El dinero del trabajo autónomo es fácil de perder de vista: una herramienta por aquí, un gasto puntual por allá, ingresos que llegan sin un calendario fijo. Este recorrido reúne esas piezas en una sola vista mensual —lo que entró, lo que salió y lo que está comprometido a salir de nuevo el mes que viene— para que puedas responder «¿qué tal ha ido este mes?» con una cifra en lugar de una suposición.
La preparación está concentrada al principio: una vez que tus costes recurrentes y el hábito de anotar los gastos están en su sitio, el resumen mensual es algo que lees, no algo que montas.
El objetivo
Una imagen mensual del dinero que entra y sale —incluidos los costes recurrentes que es fácil olvidar— que puedas consultar en un momento y exportar cuando te la pida el asesor.
1. Anota lo que entra y sale
Todo empieza con las transacciones: cada una es un único movimiento de dinero, ingreso o gasto. Cuanto más exactas sean tus anotaciones, más veraz será cada resumen posterior.
- Anota los gastos según ocurren. Añádelos en el formulario de nueva transacción: importe, fecha, moneda, categoría. Un gasto anotado es un gasto deducible; uno olvidado es solo dinero perdido.
- Separa el impuesto si lo recuperas. Marca Desglosar en neto e impuesto en el formulario para introducir el importe antes de impuestos y dejar que se calcule el total. Más adelante puedes alternar tus análisis e informes entre totales brutos, netos y solo de impuesto, que es lo que convierte un mes de gastos en una cifra de IVA sin hoja de cálculo. Consulta Registrar el impuesto.
- Ahórrate teclear con el escaneo de recibos. Escanea un recibo y deja que Ceum lea el importe, la fecha y la moneda, de modo que anotar un gasto sea una foto en lugar de un formulario. La imagen escaneada se adjunta a la transacción y se guarda con ella, así que el recibo vive junto al gasto —y puedes actualizar o quitar ese adjunto más adelante. El escaneo se apoya en la cámara del móvil, así que está solo en la aplicación móvil y necesita Starter o superior.
- Anota también los ingresos. Las facturas que te han pagado, y cualquier ingreso que no llegara a través de una factura, van aquí: son la mitad «que entra» de la imagen.
Si trabajas con varias monedas, Tipos de cambio y Formato de moneda explican cómo se convierten y se muestran los importes para que un mes con monedas mezcladas siga sumando con sentido.
2. Pon los costes recurrentes en piloto automático
Los gastos que distorsionan una imagen mensual son los que olvidas porque nunca los pagas de forma activa: las herramientas mensuales, las renovaciones anuales. Las suscripciones existen para que solo los introduzcas una vez.
Añade cada coste recurrente en el formulario de nueva suscripción con su importe y su cadencia. A partir de ahí, cada renovación se anota sola como una transacción automáticamente, así que tus totales mensuales ya incluyen el gasto comprometido sin que muevas un dedo. Configura tus suscripciones de ingresos de la misma manera si tienes igualas o pagos recurrentes que entran.
Para anticipar lo que está a punto de llegar, la vista de suscripciones saca a la superficie lo que vence próximamente, útil para detectar una renovación anual antes de que venza en lugar de después.
3. Lee el mes como un desglose
Con los ingresos, los gastos y las renovaciones anotadas automáticamente fluyendo todos hacia las transacciones, abre Análisis de transacciones y ajusta el intervalo al mes que te interesa.
Esta es la vista de resumen: totales del dinero que entra y que sale, desglosados por categoría, a lo largo de la ventana que elijas. Agrupa por categoría para ver dónde se concentró el gasto del mes; compáralo con los ingresos para ver qué dejó el mes en neto. Para la parte recurrente en concreto, Análisis de suscripciones muestra cómo se ve tu gasto comprometido por sí solo. Exporta cualquiera de estos datos (CSV, Excel o PDF) desde la página de análisis cuando necesites una copia.
El análisis y los informes —este paso y el siguiente— forman parte de los planes Plus y Pro; las transacciones y las suscripciones que leen están en todos los planes.
4. Alinea los meses unos con otros
Un mes aislado es un dato; la tendencia es la historia. Informes de transacciones construye una tabla dinámica —categorías en el lateral, meses en la parte superior, importes en las celdas— para que veas una categoría trepar a lo largo de un trimestre o descubras qué meses son flojos.
Abre Informes de transacciones, elige tus filas y columnas, y la forma de tu año cobra nitidez: los ingresos estacionales, el coste de una suscripción que ha crecido en silencio, el mes en que salió un gasto grande. Esta es la vista que convierte «¿qué tal ha ido este mes?» en «¿qué tal va el año?».
Lo que consigues al final
Un resumen mensual que ya incluye los costes que de otro modo olvidarías, dividido por categoría, comparable mes a mes y exportable cuando lo necesites. El trabajo pesado —anotar, acordarse de las renovaciones— está automatizado o reducido a una foto, así que la imagen se mantiene al día sin mucho mantenimiento.