Ajan seuraaminen kertoo, mitä tapahtui. Tavoite kertoo, mitä oli tarkoitus tapahtua – kolmekymmentä tuntia viikossa laskutettavaa työtä, kymmenen tuntia kuukaudessa yhdelle asiakkaalle, neljäkymmentä tuntia ennen julkaisua – ja siinä on ero viikon lukemisen jälkikäteen ja sen ohjaamisen välillä sen vielä kuluessa.
Tämä läpikäynti pystyttää yhden tavoitteen alusta loppuun: luvun, rytmin, sen mitä siihen lasketaan, tönäisyn joka saapuu ennen määräaikaa eikä sen jälkeen, ja merkinnän jonka jokainen sulkeutunut jakso jättää jälkeensä. Se olettaa, että kirjaat jo aikaa – ilman sitä mikään tästä ei tarkoita mitään. Aikatavoitteet kuuluvat Plus- ja Pro-tilauksiin; itse ajanseuranta kuuluu jokaiseen tilaukseen, ja maksullista on vain sen päälle asetettu tavoite.
Tavoite
Ilmoita tuntimäärä ja jakso, anna sovelluksen mitata todellista seurattua aikaasi sitä vasten työn ohessa, ja saat rehellisen merkinnän siitä, ylsitkö siihen – jakso jakson jälkeen ilman että lasket itse mitään.
1. Luo tavoite
Avaa Ajanseurannan tavoitteet Ajanseuranta-sivulta ja valitse Uusi tavoite. Kolme kenttää kantaa koko idean:
- Nimi. Se, mitä tavoittelet, omin sanoin – ”Keskittynyt asiakastyö”, ”Acmen jatkuva sopimus”.
- Tavoitetunnit. Kirjoitat tunteja, ja puolikkaat käyvät:
7,5on kelvollinen vastaus, ja niin on40. - Toistuu. Viikoittain, Kuukausittain tai Kertaluonteinen. Toistuva tavoite alkaa jokaisen jakson alussa alusta täytenä. Kertaluonteinen kulkee antamiesi Alkaa- ja Päättyy-päivien välillä, enintään vuoden päässä toisistaan.
Viikot kulkevat maanantaista sunnuntaihin ja kuukaudet ovat kalenterikuukausia, molemmat sinun aikavyöhykkeessäsi eikä palvelimen – joten sunnuntai-illan istunto kuuluu siihen viikkoon, johon luulet sen kuuluvan.
Toistuva tavoite jatkuu loputtomiin, ellet käske sitä pysähtymään. Toistuvassa tavoitteessa Toisto päättyy on kytkin eikä päivämäärä: jätä se arvoon Ei koskaan, tai aseta se arvoon Tiettynä päivänä ja anna itse päivä kenttään Viimeinen päivä. Tavoite jatkuu silloin viimeiseen kokonaiseen jaksoon, joka päättyy tähän päivään mennessä, ja keskeyttää itsensä. Kesken kuukautta pysäytettäväksi käsketty kuukausitavoite sulkee edellisen kuukauden eikä enempää, koska osittainen kuukausi kokonaisen kuukauden tavoitetta vasten ilmoittaisi alituksesta, jota ei koskaan tapahtunut.
2. Rajaa, mitä se laskee
Tavoite, jolle ei ole asetettu muuta, laskee jokaisen seuratun tunnin. Suuntaa se johonkin tiettyyn lisäämällä kriteerejä. Kukin nimeää yhden asian, ja niitä voi pinota enintään kaksikymmentä missä tahansa yhdistelmässä:
- Asiakas – kirjaukset, jotka johtavat tuohon asiakkaaseen minkä tahansa tehtävä- ja projektilinkkien ketjun kautta.
- Projekti – kirjaukset, jotka on liitetty tuon projektin tehtävään.
- Tehtävä – kirjaukset tuolla tehtävällä ja sen alitehtävillä, koska kokoava tehtävä ei itse pidä aikaa.
- Tunniste – kirjaukset, joilla on tuo tunniste. Kirjauksen omat tunnisteet, ei sen tehtävän.
- Teksti – kirjaukset, joiden kuvaus sisältää kirjoittamasi tekstin, kirjainkoosta riippumatta.
Toisesta kriteeristä alkaen valitset myös, miten ne yhdistyvät. Mikä tahansa laskee kirjauksen, joka vastaa vähintään yhtä niistä – ”Acme tai mikä tahansa laskutettavaksi merkitty”. Kaikki laskee vain kirjauksen, joka vastaa jokaista niistä – ”uudistukseen tehty työ, joka on myös merkitty laskutettavaksi”. Yhdellä kriteerillä tai ilman kriteerejä molemmat asetukset valitsevat täsmälleen samat kirjaukset, minkä vuoksi valinta ilmestyy vasta kahdesta kriteeristä alkaen.
Kirjaus lasketaan kerran, vastasi se kuinka moneen kriteeriin tahansa: tunti uudistuksen parissa, merkittynä laskutettavaksi ja kuvattuna ”suunnittelun katselmointi”, tuo kaikki kolme nimeävälle tavoitteelle yhden tunnin – ei kolmea.
Kaksi yksityiskohtaa ratkaisee, kuinka paljon kirjauksesta lasketaan. Jakson rajan yli kulkeva kirjaus tuo mukanaan vain sisäpuolelle osuvan viipaleen, joten sunnuntai-illasta maanantaihin kulkeva istunto jakautuu kahden viikon kesken. Ja käynnissä oleva ajastin lasketaan sitä mukaa kuin se käy, mikä saa palkin liikkumaan työn ohessa.
