Většina lidí, kteří potřebují vidět vaši práci, se do ní nikdy nepřihlásí. Klient chce fakturu. Účetní chce jednu transakci a účtenku, která je k ní připojená. Spolupracovník chce sledovat, jak se hýbe tabule, aniž by dostal klíče ke všemu ostatnímu. Snímek obrazovky odpoví jednou a je špatně v okamžiku, kdy se cokoli změní.
Odkaz ke sdílení odpoví pořádně: jediná URL, která otevře zobrazení jedné věci z vašeho pracovního prostoru jen pro čtení – faktury, úkolu, tabule, vašeho kalendáře – vždy v jejím aktuálním stavu a bez potřeby účtu na druhé straně. Je to zároveň přístupový údaj na doručitele: kdokoli má celou URL, je uvnitř, bez přihlášení. Tento průvodce proto pokrývá jeho vytvoření, odeslání, pochopení toho, co odhaluje, i jeho odebrání.
Sdílení je součástí tarifů Plus a Pro. V tarifech Free a Starter se akce Sdílet stále zobrazuje, je ale nečinná a odkáže místo toho na stránku tarifu. Odkazy se vytvářejí ve webové aplikaci; akce sdílení v mobilní aplikaci otevře systémovou nabídku sdílení pro soubor, který jste právě stáhli, což je něco jiného.
Cíl
Dejte někomu mimo váš pracovní prostor živé zobrazení jen pro čtení té jedné věci, kterou jste vybrali – odeslané s platností a kdykoli zneplatnitelné – a vězte přesně, co odhaluje a co ne.
1. Začněte u věci, kterou sdílíte
Na stránce Sdílená data žádné tlačítko „nový odkaz“ není. Tato stránka vypisuje, co už existuje, a umožňuje to spravovat; každý odkaz vzniká u samotného záznamu. Otevřete položku a stiskněte Sdílet.
- Faktura – ze stránky detailu, nebo z akcí řádku v seznamu faktur.
- Dokument – ze stránky detailu dokumentu.
- Transakce – z akcí řádku v tabulce transakcí, nebo ze záhlaví při její úpravě.
- Úkol – ze stránky detailu úkolu, nebo z nabídky akcí karty otevřené na kanbanové tabuli.
- Kanbanová tabule – ze stránky tabule, pro právě vybranou tabuli.
- Kalendář – z panelu nástrojů kalendáře. Tomuto případu, který se chová jinak, se věnuje krok 4.
- Vygenerované soubory – export, vygenerované PDF faktury nebo vygenerované PDF dokumentu. Viz Export dat.
Odkaz ukazuje to, co jste sdíleli, a nic okolo. Kdo jej otevře, dostane přepínače motivu a kompaktního zobrazení a žádnou možnost cokoli měnit, a související záznamy putují jen jako názvy: sdílená transakce svého klienta a projekt pojmenuje, ale neotevře.
2. Nastavte platnost a případně odkaz odešlete e-mailem
Dialog se ptá na dvě volitelné věci. Nastavit platnost je ve výchozím stavu zapnuté a Datum vypršení je předvyplněné na kalendářní měsíc dopředu, protože URL, kterou nemůžete hlídat, je bezpečnější, když sama přestane fungovat. Datum posuňte, nebo Nastavit platnost úplně vypněte a odkaz poběží, dokud jej nezneplatníte. Výslovná platnost může být nejvýše 90 dní dopředu – cokoli dalšího server odmítne.
Odeslat na e-mail přijme jednu či více adres a odkaz na každou z nich odešle hned po vytvoření. V každé zprávě jde o tentýž jediný odkaz, takže jeho pozdější zneplatnění uzavře všechny kopie naráz. Odeslání je volitelné; ponechte pole prázdné a URL si zkopírujete sami.
3. Zkopírujte jej hned – celý odkaz se zobrazí jen jednou
Po vytvoření dialog URL odhalí. Tehdy jedinkrát existuje v čitelné podobě: server si uchovává otisk tokenu a krátkou identifikační předponu, takže odkaz, který jste si nezkopírovali, nelze odnikud obnovit. Zavřete-li dialog bez zkopírování, jediným řešením je vytvořit nový.
Najednou můžete držet 50 aktivních odkazů. Prošlý nebo zneplatněný odkaz své místo uvolní, což je jeden z důvodů, proč staré odkazy raději zneplatňovat než nechat hromadit.
