Ceum 裡的每個清單頁都回答關於單一種紀錄的問題。「哪些發票尚未付款?」是發票清單的問題。「您進行中的客戶裡,哪些既有未付款的發票、又有還在跑的專案?」則沒有任何單一清單能回答,因為答案一次橫跨三種紀錄。
組合檢視正是這個問題的去處。您描述一疊層級——客戶在最上層,其下是它們的專案與發票——分別為每一層套上篩選條件,再把結果當成一棵可以展開的樹來閱讀。這份逐步導覽會從一個空白的分頁標籤建起一個檢視,最後交出一份可以寄給別人的檔案。
組合檢視屬於 Plus 與 Pro 方案。Plus 帳戶最多保有十個已儲存的檢視;Pro 則不設上限。以下的一切在兩者上運作方式相同——各級方案還包含什麼,請參閱方案與帳單。
目標
一個已儲存的檢視:從您的客戶出發,向下展開到每位客戶底下的專案與發票,每一層只顯示您在意的紀錄,並能匯出成與螢幕上一致的檔案。
1. 開一份草稿,並選定它讀取什麼
開啟組合檢視。您的帳戶裡已經有兩個可以參考的檢視——客戶總覽 與 專案工作——不過這裡要新建一個:分頁標籤列中的 + 會新增一個分頁標籤,並帶您前往它的結構頁面,那是唯一能寫下檢視形狀的地方。
最上層卡片就是檢視的起始紀錄。八種紀錄中的任何一種都能放在那裡。請選擇客戶。
同一張卡片裡還有兩個選擇,而且兩個都值得現在就決定,而非日後再補:
- 欄位決定每一列顯示什麼,也決定匯出時檔案帶走什麼——匯出對話框裡沒有欄位挑選器。
- 排序方式與方向設定靜止時的順序。開始閱讀檢視之後,仍然可以點擊欄標題排序;那個順序存在頁面網址裡而不在檢視裡,因此它是您用連結傳出去的東西,而不是您儲存起來的東西。
2. 把層級巢狀疊在下面
新增層級會把下一層放到上一層之下。一個檢視連同最上層最多四層深,無處可再往下時,該按鈕便會消失。
巢狀的層級要說明它是經由什麼抵達的:您從上一層挑選一種關聯——這位客戶的「專案」、這個專案的「任務」、這項任務的「時間記錄」。只有確實存在的關聯才會被提供,因此檢視的形狀絕不會超出您資料的形狀。
一層最多可以並列四組紀錄。在第二層按下新增另一組,客戶就會同時展開成它的專案與它的發票,而不必在兩者之間二選一。每一組各自取得、各自分頁、各自排序,也各有自己的標頭列。
3. 依各層自己的條件篩選
每一組都有自己的篩選條件,而這正是組合檢視超越清單頁所能表達之處。清單頁上,不同欄位的條件永遠以且組合。在這裡,篩選是一棵樹:您為一組條件選擇全部符合或任一符合,而一個群組可以放進另一個群組裡。
於是客戶層可以要求狀態為 進行中,其下的發票則要求「狀態不是 已付款 或到期日早於今天」——一個問題、兩層、兩套不同的規則。一個條件由欄位、比較方式與值組成,而每個欄位只會獲得對它有意義的那幾種比較方式;完整的一套見組合檢視。
沒有條件的一組會顯示全部紀錄,這與一個空的群組並不相同——清空群組即會移除它。篩選也可能大到、或巢狀深到無法儲存,而編輯器會在您按下儲存檢視之前,指出您越過了哪一個上限。
有兩種結果在您了解原因之前會覺得怪:專案全數未通過篩選的客戶仍會出現,展開後空無一物;而巢狀層的列數可能多於上一層,因為關聯到兩位客戶的專案會出現在兩者之下。
4. 在一組列出之前先分組
新增分組會把一長串連續的列變成帶標籤的分堆。把交易依類型分組,這一組就變成一列收入與一列支出,各自展開到自己的紀錄。分組最多疊加三層,因此先依類型、再依客戶,兩列之中就各自出現客戶。
並非每個欄位都能分組——永不重複的值,或在讀取列時才算出的值,都沒有可供分堆的依據——而編輯器會直接說明是哪一個,而不是把選項藏起來。
群組列是標籤,不是紀錄:其上沒有什麼可開啟、可編輯或可刪除的。
5. 儲存它——或者不儲存
儲存檢視會把分頁標籤變成存放於您帳戶中的已儲存檢視,可在任何裝置上開啟,並計入您方案的上限。在那之前它是草稿,在分頁標籤列中帶有標記,且只保存在這個瀏覽器裡。
草稿並不低人一等。它撐得過重新載入,可以像已儲存的檢視一樣匯出,也不佔用您的檢視數量——因此在您認定某個實驗值得留下之前,它就一直只是實驗。關閉已儲存的分頁標籤不會刪除該檢視;開啟檢視會列出所有尚未開啟的已儲存檢視,要永久刪除檢視也在那裡進行。
檢視顯示在螢幕上之後,列的行為就與它們所代表的紀錄一致——點名稱開啟紀錄,儲存格接受鉛筆以就地編輯,按右鍵會得到該紀錄在自己清單頁上的同一個選單。只有最上層會事先載入;展開一列才會取得它底下的內容,而再顯示 N 筆是在上層列內部附加下一批,而不是翻頁。
6. 把整份內容匯出成檔案
檢視頁面上的匯出會把螢幕上的內容變成一個檔案——就是您正在看的那個分頁標籤,無論已儲存或是草稿,並按您排好的順序。您從不需要為了拿到檔案而先儲存檢視。
要保留整個檢視,請選擇 Excel 或 PDF。Excel 中每組紀錄各占一張工作表;PDF 沒有工作表的概念,因此改以子表格容納每一組。無論哪一種,巢狀結構都以縮排保留下來,因此專案會依螢幕上的順序縮排顯示在它的客戶之下。CSV 只包含第一組,因為該格式沒有第二組的概念。大到走不完的檢視會被拒絕,而不是悄悄截斷——收窄篩選條件後再產生一次。
完成的檔案會集中在檢視匯出頁面,您可以在那裡再次下載或刪除;產生失敗的則會改為提供重新產生。那個頁面無法發起新的匯出——檔案永遠來自它所屬的檢視。
您最終會得到什麼
一個回答橫跨三種紀錄之問題的檢視,每一層都有自己的規則,儲存一次,下次開啟頁面時它就在那裡——外加一份隨時能在別人開口時交出的同樣內容的檔案。功夫在於結構;之後,閱讀它只需一次點擊。