副本、密件副本——收件人欄位。
- 主旨——支援以
{{name}}形式撰寫的範本變數。 - 內文——多行，套用相同的變數替換。
- 附件——檔案或發票；詳見下方。
當您輸入時，主旨與內文會被檢查：任何不屬於當前範本的 {{variable}} 都會在您寄送前提出警告。
範本與變數
五種內建範本提供措辭——一種用於給客戶的一般訊息，一種用於寄送發票，一種用於催繳逾期發票，專案與任務各一種。每種範本各自帶有一組固定的 {{variable}} 佔位符，也都可以在電子郵件範本頁面重新撰寫。範本由哪些部分組成、接受哪些變數，以及寄送時如何挑選範本，都在電子郵件範本與電子郵件記錄中說明。
附件
您可以附加：
- 檔案——任何您上傳的檔案，例如 PDF、圖片、Word 或 Excel 文件。
- 既有的發票 PDF——重複使用發票已產生的 PDF。
- 重新產生的發票 PDF——當場從發票產生新的 PDF。
當您附加發票時，收件人必須與發票客戶的電子郵件相符——表單會阻止不相符的情況，避免您把發票寄錯人。
電子郵件紀錄
每則訊息都會記入電子郵件記錄，附上收件人、主旨、日期、遞送狀態與範本，不論是否成功遞送。電子郵件範本與電子郵件記錄說明一列包含哪些內容、可依什麼篩選、展開後會看到什麼、如何匯出列，以及項目保留多久。
從項目快速寄送
從客戶、發票、專案或任務選擇電子郵件，會開啟已預先填妥的撰寫表單：
- 從客戶——給客戶的訊息範本，已填入客戶名稱。
- 從發票——寄送發票或逾期提醒範本（依到期日選擇），已填入發票編號、金額、貨幣與到期日，並將該發票排入附件。
- 從專案——專案電子郵件範本，已填入專案名稱。
- 從任務——任務電子郵件範本，已填入任務與專案名稱。
提示與特殊情況
- 每次寄送都會記錄。 已寄送的訊息會被遞送，並連同其遞送狀態記錄在您的電子郵件紀錄中；寄送失敗會在其紀錄列上顯示錯誤。
- 範本變數是固定的。 若您需要額外的動態內容，請直接寫進內文，或不使用範本撰寫。
- 發票附件會檢查客戶的電子郵件。 若客戶沒有登錄電子郵件，在您補上之前無法寄送發票給他們。
寄送限制
為防止失控或意外的大量寄送，每個帳戶在滾動時間窗內可寄送的電子郵件數量都有上限：
- 您的限制——由方案決定：Starter 為 10 封電子郵件、Plus 為 50 封、Pro 為 100 封。Free 方案的限制為 0，因此 Free 帳戶完全無法寄送電子郵件。
- 時間窗——浮動的 24 小時（從現在起的最近 24 小時），而非固定的日曆日。
- 即時計數——只有成功寄送的訊息才計入限制。
- 達到限制時——撰寫頁面會顯示一個說明限制的橫幅，且寄送按鈕會被停用。當較舊的訊息逐漸超出 24 小時時間窗後，容量會再次釋出，您便可再次寄送。
- 個別帳戶覆寫——Ceum 支援團隊可為單一帳戶設定限制，該限制會取代方案的限制。
若某次寄送因超出限制而被拒絕，您會看到一則錯誤，說明您已用掉多少配額。
收件人變更
選取客戶會以其主要地址填入收件者，若該客戶還有其他地址，也會作為建議提供。兩種情況下收件者都維持為自由文字欄位——一次性的收件人始終允許。
若您把收件者改為該客戶未登記的地址，會出現一則警告，避免意外的收件人變更被忽略——訊息仍可寄送，警告只是提醒。選擇該客戶自己的任一地址不會觸發警告。
有一種情況更嚴格：附有發票 PDF 時，收件人必須是該發票客戶自己的地址之一——其中任一個即可，不限於主要地址。寄給其他任何人都會被拒絕。
在行動裝置上
行動應用程式涵蓋閱讀與寄送：
- 閱讀紀錄與撰寫——瀏覽已寄送的電子郵件、開啟其中一則以檢視渲染後的細節與附件，並撰寫新訊息，可選擇範本、客戶收件人自動填入（並可挑選客戶的其他地址）、裝置檔案與發票 PDF 附件，以及相同的寄送配額橫幅。
- 範本為唯讀——您可以在撰寫時套用範本，但建立、編輯與刪除範本僅限網頁版。