Casi toda la factura se escribe sola a partir de trabajo que ya anotaste: qué cliente, qué tareas, cuántas horas. El único número que no puede salir del cronómetro es lo que cuesta una hora de tu tiempo. Pon ese número una vez y cada línea de factura construida a partir del trabajo registrado llegará con precio.
Ceum guarda una tarifa por hora en tres sitios: una predeterminada en tu marca, una propia en un cliente y una propia en un proyecto. Cada una es opcional, y esos mismos tres niveles guardan una moneda de facturación. Cuando una línea necesita una tarifa, se lee primero el nivel más concreto y se para en el primero que esté fijado.
Este recorrido monta los tres en el orden que tiene sentido —primero la predeterminada, para que las excepciones sigan siendo raras— y luego sigue una tarifa hasta una línea de factura para que veas de dónde sale de verdad el número.
El objetivo
Una tarifa que cubra la mayor parte de tu trabajo, una lista corta de excepciones deliberadas y líneas de factura a las que no tengas que ponerles precio a mano.
1. Fija la predeterminada en tu marca
Abre Marca y facturación y rellena Tarifa por hora predeterminada. Esta es la tarifa de partida de todos los clientes y todos los proyectos que crees en adelante: el nivel al que cae todo lo demás.
Fija ahí mismo la Moneda de facturación: la moneda en la que se emiten tus facturas. Déjala en Automático y seguirá a la moneda de tu cuenta según esta cambie. Ese ajuste de cuenta, en Ajustes generales, solo decide cómo se te muestra el dinero en la aplicación; si piensas en una moneda y facturas en otra, este es el campo que resuelve la segunda pregunta.
Ninguno de los dos campos arranca con valor. Una tarifa que nadie eligió pasaría en silencio a ser el precio de cada hora que registras, así que una marca nueva no tiene predeterminada hasta que escribes una.
2. Sobrescribe la tarifa de un cliente
Un cliente con otro acuerdo recibe su propia cifra. Abre el cliente desde Clientes, busca Tarifa por hora y Moneda de facturación en la sección interna del formulario y fíjalas ahí.
Un campo de tarifa vacío no es un hueco: significa «hereda». El propio campo lo dice debajo del control: Mientras esté vacío, hereda 85 de los ajustes de marca. La primera opción del selector de moneda se lee Automático (EUR, de los ajustes de marca). Las dos nombran el nivel del que viene el valor, así que un campo en blanco nunca es una suposición.
El panel lateral de detalle del cliente muestra ese mismo par de otra forma: enseña el valor vigente, lo haya fijado el cliente o lo haya heredado, con una nota que dice de qué nivel viene. Un cliente facturado a una tarifa heredada no debería parecer un cliente sin tarifa.
Escribir una tarifa propia por cliente forma parte de los planes Plus y Pro. Leerla no; consulta el paso 6.
3. Sobrescribe la tarifa de un proyecto
Los proyectos llevan el mismo par, en el formulario de proyecto bajo Proyectos, y quedan un nivel por debajo del cliente. Una tarifa propia del proyecto gana a la del cliente, que gana a la predeterminada de la marca.
Usa esto para trabajo que se cobra distinto dentro de una relación por lo demás normal: una iguala con descuento, un montaje fuera de horario con recargo, una fase a precio cerrado que quieres a cero.
Una regla merece saberse: un proyecto puede vincularse a varios clientes, así que «el cliente que hay encima de este proyecto» solo está bien definido cuando hay exactamente un vínculo. Con un cliente vinculado, el formulario de proyecto muestra la tarifa de ese cliente como lo que hereda; con ninguno o con varios, se salta el nivel de cliente y nombra la predeterminada de la marca. Es una regla de presentación y nada más: la facturación no se ve afectada, porque una factura nombra exactamente a un cliente.
4. Distingue entre vacío, cero y nada
Tres estados se parecen en pantalla y se comportan de forma completamente distinta.
- Vacío significa heredar. El nivel se salta y la cadena sigue hacia arriba.
