Většina lidí má hrubou představu o tom, kam jim mizí čas, a obvykle je mylná. Tento průvodce zaceluje mezeru mezi představou a pravdou: čas budete zachytávat způsobem, jehož udržování skoro nic nestojí, a pak si jej přečtete dvěma různými pohledy, dokud otázka „kam se poděl týden?“ nebude mít skutečnou odpověď.
Práce je v kroku 1 — vybudování lehkého návyku sledovat čas. Kroky 2 a 3 už jen čtou to, co jste zaznamenali.
Cíl
Proměňte hodiny, které trávíte, v něco, na co se lze podívat: kteří klienti, projekty a druhy práce vám opravdu ujídají týden — abyste se mohli rozhodnout, co změnit, místo abyste hádali.
1. Zachytávejte čas, aniž by se z toho stala otrava
Fígl užitečných dat o čase je v tom, že jejich zaznamenávání musí stát skoro nic, jinak u toho nevydržíte. Sledování času je pro to stvořené.
- Spusťte časovač a zapomeňte na něj. Otevřete Sledování času, na začátku spusťte časovač a po dokončení jej zastavte. Uplynulý čas se počítá z času zahájení, takže znovunačtení stránky nebo přepnutí zařízení jej převezme přesně tam, kde byl.
- Navažte místo přepisování. Vracíte se k něčemu, co jste dělali dříve? Pokračovat spustí nový záznam, který převezme název a úkol z toho posledního — a běžící časovač ukazuje nasčítaný součet pro daný název za dnešek, takže vidíte celý den úkolu na první pohled.
- Doplňte, co jste vynechali. Když zapomenete, zaznamenávejte záznamy ručně; od měřených jsou dále nerozeznatelné.
Dvě věci, které data později zpřehlední, se vyplatí dělat hned, v daný okamžik:
- Propojujte záznamy s úkoly. Právě to vám umožní členit čas podle projektu a klienta, protože úkoly patří k projektům a projekty ke klientům.
- Přidávejte štítky. Štítky protínají tuto hierarchii —
hluboká-práce,administrativa,schůzky,fakturovatelné— takže si můžete klást otázky, které samotná struktura projektů zodpovědět nedokáže.
Záznam se může propojit s několika úkoly a přesto se počítá jako jedna doba trvání — propojování nikdy nezapočítá váš čas dvakrát. Propojujte tedy velkoryse; přidáváte kontext, ne hodiny.
2. Přečtěte si to jako rozčlenění
Jakmile máte zaznamenaný týden nebo dva, otevřete Přehledy sledování času a nastavte rozsah dat. To je pohled „kam se to podělo?“: rozčlenění vašeho zaznamenaného času za dané období, které můžete seskupit podle úkolu nebo podle štítku.
Vyzkoušejte stejný rozsah seskupený dvěma způsoby. Seskupený podle úkolu ukáže, která práce hodiny spotřebovala. Seskupený podle štítku ukáže tvar času — kolik bylo hluboké práce oproti administrativě oproti schůzkám. Rozdíl mezi tím, jak jste si mysleli, že jste týden strávili, a tím, co ukazuje toto, je celý smysl sledování času.
Rozčlenění můžete vyexportovat (CSV, XLS nebo PDF) ze stránky přehledů, pokud si jej chcete uchovat nebo sdílet.
3. Porovnejte období a řezy v kontingenční tabulce
Jediné rozčlenění odpoví na otázku „kam se poděl tento týden?“. K zodpovězení otázky „zlepšuje se to, nebo zhoršuje?“ potřebujete porovnávat — a přesně k tomu slouží Sestavy sledování času.
Otevřete Sestavy sledování času a sestavte kontingenční tabulku: řádky a sloupce dle vaší volby (řekněme klienti po straně, týdny nahoře) se zaznamenanými hodinami v buňkách. Teď uvidíte, jak hodiny jednoho klienta během měsíce rostou, nebo v který den týdne vaše hluboká práce vlastně probíhá. Přehledy vám řeknou o jednom období; sestavy vám umožní postavit období vedle sebe.
Co získáte
Návyk, který stojí pár kliknutí denně, a dva způsoby, jak jej číst: rozčlenění pro „kam se poděl tento týden?“ a kontingenční tabulku pro „jak se to mění?“. Jakmile máte čísla před sebou, rozhodnutí — zvednout sazbu, opustit závazek, uhájit si dopoledne — jdou mnohem snáz.
Pokud jsou některé z těch hodin fakturovatelné, Od zaznamenané práce k zaplacené faktuře je promění ve fakturu. Pokud sestavy ukazují, že se vaše projekty těžko porovnávají, protože jsou každý strukturovaný jinak, řešením je Přizpůsobte projektu jeho postup a řiďte jej na nástěnce.