Useimmat niistä, joiden on nähtävä työsi, eivät koskaan kirjaudu siihen sisään. Asiakas haluaa laskun. Kirjanpitäjä haluaa yhden tilitapahtuman ja siihen liitetyn kuitin. Työkumppani haluaa seurata taulun liikettä ilman että hänelle annetaan avaimet kaikkeen muuhun. Kuvakaappaus vastaa kysymykseen kerran ja on väärässä heti kun jokin muuttuu.
Jakolinkki vastaa siihen kunnolla: yksi osoite, joka avaa vain luku -näkymän yhteen työtilasi kohteeseen – laskuun, tehtävään, tauluun, kalenteriisi – aina sen nykyisessä tilassa, eikä toisessa päässä tarvita tiliä. Se on myös haltijavaltuus: kuka tahansa koko osoitteen haltija pääsee sisään ilman kirjautumista. Siksi tämä läpikäynti käsittelee linkin luomisen, lähettämisen, sen mitä linkki paljastaa, ja sen ottamisen takaisin.
Jakaminen kuuluu Plus- ja Pro-tilauksiin. Free- ja Starter-tilauksissa Jaa-toiminto näkyy yhä, mutta se on lamaantunut ja vie tilaussivulle. Linkit luodaan selainsovelluksessa; mobiilisovelluksen jakotoiminto avaa laitteesi oman jakolevyn juuri lataamallesi tiedostolle, mikä on eri asia.
Tavoite
Anna työtilasi ulkopuoliselle elävä, vain luettava näkymä siihen yhteen asiaan, jonka valitsit – lähetettynä vanhenemisaikoineen, mitätöitävissä milloin tahansa – ja tiedä täsmälleen, mitä se paljastaa ja mitä ei.
1. Aloita siitä, mitä jaat
Jaetut tiedot -sivulla ei ole ”uusi linkki” -painiketta. Sivu listaa jo olemassa olevat ja antaa hallinnoida niitä; jokainen linkki luodaan itse tietueesta. Avaa kohde ja paina Jaa.
- Lasku – tietosivulta tai laskuluettelon rivitoiminnoista.
- Dokumentti – dokumentin tietosivulta.
- Tilitapahtuma – tilitapahtumataulukon rivitoiminnoista tai otsikosta sitä muokattaessa.
- Tehtävä – tehtävän tietosivulta tai kanban-taululla avatun kortin toimintovalikosta.
- Kanban-taulu – taulusivulta, sille taululle joka on valittuna.
- Kalenteri – kalenterin työkalurivistä. Vaihe 4 käsittelee tämän, joka käyttäytyy eri tavalla.
- Luodut tiedostot – vienti, luotu laskun PDF tai luotu dokumentin PDF. Katso Tietojen vienti.
Linkki näyttää sen, minkä jaoit, eikä mitään sen ympäriltä. Avaaja saa teeman ja tiiviin näkymän valinnat eikä mitään keinoa muuttaa mitään, ja liittyvät tietueet kulkevat mukana vain niminä: jaettu tilitapahtuma nimeää asiakkaansa ja projektinsa, se ei avaa niitä.
2. Aseta vanheneminen ja lähetä linkki sähköpostitse, jos se sopii
Ikkuna kysyy kaksi valinnaista asiaa. Aseta vanheneminen on oletuksena päällä, ja Vanhenemispäivä on täytetty kalenterikuukauden päähän, koska osoite jota et voi valvoa on turvallisempi, jos se lakkaa toimimasta itsestään. Siirrä päivää tai kytke Aseta vanheneminen kokonaan pois, jos haluat linkin joka on voimassa siihen asti kun mitätöit sen. Nimenomainen vanheneminen voidaan asettaa enintään 90 päivän päähän – palvelin torjuu sitä kauemmas asetetun.
Lähetä sähköpostiin ottaa yhden tai useamman osoitteen ja lähettää linkin kuhunkin heti luonnin jälkeen. Kyseessä on sama yksi linkki jokaisessa viestissä, joten sen mitätöiminen myöhemmin sulkee kaikki kopiot kerralla. Lähettäminen on valinnaista; jätä kenttä tyhjäksi, niin kopioit osoitteen itse.
3. Kopioi se heti – koko linkki näytetään kerran
Luonnin jälkeen ikkuna paljastaa osoitteen. Tuo paljastus on ainoa hetki, jolloin se on olemassa luettavassa muodossa: palvelin säilyttää tunnuksesta tiivisteen ja lyhyen tunnisteosan, joten kopioimatta jäänyttä linkkiä ei voi palauttaa mistään. Sulje ikkuna kopioimatta, ja ainoa korjaus on luoda uusi.
Aktiivisia linkkejä voi olla 50 kerrallaan. Vanhentunut tai mitätöity linkki vapauttaa paikkansa, mikä on yksi syy mitätöidä vanhat sen sijaan, että antaisi niiden kertyä.
