Kun useita projekteja pyörii yhtä aikaa, jokainen jaettu näkymä taistelee itseään vastaan: yksi taulu, joka pitää sisällään jokaisen asiakkaan työn, yksi kalenteri, joka on täplitetty kaikella erääntyvällä. Ratkaisu ei ole siistimpi lista – se on näkymä, joka on rakennettu yhtä projektia kerrallaan varten. Tämä läpikäynti virittää kaksi niistä, kanban-taulun ja kalenterin, jotta kumpikin lakkaa näyttämästä kaikkea ja alkaa vastata yhteen kysymykseen: mitä tässä projektissa tapahtuu?
Jos et ole vielä muovannut projektin vaiheita ja tehtävätyyppejä, Muotoile projektin työnkulku ja työstä sitä taululla on tämän kumppani – se opas määrittää työnkulun; tämä suuntaa näkymäsi siihen.
Tavoite
Muuta ”kaikkea, kaikkialla” projektikohtaiseksi tarkennukseksi: taulu, joka on rajattu yhteen projektiin ja jossa on vain sen tarvitsemat sarakkeet ja korttien tiedot, ja kalenteri, joka näyttää vain kyseisen projektin sirut – kukin näkymä muistettuna, joten projektien vaihtaminen on näkymien vaihtamista.
1. Anna kullekin projektille tilat ja tyypit, joita se tarvitsee
Tilat ja tehtävätyypit voivat olla projektikohtaisia, eivät vain globaaleja. Tehtävätilat- ja tehtävätyypit-sivuilla voit rajata tilan tai tyypin tiettyihin projekteihin, jotta Asiakaskatselmointi-vaihe tai Suunnittelu-tyyppi on olemassa vain siellä, missä se on järkevää. Juuri tämä tekee tämän oppaan lopusta aidosti projektikohtaisen: yhteen projektiin kavennettu näkymä voi sitten näyttää vain ne vaiheet ja muodot, jotka kuuluvat siihen.
Tilat kantavat merkintöjä – päätöstila (tehtävillä ratkaistu), työjono, vaatii toimenpiteen – joita listat ja suodattimet lukevat myöhemmin, joten ne kannattaa asettaa matkan varrella (katso Mukautetut tilat siitä, mitä kukin tekee).
2. Rakenna yhteen projektiin rajattu taulu
Taulut sovelluksessa ovat omiasi ja voit pitää useita – tee siis yksi projektia kohti sen sijaan, että jakaisit yhtä seinää. Luo taulu Kanban-taulut -sivulla, avaa sitten sen muokkaussivu ja aseta kolme asiaa:
- Projektisuodatin – kavenna taulu yhteen projektiin. Nyt näkyviin tulevat vain kyseisen projektin tehtävät, ja taulu tarjoaa vain ne tilat ja tyypit, jotka ovat sen piirissä (sekä ne, jotka koskevat kaikkia projekteja).
- Näkyvät sarakkeet – taulukohtainen tarkistuslista käytössä olevista tiloistasi. Jätä ne, joiden läpi tämä projekti kulkee, ja tyhjennä loput, jotta taulu on täsmälleen niin leveä kuin työ vaatii. Näytä työjonosarakkeet ja Näytä valmiit sarakkeet kytkevät nuo erityisvaiheet itsenäisesti päälle ja pois.
- Kortin sisältö – kytke päälle vain täällä merkitsevät tiedot: projektin murupolku, tyyppipiste, määräaika, kuvauksen katkelma, sisäkkäiset alitehtävät. Kortti, joka kantaa vain sitä mihin tartut, luetaan nopeammin kuin kaikella ahdettu.
Aktiivinen taulu pysyy selainkohtaisesti, joten kun olet rakentanut taulun projektia kohti, projektien vaihtaminen on vain yhden valitsemista otsikon pudotusvalikosta.
3. Suodata sitä pidemmälle, hetkessä
Projektikohtainen taulu on jo tarkennettu; suodatus ja lajittelu vie sen viimeisen askeleen. Kavenna tehtävätyyppiin, tunnisteeseen kuten kiireellinen, tai tällä viikolla erääntyvään työhön – suodattimet yhdistyvät, joten ”katselmoinnissa olevat suunnittelutehtävät” on yksi ainoa näkymä. Taulun määritys on pysyvä muoto; suodatin on tilapäinen linssi tämän päivän viipaleeseen.
4. Suuntaa kalenteri samaan projektiin
Kalenterissa on sama kaikki-kerralla-ongelma ja sama parannuskeino. Avaa Kalenterin asetukset ja kytke kohdassa Tehtävät asetus Näytä kaikki projektit pois – silloin esiin tulee projektisuodatin, josta valitset, minkä projektien tehtävät sisällytetään. Valitse se, johon keskityt, niin ruudukko pudottaa kaikkien muiden projektien sirut; valintasi näkyvät poistettavina tunnisteina, joten näkymän laajentaminen takaisin on yhden klikkauksen päässä.
Muutama lähellä oleva säädin tekee näkymästä omasi:
- Sisällytä projektittomat tehtävät – pidä irralliset tehtävät näkyvissä, tai piilota ne nähdäksesi vain projektityön.
- Lajikohtaiset kytkimet ja värit – tehtävillä, mukautetuilla tapahtumilla ja tilausten uusiutumisilla on kullakin oma päälle/pois-kytkin ja väri, ja tehtävät voidaan sävyttää niiden tehtävätyypin värillä. Kytke pois se, mitä et tarvitse tällä viikolla.
Nyt sama projekti luetaan kahdella tavalla: taulu näyttää missä kukin tehtävä on, kalenteri milloin se erääntyy – kumpikin näyttää vain kyseisen projektin, ei mitään muuta.
Mitä lopputuloksena saat
Yksi projekti, kaksi tarkennettua näkymää: taulu, jossa on vain sen sarakkeet, kortit ja tehtävät, ja kalenteri, jossa on vain sen sirut. Koska kumpikin muistaa asetuksensa, taulun ja kalenterisuodattimen pitäminen projektia kohti muuttaa kysymyksen ”mikä näistä kahdestatoista asiasta koskee tätä asiakasta?” pelkäksi jo rakentamasi näkymän avaamiseksi.