Každá stránka se seznamem v aplikaci odpovídá na otázku o jednom druhu záznamů. „Které faktury nejsou zaplacené?“ je otázka pro seznam faktur. „Kteří z mých aktivních klientů mají nezaplacené faktury a zároveň běžící projekt?“ není otázka, na kterou dokáže odpovědět jediný seznam, protože odpověď se týká tří druhů záznamů najednou.
Právě na to je kombinovaný pohled. Popíšete stoh úrovní – klienty nahoře, jejich projekty a faktury pod nimi –, na každou vrstvu zvlášť dáte filtr a výsledek čtete jako jeden strom, který lze rozbalovat. Tento průvodce jeden takový postaví z prázdné záložky a skončí u souboru, který můžete někomu poslat.
Kombinované pohledy jsou součástí tarifů Plus a Pro. Účet na tarifu Plus si drží až deset uložených pohledů; na tarifu Pro počet omezený není. Vše níže funguje na obou stejně – co dál jednotlivé úrovně nesou, uvádí Tarif a fakturace.
Cíl
Jeden uložený pohled, který začíná u vašich klientů, otevírá se na projekty a faktury pod každým z nich, na každé vrstvě ukazuje jen záznamy, na kterých vám záleží, a exportuje se do souboru odpovídajícího tomu, co je na obrazovce.
1. Založte návrh a zvolte, z čeho čte
Otevřete Kombinované pohledy. Váš účet už dva pohledy k nahlédnutí má – Přehled klientů a Práce na projektech –, ale založte nový: + v pásu záložek přidá záložku a přenese vás na její stránku struktury, což je jediné místo, kde se tvar pohledu zapisuje.
Karta Nejvyšší úroveň jsou záznamy, kterými pohled začíná. Může tam přijít kterýkoli z osmi druhů záznamů. Zvolte klienty.
Ve stejné kartě jsou další dvě volby a obě se vyplatí udělat hned, ne později:
- Sloupce rozhodují o tom, co ukazuje každý řádek a co ponese soubor při exportu – v dialogu exportu žádný výběr sloupců není.
- Seřadit podle a Směr nastavují výchozí pořadí. Při čtení pohledu můžete stále řadit kliknutím na záhlaví sloupce; takové řazení sedí v adrese stránky, ne v pohledu, takže je to něco, co pošlete odkazem, ne co uložíte.
2. Vnořte úrovně pod sebe
Přidat úroveň položí další vrstvu pod tu předchozí. Pohled jde do hloubky čtyř úrovní včetně nejvyšší a tlačítko zmizí, když už není kam sestoupit.
Vnořená úroveň uvádí, jak se k ní dostat: vyberete vztah z úrovně nad ní – „projekty“ tohoto klienta, „úkoly“ tohoto projektu, „časové záznamy“ tohoto úkolu. Nabízejí se jen vztahy, které skutečně existují, takže tvar pohledu nikdy nepředběhne tvar vašich dat.
Jedna úroveň může vedle sebe držet až čtyři sady záznamů. Použijte na druhé úrovni Přidat další sadu a klient se otevře na své projekty a zároveň na své faktury, místo aby vás nutil vybírat mezi nimi. Každá sada se načítá, stránkuje a řadí samostatně a každá dostane vlastní řádek se záhlavím.
3. Filtrujte každou vrstvu podle jejích vlastních pravidel
Každá sada nese vlastní Filtry a právě tady kombinovaný pohled přesahuje to, co dokáže vyjádřit stránka se seznamem. Stránka se seznamem spojuje podmínky v různých sloupcích vždy pomocí a zároveň. Zde je filtr strom: pro skupinu podmínek zvolíte Vše z nebo Cokoli z a skupina může sedět uvnitř jiné skupiny.
Úroveň klientů se tak může ptát na stav Aktivní, zatímco faktury pod ní se ptají „stav není Zaplaceno nebo datum splatnosti je před dneškem“ – jedna otázka, dvě vrstvy, dvě různá pravidla. Podmínka je pole, způsob porovnání a hodnota a každému poli se nabídnou jen ta porovnání, která u něj dávají smysl; celou sadu uvádějí Kombinované pohledy.
