Když běží několik projektů najednou, každý sdílený pohled bojuje sám se sebou: jedna nástěnka nesoucí práci všech klientů, jeden kalendář posetý vším, co je splatné. Řešením není úhlednější seznam – je to pohled postavený pro jeden projekt v danou chvíli. Tento průvodce vyladí dva z nich, kanban nástěnku a kalendář, aby vám každý přestal ukazovat všechno a začal odpovídat na jedinou otázku: co se děje na tomto projektu?
Pokud jste zatím netvarovali fáze projektu a typy úkolů, Přizpůsobte projektu jeho postup a řiďte jej na nástěnce je společníkem tohoto průvodce – ten definuje postup, tento míří vaše pohledy na něj.
Cíl
Proměňte „všechno, všude“ v soustředění na jeden projekt: nástěnku zúženou na jeden projekt jen se sloupci a podrobnostmi karet, které potřebuje, a kalendář ukazující jen chipy tohoto projektu – každý pohled zapamatovaný, takže přepnutí projektu je přepnutím pohledu.
1. Dejte každému projektu stavy a typy, které potřebuje
Stavy a typy úkolů mohou být vázané na projekt, ne jen globální. Na stránkách stavy úkolů a typy úkolů můžete stav či typ omezit na konkrétní projekty, takže fáze Kontrola klientem nebo typ Návrh existuje jen tam, kde to dává smysl. Právě díky tomu může být zbytek tohoto průvodce skutečně po projektech: pohled zúžený na jeden projekt pak dokáže ukázat právě ty fáze a tvary, které k němu patří.
Stavy nesou příznaky – koncový stav (u úkolů vyřešeno), backlog, vyžaduje akci –, které pohledy později čtou, takže se vyplatí je nastavit průběžně (viz Vlastní stavy, co který dělá).
2. Postavte nástěnku zúženou na jeden projekt
Nástěnky v aplikaci jsou vaše a můžete jich mít několik – udělejte tedy jednu na projekt, místo abyste sdíleli jedinou zeď. Vytvořte nástěnku na stránce Kanban nástěnky, pak otevřete její stránku úprav a nastavte tři věci:
- Filtr projektu – zužte nástěnku na ten jeden projekt. Nyní se objeví jen úkoly tohoto projektu a nástěnka nabídne jen stavy a typy v jeho rozsahu (plus ty, které platí pro všechny projekty).
- Viditelné sloupce – kontrolní seznam vašich zapnutých stavů pro danou nástěnku. Ponechte ty, kterými tento projekt prochází, a ostatní odškrtněte, aby byla nástěnka přesně tak široká jako práce. Zobrazit sloupce backlogu a Zobrazit dokončené sloupce přepínají tyto zvláštní fáze nezávisle.
- Obsah karty – zapněte jen ty podrobnosti, na kterých tady záleží: drobečkovou navigaci projektu, tečku typu, termín, úryvek popisu, vnořené podúkoly. Karta nesoucí jen to, na co reagujete, se čte rychleji než ta nacpaná vším.
Aktivní nástěnka se drží pro každý prohlížeč zvlášť, takže jakmile jednou postavíte nástěnku na projekt, přepnutí projektu je jen výběr jedné z rozbalovací nabídky v záhlaví.
3. Zužte to ještě dál, v danou chvíli
Nástěnka po projektech už je soustředěná; filtry a řazení ji dovedou poslední krok. Zužte na typ úkolu, štítek jako naléhavé nebo práci se splatností tento týden – filtry se kombinují, takže „návrhové úkoly v kontrole“ jsou jediný pohled. Konfigurace nástěnky je trvalý tvar; filtr je dočasná čočka pro dnešní řez.
4. Namiřte kalendář na tentýž projekt
Kalendář má stejný problém všeho najednou a stejný lék. Otevřete nastavení kalendáře a v sekci Úkoly vypněte Zobrazit všechny projekty – pak se objeví filtr projektu, kde vyberete, čí úkoly zahrnout. Vyberte ten, na který se soustředíte, a mřížka odhodí chipy všech ostatních projektů; vaše volby se ukážou jako odebíratelné štítky, takže rozšíření zpět je na jedno kliknutí.
Několik blízkých ovládacích prvků udělá pohled vaším:
- Zahrnout úkoly bez projektu – ponechte volné úkoly viditelné, nebo je skryjte, ať vidíte jen práci na projektu.
- Přepínače a barvy podle druhu – úkoly, vlastní události a obnovy předplatných mají každý svůj vlastní vypínač a barvu a úkoly lze obarvit podle barvy jejich typu úkolu. Vypněte, co tento týden nepotřebujete.
Nyní se tentýž projekt čte dvěma způsoby: nástěnka pro to, kde který úkol stojí, kalendář pro to, kdy je splatný – obojí ukazuje jen tento projekt, nic jiného.
Co získáte
Jeden projekt, dva soustředěné pohledy: nástěnka jen s jeho sloupci, kartami a úkoly a kalendář jen s jeho chipy. Protože si obojí pamatuje svá nastavení, udržování nástěnky a filtru kalendáře na projekt promění „která z těchto dvanácti věcí se týká tohoto klienta?“ prostě v otevření pohledu, který jste už postavili.