清單頁只顯示一種紀錄。組合檢視則一次顯示多種,並且彼此巢狀:客戶,以及每位客戶下方的專案、文件與發票。結構只需描述一次,儲存之後下次開啟就在那裡。
您的帳號一開始就有兩個檢視:客戶總覽 與 專案工作。
一個檢視由什麼組成
一個檢視是最多四個層級的堆疊,由外而內。最上層是檢視的起始紀錄。下面的每一層都透過一種關聯抵達——「這位客戶的專案」「這個專案的任務」。
檢視中可以出現八種紀錄:客戶、專案、任務、文件、發票、交易、時間記錄與訂閱。其中任何一種都可以作為檢視的起點。在最上層之下,您從確實與上一層有關聯的種類中挑選——例如時間記錄掛在任務之下,訂閱則掛在交易之下。
一層可以包含不只一組紀錄,最多四組。正因如此,客戶可以同時展開成它的專案與它的文件,兩者並列,而不必要您二選一。每一組各自載入、各自分頁,並擁有自己的標頭列標示欄位名稱——因為專案和文件的欄位並不相同,共用一個標頭勢必要對其中之一說謊。
每一組在列出之前也可以依其中某個欄位分組。例如把交易依類型分組,一長串清單就變成一列收入與一列支出,各自展開到自己的紀錄。分組最多可以疊加三層:先依類型再依客戶分組,兩列之中就各自出現客戶。
篩選某一層
每組紀錄都有自己的篩選條件,而篩選是一棵條件樹,不是一份扁平清單。您為一組條件選擇全部符合或任一符合,並且可以把一個群組巢狀放進另一個群組。
這正是它與清單頁篩選的不同之處:在清單頁上,不同欄位的條件永遠以且組合。在這裡您可以要求「狀態為進行中或截止日期早於月底」,而這是清單頁完全無法表達的。
一個條件由欄位、比較方式與值組成。比較方式共有十四種,每個欄位獲得的是對它有意義的那幾種:文字可以包含某內容或以某內容開頭,數字與日期可以大於、小於或介於兩者之間,狀態或標籤可以是某個集合中的一項。有兩種比較——為空與不為空——完全不需要值。
沒有條件的一組會顯示全部紀錄,這與一個內部沒有條件的群組並不相同。清空一個群組即會將其移除。
單一篩選最多可容納 64 個條件與群組(兩者合計),巢狀最多四層。超過其中任一上限,該檢視便會被拒絕而不是儲存,因為那種規模的規則樹會編譯成沒有人願意等待的查詢。
分頁標籤
開啟的檢視在頁面上方顯示為分頁標籤。
- + 建立新的檢視。它是草稿:只存在於目前的瀏覽器中,並在標籤列中帶有標記,直到您儲存它。
- 儲存檢視把草稿變成已儲存的檢視。此後它會存放在您的帳號中,並可在任何裝置上開啟。該按鈕位於結構頁面,檢視就是在那裡寫成的。
- × 關閉分頁標籤。關閉已儲存的檢視並不會刪除它——檢視仍留在帳號中。
- 開啟檢視會以表格列出所有尚未開啟的已儲存檢視,可以搜尋與排序,並顯示每個檢視的說明和最後修改時間,因此在開啟之前就能分辨名稱相近的兩個檢視。關閉的檢視從這裡回來,要永久刪除檢視也在這裡進行。
在分頁標籤上按右鍵可以重新命名、關閉,或者左移、右移。重新命名已儲存的檢視會在各處生效;重新命名草稿只影響這裡。按住 Alt 並用左右方向鍵也可以移動已聚焦的分頁標籤,而且只有已儲存的檢視能移動——草稿沒有可以保留的位置。
每個分頁標籤都有自己的網址,因此檢視可以加入書籤,連結也會在另一台裝置上開啟同一個檢視。每個分頁標籤會記住您展開過的列,所以看一眼旁邊的分頁標籤再回來,樹還是您離開時的樣子。變更檢視的結構會重新收合它,因為原先展開的列在新的形狀裡未必存在。
