Většina lidí má hrubou představu o tom, kam jim mizí čas, a obvykle je mylná. Tento průvodce zaceluje mezeru mezi představou a pravdou: čas budete zachytávat způsobem, jehož udržování skoro nic nestojí, a pak si jej přečtete třemi různými pohledy, dokud otázka „kam se poděl týden?“ nebude mít skutečnou odpověď.
Práce je v kroku 1 – vybudování lehkého návyku sledovat čas. Kroky 2 a 3 už jen čtou to, co jste zaznamenali; krok 4 přidává jedinou věc, kterou vám sledování času samo o sobě neřekne – jak měl týden podle vás vypadat.
Cíl
Proměňte hodiny, které trávíte, v něco, na co se lze podívat: kteří klienti, projekty a druhy práce vám opravdu ujídají týden – abyste se mohli rozhodnout, co změnit, místo abyste hádali.
1. Zachytávejte čas, aniž by se z toho stala otrava
Fígl užitečných dat o čase je v tom, že jejich zaznamenávání musí stát skoro nic, jinak u toho nevydržíte. Sledování času je pro to stvořené.
- Spusťte časovač a zapomeňte na něj. Otevřete Sledování času, na začátku spusťte časovač a po dokončení jej zastavte. Uplynulý čas se počítá z času zahájení, takže znovunačtení stránky nebo přepnutí zařízení jej převezme přesně tam, kde byl.
- Navažte místo přepisování. Vracíte se k něčemu, co jste dělali dříve? Pokračovat spustí nový záznam, který převezme název a úkol z toho posledního, a běžící časovač načítá od součtu záznamů, které jste na něm sledovali za sebou – takže pozastavená a znovu spuštěná relace se čte jako jedno běžící číslo. Jakmile úkol přeruší jiná práce, jeho celodenní součet získáte ze statistik nebo z postranního panelu úkolu, ne z časovače.
- Doplňte, co jste vynechali. Když zapomenete, zaznamenávejte záznamy ručně; od měřených jsou dále nerozeznatelné.
Dvě věci, které data později zpřehlední, se vyplatí dělat hned, v daný okamžik:
- Propojujte záznamy s úkoly. Právě to vám umožní členit čas podle projektu a klienta, protože úkoly patří k projektům a projekty ke klientům.
- Přidávejte štítky. Štítky protínají tuto hierarchii –
hluboká-práce,administrativa,schůzky– takže si můžete klást otázky, které samotná struktura projektů zodpovědět nedokáže.
Záznam se může propojit s několika úkoly a přesto se počítá jako jedno trvání – propojování nikdy nezapočítá váš čas dvakrát. Propojujte tedy velkoryse; přidáváte kontext, ne hodiny.
2. Přečtěte si to jako rozčlenění
Jakmile máte zaznamenaný týden nebo dva, otevřete Statistiky sledování času a nastavte rozsah dat. To je pohled „kam se to podělo?“: rozčlenění vašeho zaznamenaného času za dané období, které můžete seskupit podle úkolu, projektu nebo štítku.
Vyzkoušejte stejný rozsah seskupený dvěma způsoby. Seskupený podle úkolu ukáže, která práce hodiny spotřebovala. Seskupený podle štítku ukáže tvar času – kolik bylo hluboké práce oproti administrativě oproti schůzkám. Rozdíl mezi tím, jak jste si mysleli, že jste týden strávili, a tím, co ukazuje toto, je celý smysl sledování času.
Rozčlenění můžete vyexportovat (CSV, Excel nebo PDF) ze stránky statistik, pokud si jej chcete uchovat nebo sdílet.
3. Porovnejte období a řezy v kontingenční tabulce
Jediné rozčlenění odpoví na otázku „kam se poděl tento týden?“. K zodpovězení otázky „zlepšuje se to, nebo zhoršuje?“ potřebujete porovnávat – a přesně k tomu slouží Reporty sledování času.
Otevřete Reporty sledování času a sestavte kontingenční tabulku: řádky a sloupce dle vaší volby (řekněme klienti po straně, týdny nahoře) se zaznamenanými hodinami v buňkách. Teď uvidíte, jak hodiny jednoho klienta během měsíce rostou, nebo v který den týdne vaše hluboká práce vlastně probíhá. Statistiky vám řeknou o jednom období; reporty vám umožní postavit období vedle sebe.
4. Poměřte to s tím, co jste zamýšleli
Statistiky a reporty popisují, co se stalo. Časový cíl říká, co se stát mělo – třicet hodin týdně, deset hodin měsíčně na Acme, čtyřicet hodin do spuštění – a Ceum měří první proti druhému.
Otevřete Časové cíle, cíl pojmenujte a zadejte mu cílový počet hodin. Období určuje Opakování: Týdně a Měsíčně začínají s celou cílovou hodnotou znovu na začátku každého týdne či měsíce, zatímco Jednorázově běží mezi daty, která zadáte. Nechte cíl počítat veškerý zaznamenaný čas, nebo jej zužte na klienta, projekt, úkol, štítek či slovní spojení v popisu.
Každé uzavřené období se zapíše do Historie cílů – cíl, období, hodiny zaznamenané proti tehdy platnému cíli a zda byl splněn. Právě tam se skrývá trend: řada těsných nesplnění řekne o vašem týdnu víc než kterékoli z nich samo.
Cíle jsou součástí tarifů Plus a Pro; sledování času pod nimi je v každém tarifu. Stanovte si časový cíl a držte se ho provede jedním cílem od začátku do konce včetně kritérií, připomenutí i toho, co se stane, když cíl pozastavíte.
Co získáte
Návyk, který stojí pár kliknutí denně, a tři způsoby, jak jej číst: rozčlenění pro „kam se poděl tento týden?“, kontingenční tabulku pro „jak se to mění?“ a cíl pro „vypadá to, jak to vypadat mělo?“. Jakmile máte čísla před sebou, rozhodnutí – zvednout sazbu, opustit závazek, uhájit si dopoledne – jdou mnohem snáz.