沒有兩種工作會經歷相同的步驟。設計專案不同於開發衝刺，也不同於寫作流程。這份逐步導覽談的是讓 Ceum 遷就工作，而非讓工作遷就固定的範本：你將定義一個專案實際擁有的階段與欄位，再把它調出到一張只顯示你今天需要處理之事的看板上。
這番自訂是每種工作只需一次的設定。回報則在此後的每一天：當看板貼合你真實流程的程度足夠高，它便會告訴你下一步該做什麼。
目標
讓 Ceum 反映某個特定專案真正的運作方式——它自己的階段、自己的任務種類、自己的細節——再於一張看板上作業，隱去一切此刻與你無關之事。
1. 定義工作真正擁有的階段
預設工作流程為 待辦清單 → 待處理 → 規劃中 → 進行中 → 審核中 → 已完成，作為起步不錯，作為終點卻不佳——你的工作幾乎肯定有不同的階段。自訂狀態讓你設定真正的階段。
在任務狀態頁面，建立你的流程實際經歷的欄位——就內容專案而言，可能是 構想 → 撰稿 → 編修 → 客戶審閱 → 已發布。旗標承載著超越標籤本身的意義：
- 完成標示終點階段，好讓 Ceum 得知一項任務已了結（與已付款發票標記為 完成 是同一概念）。
- 待辦與需要行動讓應用程式對這些階段作特別處理——浮現需要留意之事，把待辦項目挪出你的視線之外。
狀態不只用於任務：客戶、專案與發票也各有自己的狀態組，因此每個實體都能經歷對它有意義的階段。
2. 給任務恰當的形態與欄位
對多數專案而言，「任務」是過於粗鈍的工具。任務類型讓你區分工作的種類——文章、錯誤、設計、會議——如此看板才不會是一整面千篇一律的卡片。（值得一提，錯誤 是任務類型，而非狀態——錯誤仍會像其他任何東西一樣經歷你的各個階段。）
接著自訂欄位捕捉那些只對這個專案要緊、別處用不上的細節：文章的字數、錯誤的嚴重程度、設計任務的網址。你依任務類型逐一定義它們，於是每種任務都恰好詢問它需要的資訊，不多不少。
若這份工作中的任務與專案以特定方式相關——阻擋、依賴於、重複——關係類型讓你為這些連結命名，使關聯明確而非只是暗示。
3. 放上看板
階段與形態都定義好後，這份工作會想在流動之際被看見。開啟一張看板：你的自訂狀態化為欄位，任務則是你從一個階段拖往下一個階段的卡片。拖動一張卡片就是在變更它的狀態——看板並非你流程的另一個檢視畫面，而是你實際運行流程的地方。
因為看板屬於你自己，你可以保留好幾張——每個專案一張，或每位客戶一張——並在其間切換。一張為某個專案的階段量身調校的看板，勝過一份通用的待辦清單，因為它映照出那個專案實際流動的方式。
4. 篩選到只剩此刻要緊之事
一張完整的看板是一幅地圖；一張經篩選的看板則是一項決策。篩選與排序把看板收窄到你需要著手的那一片——這位客戶、這個任務類型、標記為 緊急 的任務、本週到期的工作——好讓你今天不做的那二十件事，別擋住你要做的那三件。
篩選條件可以組合，因此「這位客戶處於審核中的設計任務」就是單一而聚焦的檢視。設定符合你當前工作的篩選，看板便不再是一份狀態報告，而開始成為一份工作清單。
你最終會得到什麼
一個按自身條件塑造的專案——真實的階段、有意義的任務類型、真正要緊的欄位——運行在一張你能篩選到恰好只剩今日工作的看板上。設定的成本只付一次；此後看板會持續告訴你下一步該做什麼，因為它終於貼合工作流動的方式。
像這樣的結構也讓你的數字得以比較：一旦專案有了清爽的階段與類型，看清時間究竟花到哪去便能依你定義的形態切分工時，而從追蹤的工作到已付款的發票則直接從你在此組織好的任務拉出發票明細。