Mitkään kaksi työn lajia eivät etene samojen vaiheiden läpi. Suunnitteluprojekti ei ole kehityssprintti eikä kirjoitusputki. Tässä läpikäynnissä taivutetaan Ceum sopimaan työhön sen sijaan, että taivutettaisiin työ sopimaan kiinteään pohjaan: määrität vaiheet ja kentät, jotka projektilla todella on, ja nostat sen sitten taululle, joka näyttää vain sen, mihin sinun on tänään tartuttava.
Mukauttaminen on kertaluonteinen määritys kutakin työn lajia kohti. Hyöty koituu jokaisena päivänä sen jälkeen, kun taulu vastaa todellista prosessiasi riittävän tarkasti kertoakseen, mitä tehdä seuraavaksi.
Tavoite
Saa Ceum heijastamaan sitä, miten tietty projekti todella etenee — omat vaiheensa, omat tehtävälajinsa, omat yksityiskohtansa — ja työstä sitä sitten taululla, joka piilottaa kaiken, mikä ei juuri nyt ole sinun ongelmasi.
1. Määritä vaiheet, jotka työllä todella on
Oletustyönkulku on Työjono → Avoin → Suunnittelu → Käynnissä → Katselmointi → Valmis, mikä on hyvä alku mutta huono lopputulos — työlläsi on lähes varmasti erilaiset vaiheet. Mukautetut tilat antavat asettaa todelliset.
Rakenna tehtävätilat -sivulla sarakkeet, joiden läpi prosessisi todella kulkee — sisältöprojektissa ne voisivat olla Idea → Luonnostelu → Muokkaus → Asiakaskatselmointi → Julkaistu. Merkinnät kantavat merkitystä nimen lisäksi:
- Valmis merkitsee päätevaiheen, jotta Ceum tietää tehtävän olevan tehty (sama ajatus kuin maksetun laskun ollessa valmis).
- Työjono ja vaatii toimenpiteen antavat sovelluksen käsitellä noita vaiheita erityisellä tavalla — nostaen esiin sen, mikä vaatii huomiota, ja pitäen työjonon poissa tieltäsi.
Tilat eivät ole vain tehtäviä varten: asiakkailla, projekteilla ja laskuilla on omat tilajoukkonsa, joten jokainen entiteetti voi edetä sille järkevien vaiheiden läpi.
2. Anna tehtäville oikeat muodot ja kentät
Tehtävä on liian tylppä työkalu useimpiin projekteihin. Tehtävätyypit antavat erottaa työn lajit toisistaan — Artikkeli, Vika, Suunnittelu, Palaveri — jottei taulu ole seinällinen samanlaisia kortteja. (Vika on huomionarvoisesti tehtävätyyppi, ei tila — vika etenee silti vaiheidesi läpi kuten mikä tahansa muukin.)
Sitten mukautetut kentät tallentavat yksityiskohdat, joilla on merkitystä tässä projektissa eikä missään muualla: sanamäärä artikkeleissa, vakavuusaste vioissa, URL-osoite suunnittelutehtävissä. Määrität ne tehtävätyypeittäin, joten kukin tehtävälaji kysyy täsmälleen tarvitsemansa tiedon eikä mitään, mitä se ei tarvitse.
Jos tämän työn tehtävät ja projektit liittyvät toisiinsa tietyillä tavoilla — estää, riippuu, on kaksoiskappale — Suhdetyypit antavat nimetä nuo linkit, jotta yhteydet ovat eksplisiittisiä eivätkä oletettuja.
3. Laita se taululle
Kun vaiheet ja muodot on määritetty, työ tahtoo tulla nähdyksi liikkeessä. Avaa kanban-taulu: mukautetuista tiloistasi tulee sarakkeet, ja tehtävät ovat kortteja, joita vedät vaiheesta toiseen. Kortin vetäminen on sen tilan muuttamista — taulu ei ole erillinen näkymä prosessiisi, se on paikka, jossa ajat sitä.
Koska taulut ovat omiasi, voit pitää useita — yhtä projektia kohti tai yhtä asiakasta kohti — ja vaihdella niiden välillä. Yhden projektin vaiheisiin viritetty taulu voittaa geneerisen tehtävälistan, koska se peilaa sitä, miten kyseinen projekti todella virtaa.
4. Suodata se siihen, mikä juuri nyt on olennaista
Täysi taulu on kartta; suodatettu taulu on päätös. Suodatus ja lajittelu kaventaa taulun juuri siihen viipaleeseen, johon sinun on tartuttava — tämä asiakas, tämä tehtävätyyppi, kiireellinen-tunnisteella merkityt tehtävät, tällä viikolla erääntyvä työ — jotta ne kaksikymmentä asiaa, joita et tänään tee, väistyvät niiden kolmen tieltä, joita teet.
Suodattimet yhdistyvät, joten "tämän asiakkaan katselmoinnissa olevat suunnittelutehtävät" on yksi keskittynyt näkymä. Aseta suodatin, joka vastaa nykyistä työtäsi, niin taulu lakkaa olemasta tilaraportti ja alkaa olla työlista.
Mitä lopputuloksena saat
Projekti mallinnettuna sen omilla ehdoilla — todelliset vaiheet, merkitykselliset tehtävätyypit, olennaiset kentät — pyörimässä taululla, jonka voit suodattaa juuri tämän päivän työhön. Määrityksen hinta maksetaan kerran; sen jälkeen taulu kertoo jatkuvasti, mitä tehdä seuraavaksi, koska se vihdoin vastaa sitä, miten työ liikkuu.
Tällainen rakenne tekee myös luvuistasi vertailukelpoisia: kun projekteilla on selkeät vaiheet ja tyypit, Katso, mihin aikasi todella kuluu voi paloitella tuntisi määrittelemiesi muotojen mukaan, ja Seuratusta työstä maksettuun laskuun piirtää laskurivit suoraan tehtävistä, jotka järjestit täällä.