Mitkään kaksi työn lajia eivät etene samojen vaiheiden läpi: suunnitteluprojektilla, kehityssprintillä ja kirjoitusputkella on kullakin omat vaiheensa. Tässä läpikäynnissä sovitetaan Ceum työhön sen sijaan, että työ pakotettaisiin kiinteään pohjaan – määrität vaiheet ja kentät, jotka projektilla todella on, ja nostat sen sitten taululle, joka näyttää vain sen, mihin sinun on tänään tartuttava.
Mukauttaminen on kertaluonteinen määritys kutakin työn lajia kohti. Hyöty koituu jokaisena päivänä sen jälkeen, kun taulu vastaa todellista prosessiasi riittävän tarkasti kertoakseen, mitä tehdä seuraavaksi.
Tavoite
Saa Ceum heijastamaan sitä, miten tietty projekti todella etenee – omat vaiheensa, omat tehtävälajinsa, omat yksityiskohtansa – ja työstä sitä sitten taululla, joka piilottaa kaiken, mikä ei juuri nyt ole sinun ongelmasi.
1. Määritä vaiheet, jotka työllä todella on
Oletustyönkulku on Työjono → Avoin → Suunnittelu → Käynnissä → Tarkista → Valmis – järkevä lähtökohta, mutta useimmalla työllä on omat vaiheensa. Mukautetut tilat antavat asettaa ne, joita prosessisi todella käyttää.
Rakenna tehtävätilat -sivulla sarakkeet, joiden läpi prosessisi todella kulkee – sisältöprojektissa ne voisivat olla Idea → Luonnostelu → Muokkaus → Asiakaskatselmointi → Julkaistu. Merkinnät kantavat merkitystä nimen lisäksi:
- Ratkaistu merkitsee päätevaiheen, jotta Ceum tietää tehtävän olevan tehty (sama ajatus kuin maksetun laskun ollessa suoritettu – yksi merkintä, sanottuna tietuetyypin mukaan).
- Työjono ja vaatii toimenpiteen antavat sovelluksen käsitellä noita vaiheita erityisellä tavalla – nostaen esiin sen, mikä vaatii huomiota, ja pitäen työjonon poissa tieltäsi.
Tilat eivät ole vain tehtäviä varten: asiakkailla, projekteilla ja laskuilla on omat tilajoukkonsa, joten jokainen entiteetti voi edetä sille järkevien vaiheiden läpi.
2. Anna tehtäville oikeat muodot ja kentät
Tehtävä on liian tylppä työkalu useimpiin projekteihin. Tehtävätyypit antavat erottaa työn lajit toisistaan – Artikkeli, Vika, Suunnittelu, Palaveri – jottei taulu ole seinällinen samanlaisia kortteja. (Vika on huomionarvoisesti tehtävätyyppi, ei tila – vika etenee silti vaiheidesi läpi kuten mikä tahansa muukin.)
Sitten mukautetut kentät lisäävät yksityiskohdat, joilla on merkitystä tässä projektissa eikä missään muualla: sanamäärä artikkeleissa, vakavuusaste vioissa, URL-osoite suunnittelutehtävissä. Ne määritetään tehtävätyypeittäin ja tulevat sisäänrakennettujen kenttien päälle – lisäät sen, mitä kukin tehtävälaji tarvitsee; vakiokentät ovat aina paikalla eikä niitä voi poistaa.
Jos tämän työn tehtävät ja projektit liittyvät toisiinsa tietyillä tavoilla – estää, riippuu, on kaksoiskappale – Suhdetyypit antavat nimetä nuo linkit, jotta yhteydet ovat eksplisiittisiä eivätkä oletettuja.
3. Laita se taululle
Kun vaiheet ja muodot on määritetty, työ tahtoo tulla nähdyksi liikkeessä. Avaa kanban-taulu: mukautetuista tiloistasi tulee sarakkeet, ja tehtävät ovat kortteja, joita vedät vaiheesta toiseen. Kortin vetäminen on sen tilan muuttamista – taulu ei ole vain prosessisi katselua varten, se on paikka, jossa ajat sitä.
Jokaisella taululla on oma konfiguraationsa: mitkä tilasarakkeet näkyvät, näytetäänkö työjono- ja ratkaistu-sarakkeet, ja mitä kukin kortti näyttää – projektin polku, tyyppipiste, määräpäivä, kuvaus, alitehtävät. Viritä ne niin, että taulu on juuri niin leveä ja yksityiskohtainen kuin tämä projekti tarvitsee, eikä enempää.
Koska taulut ovat omiasi, voit pitää useita – yhtä projektia kohti tai yhtä asiakasta kohti – ja vaihdella niiden välillä. Yhden projektin vaiheisiin viritetty taulu voittaa geneerisen tehtävälistan, koska se peilaa sitä, miten kyseinen projekti todella virtaa. Kun joku ilman tiliä tarvitsee nähdä sen, jakolinkki antaa hänelle vain luku -näkymän tauluun – tai yksittäiseen tehtävään – joka näyttää aina sen nykyisen tilan.
4. Suodata se siihen, mikä juuri nyt on olennaista
Täysi taulu on kartta; suodatettu taulu on päätös. Siinä missä taulun konfiguraatio on sen pysyvä muoto, suodatin on tilapäinen linssi sen päällä: suodatus ja lajittelu kaventaa taulun juuri siihen viipaleeseen, johon sinun on tartuttava – tämä asiakas, tämä tehtävätyyppi, kiireellinen-tunnisteella merkityt tehtävät, tällä viikolla erääntyvä työ – jotta ne kaksikymmentä asiaa, joita et tänään tee, väistyvät niiden kolmen tieltä, joita teet.
Suodattimet yhdistyvät, joten ”tämän asiakkaan katselmoinnissa olevat suunnittelutehtävät” on yksi keskittynyt näkymä. Aseta suodatin, joka vastaa nykyistä työtäsi, niin taulu lakkaa olemasta tilaraportti ja alkaa olla työlista.
Mitä lopputuloksena saat
Projekti mallinnettuna sen omilla ehdoilla – todelliset vaiheet, merkitykselliset tehtävätyypit, olennaiset kentät – pyörimässä taululla, jonka voit suodattaa juuri tämän päivän työhön. Määrityksen hinta maksetaan kerran; sen jälkeen taulu kertoo jatkuvasti, mitä tehdä seuraavaksi, koska se vihdoin vastaa sitä, miten työ liikkuu.