4. Sdílejte kalendář i kanál, který k němu patří
Sdílení kalendáře je výjimka: nemíří na jediný záznam a jako jediné se nastavuje při vytváření. Zvolte, které skupiny záznamů se přenesou – události, úkoly, obnovení předplatných – a zda se úkoly zúží na projekty, na které je zužuje váš vlastní kalendář. Barvy štítků a případný filtr projektů se převezmou z nastavení kalendáře tak, jak vypadá v tu chvíli. Počasí se nepřenáší nikdy a nepřenášejí se ani události natažené z importovaných kalendářů.
Než jej odešlete, vězte, co předáváte. Příjemce vidí vždy jeden měsíc a může listovat dozadu i dopředu, až tři roky na obě strany od dneška – odkaz na kalendář je okno do vašeho rozvrhu, ne snímek tohoto týdne.
Zvolené nastavení je na odkazu zmrazené. Pozdější změna vlastního nastavení kalendáře nemění, co existující odkaz ukazuje, a volby už upravit nelze – tiché rozšíření URL, která už někomu leží ve schránce, byste nijak nezaznamenali. Chcete-li sdílet jinak, odkaz zneplatněte a vytvořte nový.
Jeden přepínač navíc, vypnutý, dokud jej nezapnete, přidá odebíratelný kanál: druhou adresu vedle odkazu pro prohlížeč, kterou lze odebírat v kalendářové aplikaci, takže se v ní záznamy objeví a samy se aktualizují. Ukazuje přesně to, co odkaz pro prohlížeč, a zneplatnění odkazu zastaví obojí.
5. Vězte, kde sedí token
U odkazu, který otevíráte v prohlížeči, sedí část udělující přístup ve fragmentu URL – ve všem za znakem #. Prohlížeč fragment nikdy neposílá na server, takže token zůstává mimo protokoly požadavků, mimo trasovací data i mimo hlavičku Referer, kterou prohlížeč odešle, když návštěvník ze sdílené stránky odejde odkazem pryč. Stránka jej přečte lokálně a předá jej místo toho v hlavičce požadavku.
Výjimkou je odebíratelný kalendářový kanál. Kalendářová aplikace stahuje prostou URL a nespouští žádný kód, takže token z fragmentu vyzvednout ani hlavičku připojit nedokáže; tento kanál proto nese token jako parametr dotazu, který se na server skutečně dostane. Před zápisem řádku se z protokolované URL odstraní, ale je opravdu v URL, nikoli chráněný fragmentem.
Tak či tak zacházejte s celou URL jako s heslem. Posílejte ji stejně jako heslo, tam, kde to jde, nastavte platnost, a jakmile svou práci odvede, zneplatněte ji.
6. Zneplatněte jej, jakmile je práce hotová
Stránka Sdílená data je evidencí: každý odkaz s jeho typem, záznamem, na který míří, předponou tokenu, stavem, platností, časem posledního otevření a počtem otevření. Právě počet zobrazení je jediný signál, který máte, že odkaz doputoval dál, než jste zamýšleli. Odkaz, který jste poslali jednomu klientovi a který byl otevřen čtyřicetkrát, byl téměř jistě přeposlán – zneplatněte jej a pošlete nový tomu, kdo jej mít má.
Na každém řádku jsou dvě akce. Upravit platnost datum nastaví, posune nebo zruší. Zneplatnit odkaz trvale vypne: kdokoli jej používá, okamžitě ztratí přístup, a vrátit to nelze – nový odkaz lze ale vždy vytvořit. Označením více řádků je zneplatníte naráz.
Odkaz se také sám pozastaví, jakmile váš tarif přestane zahrnovat sdílení nebo sdílenou funkci – třeba odkaz na tabuli v tarifu bez kanbanu. Po přechodu na vyšší tarif tytéž odkazy začnou fungovat znovu a není třeba je vytvářet znovu.
Co získáte
Jeden záměrný řez vaším pracovním prostorem v cizích rukou, jen ke čtení a aktuální, s datem, kdy přestane fungovat, a s vypínačem, který jej ukončí dřív. U většiny odkazů je tím řezem jediný záznam. Odkaz na tabuli nese každý úkol na tabuli a odkaz na kalendář nese okno do vašeho rozvrhu tři roky na obě strany od dneška – proto stojí právě tyto dva před odesláním za druhé zamyšlení. Nic mimo řez, který jste zvolili, není přes žádný z nich dostupné, na druhé straně nevznikl žádný účet a evidence na stránce Sdílená data vám řekne, co je stále otevřené a jak často byl který odkaz použit.