列是如何載入的
檢視一次只載入一層。開啟頁面時只載入最上層;下面的一層要等您展開它上方的列才會載入,而且每一層各自分頁。您從未展開的分支不會產生任何成本。
最上層像應用程式裡其他表格一樣分頁:列下方有頁碼選擇器,並沿用您為清單設定的每頁筆數。下面一層是在上層列內部展開的一段列,因此它是成長而不是翻頁——再顯示 N 筆會把下一批附加在後面,您已經在讀的內容留在原處。
由此引出兩點,而且兩點都容易被誤讀:
一列可能維持空白。 某位客戶的專案全部未通過篩選時,該客戶仍會出現,展開後沒有任何內容。這是誠實的回答——「這位客戶沒有符合您規則的專案」——而不是把客戶直接移除,留您猜它去了哪裡。
巢狀層的列數可能多於上一層。 一個專案可以關聯多位客戶,因此會出現在每位客戶下方。把某一層加總後與上一層比較是對不上的,對不上也並不代表出了問題。
使用一列
檢視裡的一列就是紀錄本身;在它自己的清單頁上能做的事,在這裡都能做。
點名稱就能開啟它。 點擊第一欄裡的名稱,就會進入那筆紀錄自己的頁面。儲存格裡的名稱也是連結——任務的專案、發票的客戶——放不下時,+2 會展開其餘的。
儲存格的畫法和紀錄自己的頁面一致。 金額按開立時的貨幣顯示,而不是一個光禿禿的數字;日期用您的格式;狀態顯示為帶顏色的徽章;標籤帶著各自的顏色。
可以就地編輯。 把指標移到儲存格上會出現一支鉛筆;Enter 或勾號儲存,Esc 或叉號放棄。在自己的清單頁上沒有鉛筆的欄位,這裡也沒有——由明細列彙總出來的合計仍然是算出來的,不是打進去的。
在一列上按右鍵,會得到這筆紀錄在自己清單頁上的同一個選單:開啟、複製、標記、刪除等等。無論您在那裡做了什麼,檢視都會自己跟上。
群組列沒有這些。一個群組代表若干筆紀錄,所以沒有什麼可開啟、可編輯或可刪除的。
排序
點擊欄標題即可依它排序——點一次遞增,再點一次遞減,第三次清除排序。第一欄,也就是放著每筆記錄名稱的那一欄,同樣可以排序。
排序作用於整組紀錄,而不只是您點擊的那一個分支。這個客戶底下的發票和那個客戶底下的發票屬於同一組,所以它們一起動;分別排序會讓同一頁的兩個部分互相矛盾。
排序存在頁面網址裡,而不在檢視裡。因此它可以加書籤、可以傳給別人,也會跟著您在分頁標籤之間走——但它不會改動檢視,別人的那一份也不會跟著動。
檢視不做的事
檢視不包含任何紀錄。它只是對「要讀什麼」的描述,因此刪除檢視不會改變它所顯示的客戶、專案或發票——而在檢視裡編輯儲存格,改的是紀錄,不是檢視。
匯出檢視
匯出會把螢幕上的檢視變成一個檔案——就是您正在看的那個分頁標籤,無論是否已儲存,所以您不必為了拿到檔案而先儲存檢視,而且會按您排好的順序匯出。
檔案中每組紀錄各占一張工作表,因為客戶層與文件層沒有共同的欄,用一張表就必然會對其中一層張冠李戴。巢狀結構以縮排保留:專案縮排顯示在它的客戶之下,順序與螢幕上一致。檔案帶有檢視所帶的欄,因此與您所閱讀的內容一致。
CSV 只包含第一張工作表,因為該格式沒有第二張的概念。若要保留整個檢視,請選擇 Excel 或 PDF。檢視過大時會被拒絕而不是截斷;請收窄其篩選條件後再試。