Sledování času říká, co se stalo. Cíl říká, co se stát mělo – třicet hodin týdně fakturovatelné práce, deset hodin měsíčně na jednoho klienta, čtyřicet hodin do spuštění – a v tom je rozdíl mezi čtením týdne zpětně a jeho řízením, dokud ještě běží.
Tento průvodce jeden takový nastaví od začátku do konce: číslo, rytmus, co se do něj počítá, pobídku, která dorazí před termínem a ne po něm, a záznam, který po sobě každé uzavřené období nechá. Předpokládá, že už čas zaznamenáváte – bez toho nic z toho nedává smysl. Časové cíle jsou součástí tarifů Plus a Pro; samotné sledování času je v každém tarifu a placené jsou jen cíle postavené nad ním.
Cíl
Uveďte počet hodin a období, nechte Ceum průběžně měřit váš skutečný zaznamenaný čas proti němu a mějte poctivý záznam o tom, zda jste jej splnili – období za obdobím, aniž byste sami cokoli počítali.
1. Vytvořte cíl
Ze stránky Sledování času otevřete Časové cíle a zvolte Nový cíl. Celou myšlenku nesou tři pole:
- Název. Čeho se snažíte dosáhnout, vlastními slovy – „Soustředěná práce pro klienta“, „Paušál Acme“.
- Cílový počet hodin. Zadáváte hodiny a půlhodiny jsou v pořádku:
7.5je platná odpověď stejně jako40. - Opakování. Týdně, Měsíčně, nebo Jednorázově. Opakující se cíl začíná každé období znovu s celou svou hodnotou. Jednorázový cíl běží mezi daty Začátek a Konec, která mu zadáte, nejvýše rok od sebe.
Týdny běží od pondělí do neděle a měsíce jsou kalendářní, obojí ve vašem časovém pásmu, nikoli serverovém – nedělní večerní relace tedy patří do toho týdne, do kterého si myslíte.
Opakující se cíl běží donekonečna, dokud mu neřeknete, aby přestal. U opakujícího se cíle je Konec opakování přepínač, ne datum: ponechte jej na Nikdy, nebo jej nastavte na K datu a samotný den zadejte do pole Poslední den. Cíl pak pokračuje posledním celým obdobím, které do toho dne skončí, a sám se pozastaví. Měsíční cíl zastavený uprostřed měsíce uzavře předchozí měsíc a nic dál, protože neúplný měsíc měřený vůči cíli celého měsíce by hlásil nesplnění, ke kterému ve skutečnosti nedošlo.
2. Zužte, co se do cíle počítá
Cíl bez dalšího nastavení počítá každou zaznamenanou hodinu. Chcete-li ho namířit na něco konkrétního, přidejte kritéria. Každé pojmenovává jednu věc a navrstvit jich lze až dvacet v libovolné kombinaci:
- Klient – záznamy, které k tomuto klientovi vedou přes libovolný řetězec vazeb úkolů a projektů.
- Projekt – záznamy propojené s úkolem tohoto projektu.
- Úkol – záznamy na tomto úkolu a na jeho podúkolech, protože nadřazený úkol sám o sobě žádný čas nedrží.
- Štítek – záznamy nesoucí tento štítek. Jde o štítky samotného záznamu, nikoli jeho úkolu.
- Text – záznamy, jejichž popis obsahuje zadaný text, bez ohledu na velikost písmen.
Od druhého kritéria výše volíte také, jak se kombinují. Libovolné počítá záznam, který odpovídá alespoň jednomu z nich – „Acme, nebo cokoli se štítkem fakturovatelné“. Vše počítá jen záznam, který odpovídá každému z nich – „práce na redesignu, která je zároveň označená jako fakturovatelná“. S jediným kritériem nebo bez kritérií vybírají obě nastavení přesně tytéž záznamy, a proto se volba objeví teprve u dvou.
Záznam se počítá jednou, ať odpovídá kolika kritériím chce: hodina na redesignu, se štítkem fakturovatelné a s popisem „revize návrhu“, přispěje cíli, který pojmenovává všechna tři, jednou hodinou – ne třemi.
Kolik ze záznamu se počítá, rozhodují dvě podrobnosti. Záznam, který přesahuje hranici období, přispívá jen tou částí, která leží uvnitř, takže relace běžící z nedělního večera do pondělí se rozdělí mezi oba týdny. A právě běžící časovač se počítá průběžně, díky čemuž se ukazatel hýbe, zatímco pracujete.