Sada bez podmínek ukazuje vše, což není totéž jako prázdná skupina – vyprázdněním skupiny ji odstraníte. Filtr může také narůst příliš do šířky nebo do hloubky, než aby šel uložit, a editor pojmenuje překročenou mez ještě předtím, než stisknete Uložit pohled.
Dva výsledky se čtou podivně, dokud nevíte proč: klient, jehož všechny projekty filtrem neprojdou, se přesto zobrazí a rozbalí se do prázdna, a vnořená úroveň může obsahovat více řádků než její rodič, protože projekt propojený se dvěma klienty se objeví pod oběma.
4. Seskupte sadu, než se vypíše
Přidat seskupení promění jednu dlouhou řadu řádků na pojmenované skupiny. Seskupte transakce podle typu a ze sady se stane řádek Příjmy a řádek Výdaje, z nichž se každý otevírá na vlastní záznamy. Seskupení se vrství do tří úrovní, takže podle typu a pak podle klienta dostanete klienty uvnitř každého ze dvou řádků.
Seskupit lze ne každé pole – hodnota, která se nikdy neopakuje, ani hodnota dopočítaná při čtení řádku nemají podle čeho tvořit skupiny – a editor to řekne, místo aby volbu skryl.
Řádky skupin jsou popisky, ne záznamy: není na nich co otevřít, upravit ani smazat.
5. Uložte jej – nebo neuložte
Uložit pohled promění záložku v uložený pohled v účtu, dostupný na každém zařízení a započítávaný do limitu vašeho tarifu. Do té doby je to návrh, označený v pásu záložek a držený jen v tomto prohlížeči.
Návrh není nic podřadného. Přežije znovunačtení stránky, dá se exportovat přesně jako uložený pohled a do počtu pohledů se nezapočítává – pokus tedy zůstane pokusem, dokud neuznáte, že si místo zasloužil. Zavření uložené záložky pohled nesmaže; Otevřít pohled vypíše každý uložený pohled, který není otevřený, a odtud se také maže nenávratně.
Jakmile je pohled na obrazovce, chovají se řádky jako záznamy, kterými jsou – název záznam otevře, buňka přijme tužku pro úpravu na místě, klepnutí pravým tlačítkem dá stejnou nabídku, jakou má záznam na své vlastní stránce se seznamem. Předem se načte jen nejvyšší úroveň; rozbalením řádku se načte to, co je pod ním, a Zobrazit o N více přidá další dávku uvnitř nadřazeného řádku, místo aby obrátilo stránku.
6. Odneste si celek jako soubor
Export na stránce pohledu promění to, co je na obrazovce, v soubor – tedy záložku, na kterou se právě díváte, uloženou i neuloženou, v pořadí, do kterého jste ji seřadili. Kvůli souboru nikdy nemusíte pohled ukládat.
Chcete-li zachovat celý pohled, zvolte Excel nebo PDF. Excel dostane jeden list na každou sadu záznamů; PDF místo toho dá každou sadu do vlastní podtabulky, protože listy nezná. Tak či tak zůstává vnoření zachováno odsazením, takže projekt sedí odsazený pod svým klientem ve stejném pořadí jako na obrazovce. CSV obsahuje pouze první sadu, protože tento formát druhou nezná. Příliš rozsáhlý pohled bude odmítnut, nikoli tiše zkrácen – zužte některý filtr a vytvořte soubor znovu.
Hotové soubory se shromažďují na stránce exportů pohledů, kde je lze znovu stáhnout nebo smazat; u nezdařeného vytvoření se místo toho nabídne Vytvořit znovu. Z této stránky nelze nový export spustit – soubor vždy vzniká z pohledu, ke kterému patří.
Co získáte
Pohled, který odpovídá na otázku napříč třemi druhy záznamů, s vlastními pravidly na každé vrstvě, uložený jednou a připravený, až stránku otevřete příště – a k tomu soubor s týmž obsahem, kdykoli si o něj někdo řekne. Práce je ve struktuře; potom už je čtení na jedno kliknutí.