0es una tarifa real y fijada que significa esto no se cobra por horas. Detiene la cadena exactamente igual que lo haría85. Un cliente puesto a0se factura a cero, no a la predeterminada de tu marca: es deliberado, porque caer hasta una tarifa que fijaste hace meses le cobraría a un cliente un trabajo que le dijiste que era gratis.- Ninguna tarifa en ningún nivel resuelve a nada, no a cero. No hay tarifa por hora de cuenta bajo la marca, así que la cadena puede agotarse de verdad. Una línea construida a partir del trabajo registrado llega entonces con el precio vacío para que lo escribas, en vez de con precio cero.
La moneda no se agota igual: bajo la marca está la moneda de tu cuenta, que siempre está fijada, así que una moneda siempre resuelve a un código real.
No se copia nada hacia abajo al guardar. Un cliente sin tarifa propia lee la predeterminada de la marca cada vez, así que cambiar esa predeterminada mueve todos los clientes y proyectos que heredan de ella.
5. Mira una tarifa llegar a una línea de factura
Selecciona unas tareas o unos registros de tiempo y usa la acción de factura; el flujo completo está en Factura directamente desde tareas y tiempo registrado. Cada línea recibe precio a través de la cadena que acabas de montar:
- La moneda se resuelve una vez para toda la factura, nunca por línea. Una factura se emite en una sola moneda, así que las líneas no pueden discrepar. El nivel de proyecto alimenta esa resolución solo cuando todas las líneas facturadas comparten un proyecto.
- La tarifa de cada línea se resuelve por su cuenta, así que una factura que abarca dos proyectos puede llevar dos tarifas. El proyecto que aporta la tarifa de una línea es el que llega de verdad al cliente al que se factura.
- Las horas se convierten en la cantidad, redondeadas a dos decimales; una tarea sin tiempo registrado parte de una unidad.
Añadir una línea a mano funciona igual. Enlazar una tarea a una línea la pasa a horas, rellena la cantidad con el tiempo registrado de la tarea y rellena el precio unitario con la tarifa resuelta, pero solo cuando la línea todavía no tiene precio, porque una cifra que escribiste tú es tuya.
Los dos números se capturan una sola vez, en el momento en que se enlaza la línea, y luego se dejan en paz. Una factura que ya enviaste no debe cambiar porque alguien registre otra hora en la tarea. Cuando la tarea avanza, a la línea le sale un control ámbar Actualizar desde la tarea, y su información sobre herramientas dice que la tarea ha cambiado desde que se capturó la línea. Al pulsarlo se traen las horas actuales de la tarea y se deja el precio unitario capturado exactamente donde estaba, así que actualizar tras un cambio de tarifa actualiza el tiempo, no el precio. Vuelve a escribir el precio unitario tú si eso es lo que querías.
6. Si tu plan no cubre las tarifas propias
La restricción del plan es más estrecha de lo que parece. La predeterminada de la marca, la cadena de resolución completa y la forma en que se pone precio a una línea a partir de ella están en todos los planes. Lo que añaden Plus y Pro es escribir una tarifa propia en un cliente o en un proyecto.
Esa distinción es lo que hace que una bajada de plan sea recuperable en vez de una trampa:
- Una tarifa propia guardada antes se sigue aplicando. Un cliente guardado a 95 se sigue facturando a 95.
- Ambos campos siguen en pantalla mostrando su valor guardado, así que siempre puedes ver a qué se factura un cliente. Quedan inertes, con una información sobre herramientas que nombra el plan que los cubre.
- Borrar siempre está permitido. Un campo bloqueado que guarda una tarifa propia gana a su lado un control de restablecimiento que devuelve el campo al nivel superior y, como cualquier otra edición, surte efecto cuando guardas el formulario. Los dos se borran de forma independiente, así que puedes soltar una moneda propia y conservar una tarifa.
- Las ediciones no relacionadas se siguen guardando. Renombrar un cliente cuya tarifa no puedes cambiar no se rechaza.
Un guardado se rechaza solo cuando cambiaría una tarifa propia guardada por otra distinta.
Lo que consigues al final
Una tarifa arriba que cubre el caso corriente, un puñado de excepciones puestas exactamente donde corresponde y una moneda que se resuelve igual. A partir de ahí, la pregunta del precio queda respondida antes de que abras el formulario de factura: selecciona el trabajo y las líneas salen con las horas y la tarifa correcta ya dentro. Para la referencia campo por campo, consulta Tarifas por hora y moneda de facturación.