3. Pyydä muistutus, kun voit vielä toimia
Kytke päälle Muistuta, kun määräaika lähestyy, niin Ceum lähettää sinulle sähköpostin kerran jaksossa, kun jakso on lähes kulunut eikä tavoite ole täyttynyt. Samana päivänä muistutuksen ansaitsevat tavoitteet saapuvat yhtenä sähköpostina, eivät useana, eikä tavoitetta muistuteta kahdesti samassa jaksossa.
”Lähes kulunut” tarkoittaa oletuksena jakson viimeistä viidesosaa – noin puoltatoista päivää viikosta, noin kuutta päivää kuukaudesta. Jos haluat mieluummin kiinteän ennakon, anna tavoitteelle päivien määrä väliltä 1–27.
Sama kynnys ohjaa kaikkea muutakin, mikä ääntelee: tavoitteen edistymispalkki muuttuu keltaiseksi, rivi ilmestyy kelloon ja Hälytykset-sivulle, ja sähköposti lähtee – kaikki yhdestä säännöstä, joten palkki ei voi olla keltainen samalla kun hälytyslista pitää samaa tavoitetta kunnossa. Muistutukset ovat aina varoitus, eivät koskaan kiireellisiä, eikä täyttymätöntä tavoitetta merkitä punaisella missään; Ajanseurannan tavoitteet kertoo miksi.
Jätä muistutukset pois, niin tavoite mittaa ja kirjaa yhä – se vain pysyy hiljaa, ja sen palkki säilyttää tavallisen värinsä luvuista riippumatta. Jos haluat myöhemmin lopettaa sähköpostit koskematta itse tavoitteisiin, Muistutussähköpostit ja Raporttisähköpostit ovat erilliset kategoriat ilmoitusasetuksissa.
4. Seuraa sitä ja keskeytä se, mitä et juuri nyt tavoittele
Jokaisella tavoitesivun rivillä on edistymispalkki ja sen takana olevat luvut – kirjatut tunnit, tavoitetunnit ja prosentti. Prosenttia ei ole katkaistu: 140 prosentissa oleva tavoite kertoo sen, koska ylitys on tietämisen arvoinen asia. Rivin avaaminen näyttää nykyisen jakson päivämäärät, milloin se nollautuu, koko kriteerijoukon ja sen, miten kriteerit yhdistyvät.
Ajanseuranta-sivun oikeanpuoleinen kortti vaihtaa Yhteensä- ja Tavoitteet-korttien välillä, joten näet käynnissä olevan istunnon liikuttavan palkkia poistumatta ajastimelta.
Tavoitteen, jota et juuri nyt tavoittele, voi keskeyttää. Se himmenee, vajoaa listan pohjalle ja lakkaa hälyttämästä ja muistuttamasta – mutta sitä ei poisteta eikä sen historiaan kosketa. Keskeytys pysäyttää huomion, ei kirjanpitoa: keskeytetty viikkotavoite saa yhä joka viikko rivin historiaan, koska muuten sen jatkaminen myöhemmin jättäisi aukon, jota mikään ei täytä.
5. Lue sulkeutuneet jaksot
Tavoitehistoria on merkintä jokaisesta sulkeutuneesta jaksosta, uusin ensin: päivämäärät jotka se kattoi, mikä tavoite, kirjatut tunnit silloin voimassa ollutta tavoitetta vasten ja täyttyikö se vai ei. Täyttymätön jakso saa neutraalin merkin, ei punaista – se on tosiasia päättyneestä jaksosta, ei jotain, mille pitäisi tehdä jotain.
Kaksi asiaa kannattaa tietää tuosta merkinnästä ennen kuin luotat siihen. Luvut on jäädytetty, ei laskettu uudelleen: tavoitteen nostaminen tänään ei muuta takautuvasti sitä, täyttyikö viime kuukausi, ja kriteerit tallennetaan nimineen, joten jakso pysyy luettavana senkin jälkeen, kun sen nimeämä asiakas tai tehtävä on poistettu.
Eikä tilannekuva ole välimuisti – se on ainoa kopio. Sulkeutunutta jaksoa ei voi laskea uudelleen sen takana olevista aikakirjauksista, koska ne eivät välttämättä säily: seurattu aika säilytetään maksullisissa tilauksissa toistaiseksi, mutta Free-tilauksessa se karsitaan vuoden jälkeen tietojen säilytyksen mukaan. Juuri siksi rivi kirjoitetaan sillä hetkellä, kun jakso päättyy, eikä lasketa pyydettäessä.
Sulkeutuneet jaksot voivat myös tulla luoksesi. Kytke päälle Sisällytä raporttisähköpostiin, niin kukin niistä ilmestyy raporttisähköpostiisi rivinä, jossa on tunnit ja lopputulos – erillistä rytmiä ei tarvitse asettaa, koska viikkotavoite raportoi viikoittain ja kuukausitavoite kuukausittain. Ne näkyvät myös ajanseurannan raportit -sivulla sen jakson alla, johon olet siirtynyt.
Mitä lopputuloksena saat
Luku, joka tarkoittaa jotain, mitattuna todellista seurattua aikaa vasten työn ohessa, tönäisy joka saapuu vielä silloin kun jakson voi pelastaa, ja pysyvä merkintä sitten kun ei enää voi. Pystytys vie muutaman minuutin tavoitetta kohti; sen jälkeen jäljelle jää vain se hyödyllinen kysymys – ei ”montako tuntia tein?”, vaan ”yllänkö siihen?”.