4. Jaa kalenteri ja sen mukana kulkeva syöte
Kalenterin jako on poikkeus: se ei liity yhteen tietueeseen, ja se on ainoa linkki, jonka määrität luontihetkellä. Valitse, mitkä merkintäryhmät kulkevat mukana – tapahtumat, tehtävät, tilausten uusiutumiset – ja rajataanko tehtävät niihin projekteihin, joihin oma kalenterisi ne rajaa. Merkkien värit ja mahdollinen projektisuodatin otetaan kalenteriasetuksistasi sellaisina kuin ne sillä hetkellä ovat. Sää ei kulje koskaan mukana, eivätkä tuoduista syötteistä haetut tapahtumat.
Tiedä, mitä luovutat, ennen kuin lähetät sen. Vastaanottaja näkee yhden kuukauden kerrallaan ja voi selata taakse- ja eteenpäin enintään kolme vuotta kumpaankin suuntaan tästä päivästä – kalenterilinkki on ikkuna aikatauluusi, ei tilannekuva tästä viikosta.
Nuo valinnat jäädytetään linkkiin. Omien kalenteriasetusten muuttaminen jälkikäteen ei muuta sitä, mitä olemassa oleva linkki näyttää, eikä valintoja voi myöhemmin muokata – jonkun postilaatikossa jo olevan osoitteen hiljainen laajentaminen olisi muutos, jota et mitenkään näkisi. Jos haluat jakaa toisin, mitätöi linkki ja luo uusi.
Yksi lisäkytkin, pois päältä ellet kytke sitä, lisää tilattavan syötteen: selainlinkin rinnalle toisen osoitteen, jonka kalenterisovellus voi tilata, jolloin merkinnät ilmestyvät sinne ja päivittyvät itsestään. Se näyttää täsmälleen saman kuin selainlinkki, ja linkin mitätöinti pysäyttää molemmat.
5. Tiedä, missä tunnus sijaitsee
Selaimessa avattavassa linkissä pääsyn myöntävä osa sijaitsee osoitteen fragmentissa – kaikessa #-merkin jälkeen. Selain ei koskaan lähetä fragmenttia palvelimelle, joten tunnus pysyy poissa pyyntölokeista, poissa jäljitystiedoista ja poissa Referer-otsakkeesta, jonka selain lähettää katsojan siirtyessä pois jaetulta sivulta. Sivu lukee sen paikallisesti ja välittää sen pyynnön otsakkeessa.
Tilattava kalenterisyöte on poikkeus. Kalenterisovellus hakee tavallisen osoitteen eikä aja koodia, joten se ei voi poimia tunnusta fragmentista eikä liittää otsaketta; kyseinen syöte kuljettaa tunnuksensa sen sijaan kyselyparametrina, joka kyllä päätyy palvelimelle. Se poistetaan lokiin kirjattavasta osoitteesta ennen rivin kirjoittamista, mutta se on aidosti osoitteessa eikä fragmentin suojaama.
Kohtele kummassakin tapauksessa koko osoitetta salasanana. Lähetä se kuten lähettäisit salasanan, aseta vanheneminen silloin kun voit, ja mitätöi se, kun se on tehnyt tehtävänsä.
6. Mitätöi se, kun työ on tehty
Jaetut tiedot -sivu on rekisteri: jokainen linkki tyyppinsä, osoittamansa tietueen, tunnisteosansa, tilansa, vanhenemisensa, viimeisimmän avauskertansa ja avauskertojen määrän kera. Tuo määrä on ainoa merkki, jonka saat siitä, että linkki on kulkenut pidemmälle kuin tarkoitit. Yhdelle asiakkaalle lähetetty linkki, joka on avattu neljäkymmentä kertaa, on lähes varmasti välitetty eteenpäin – mitätöi se ja lähetä tuore sille, jolla sen kuuluu olla.
Rivillä on kaksi toimintoa. Muokkaa vanhenemista asettaa, siirtää tai poistaa päivämäärän. Mitätöi poistaa linkin pysyvästi käytöstä: sitä käyttävät menettävät pääsyn heti, eikä sitä voi kumota – mutta tuoreen linkin voi aina luoda. Valitse useita rivejä, niin mitätöit ne kerralla.
Linkki keskeytyy myös itsestään, jos tilauksesi lakkaa kattamasta jakamista tai sitä ominaisuutta, jota se jakaa – vaikkapa taululinkki tilauksessa, johon kanban ei kuulu. Päivitä tilaus takaisin, niin samat linkit alkavat toimia; niitä ei tarvitse luoda uudelleen.
Mitä lopputuloksena saat
Yksi harkittu viipale työtilastasi jonkun toisen käsissä, vain luettavana ja ajan tasalla, päivämäärän kanssa jolloin se lakkaa toimimasta ja kytkimen kanssa joka tappaa sen aiemmin. Useimmissa linkeissä tuo viipale on yksi tietue. Taululinkki kantaa jokaisen taulun tehtävän ja kalenterilinkki ikkunan aikatauluusi kolme vuotta kumpaankin suuntaan tästä päivästä – juuri siksi nuo kaksi ansaitsevat toisen ajatuksen ennen lähettämistä. Mitään valitsemasi viipaleen ulkopuolelta ei tavoita minkään niistä kautta, toiseen päähän ei luotu tiliä, ja Jaetut tiedot -sivun rekisteri kertoo, mikä on yhä auki ja kuinka usein kutakin linkkiä on käytetty.