3. Nechte se upozornit, dokud lze ještě jednat
Zapněte Upozornit, když se blíží konec období a Ceum vám jednou za období pošle e-mail ve chvíli, kdy je období téměř vyčerpáno a cíl stále není splněn. Cíle, na které připadá připomenutí ve stejný den, dorazí jako jeden e-mail, ne několik, a jeden cíl nikdy nedostane připomenutí dvakrát za totéž období.
„Téměř vyčerpáno“ znamená ve výchozím stavu poslední pětinu období – zhruba den a půl u týdne, zhruba šest dní u měsíce. Chcete-li raději pevný předstih, zadejte cíli počet dní mezi 1 a 27.
Tentýž práh řídí vše ostatní, co promluví: ukazatel pokroku cíle zežloutne, řádek se objeví ve zvonku a na stránce Upozornění a odejde e-mail – vše z jediného pravidla, takže ukazatel nikdy nemůže být žlutý ve chvíli, kdy seznam upozornění považuje tentýž cíl za v pořádku. Připomenutí je vždy varování, nikdy naléhavý stav, a nesplněný cíl není nikde označen červeně; proč, uvádějí Cíle sledování času.
Ponechte připomenutí vypnutá a cíl dál měří i zaznamenává – jen zůstane zticha a jeho ukazatel si drží běžnou barvu, ať čísla říkají cokoli. Chcete-li e-maily zastavit později, aniž byste se dotkli samotných cílů, jsou Připomínkové e-maily a E-maily s reporty samostatné kategorie v nastavení notifikací.
4. Sledujte jej a pozastavte, co právě neřešíte
Každý řádek na stránce cílů nese ukazatel pokroku a čísla za ním – zaznamenané hodiny, cílové hodiny a procenta. Procenta nejsou omezena stropem: cíl na 140 % to řekne, protože překročení stojí za to vědět. Rozbalení řádku ukáže data aktuálního období, kdy se období obnoví, celou množinu kritérií a způsob jejich kombinace.
Pravá karta na stránce Sledování času přepíná mezi Celkem a Cíli, takže vidíte, jak právě běžící relace hýbe ukazatelem, aniž byste časovač opustili.
Cíl, který právě neřešíte, lze pozastavit. Zešedne, seřadí se na konec seznamu a přestane upozorňovat i připomínat – není ale smazán a jeho historie zůstává nedotčena. Pozastavení zastavuje pozornost, ne vedení záznamů: pozastavený týdenní cíl dostane každý týden řádek v historii, jinak by po pozdějším obnovení zůstala díra, kterou nelze ničím zaplnit.
5. Čtěte uzavřená období
Historie cílů je záznam každého uzavřeného období, od nejnovějšího: která data pokrylo, který cíl, zaznamenané hodiny proti tehdy platnému cíli a zda byl splněn, nebo nesplněn. Nesplněné období je neutrální odznak, ne červený – jde o fakt o období, které skončilo, ne o něco, na co reagovat.
Než se na tento záznam spolehnete, stojí za to vědět dvě věci. Čísla jsou zmrazená, nikoli přepočítávaná: zvýšení cíle dnes zpětně nemění, zda byl minulý měsíc splněn, a kritéria se ukládají i se svými popisky, takže období zůstane čitelné i poté, co je klient nebo úkol, který pojmenovávalo, smazán.
A snímek není mezipaměť – je to jediná kopie. Uzavřené období nelze z časových záznamů za ním přepočítat, protože ty nemusí přežít: zaznamenaný čas se v placených tarifech uchovává bez omezení, ale v tarifu Free se po roce odstraní podle pravidel uchovávání dat. Právě proto se řádek zapisuje v okamžiku, kdy období skončí, a nedopočítává se na vyžádání.
Uzavřená období mohou také chodit za vámi. Zapněte Zahrnout do e-mailu s přehledem a každé z nich se ve vašem e-mailu objeví jako řádek s hodinami a výsledkem – žádný samostatný rytmus se nenastavuje, protože týdenní cíl reportuje týdně a měsíční měsíčně. Objeví se také na stránce reportů sledování času, pod obdobím, na které jste se přepnuli.
Co získáte
Číslo, které něco znamená, měřené průběžně proti skutečně zaznamenanému času, s pobídkou, která dorazí, dokud lze období ještě zachránit, a s trvalým záznamem, jakmile už to nejde. Nastavení zabere pár minut na cíl; potom zbyde jediná otázka, a to ta užitečná – ne „kolik hodin to zabralo?“, ale „stihnu to?“.