记录时间告诉你发生了什么。一个指标则告诉你你打算发生什么——每周三十小时的可计费工作、每月在某个客户上十小时、上线前四十小时——而这正是事后读你的一周与在它还在进行时掌舵之间的区别。
这篇演练从头到尾设定一个:数字、节奏、什么计入它、在截止之前而非之后到来的那一记提醒,以及每个结束的周期留下的记录。它假定你已经在记录时间——没有这一条,其余都无从谈起。时间目标属于 Plus 和 Pro 方案;时间跟踪本身在所有方案中都可用,只有叠在它之上的指标是付费的。
目标
说出一个小时数和一个周期,让 Ceum 在你工作时拿真实记录的时间与它对照,最终得到一份诚实的记录,说明你是否做到了——一个周期接一个周期,而不必自己算账。
1. 创建目标
从时间跟踪页面打开时间跟踪目标,选择新建目标。三个字段撑起了整个想法:
- 名称。 用你自己的话写下你在追求什么——“专注的客户工作”、“Acme 预付酬金”。
- 目标小时数。 你填的是小时,半小时也可以:
7.5是合法的答案,40也是。 - 重复。 每周、每月或一次性。重复的目标会在每个周期开始时以完整指标重新开始。一次性的目标在你给定的开始与结束日期之间运行,两者最多相距一年。
一周从周一到周日,一个月是自然月,两者都按你的时区解析,而不是服务器的——因此周日晚上的一段工作会落在你以为的那一周里。
重复的目标会一直运行,除非你叫它停。在重复的目标上,结束方式是一个开关而非一个日期:可以让它停在“永不结束”,也可以设为“于指定日期”并在最后一天里给出具体那天。目标随后会走完在那天之前结束的最后一个完整周期,然后自行暂停。被要求在月中停止的每月目标,会结清上一个月,仅此而已,因为拿半个月去对照一整个月的指标,会报出一次你其实并没有的未达成。
2. 收窄它计入的范围
没有其他设置的目标会计入每一个记录的小时。要让它指向具体的东西,就添加条件。每个条件指明一件事,任意搭配最多可以叠二十个:
- 客户——通过任务与项目关联所连成的链条抵达该客户的记录。
- 项目——关联到该项目某个任务的记录。
- 任务——该任务及其子任务上的记录,因为容器任务自身不持有时间。
- 标签——带有该标签的记录。是记录自身的标签,不是它任务的标签。
- 文本——描述中包含你所填内容的记录,不区分大小写。
从第二个条件起,你还要选择它们如何组合。任意会计入至少符合其中一项的记录——“Acme,或任何带可计费标签的内容”。全部只计入符合每一项的记录——“既属于改版、又带可计费标签的工作”。只有一个条件或没有条件时,两种设置选中的记录完全相同,这也正是这个选择要等到有两个条件才出现的原因。
一条记录只计入一次,无论它满足多少个条件:在改版上花的一小时,带可计费标签、描述为“设计评审”,对同时指明这三者的目标只贡献一小时,而不是三小时。
有两个细节决定一条记录有多少被计入。跨越周期边界的记录只贡献落在周期内的那一段,因此从周日晚上跑到周一的一段工作会被拆给两周。而仍在运行的计时器是边跑边计入的,这正是进度条在你工作时会移动的原因。
3. 要求在你还来得及行动时被提醒
打开临近截止时提醒我,Ceum 就会在周期即将耗尽而指标尚未达成时,每个周期给你发一封邮件。同一天该提醒的多个目标会合成一封邮件,而不是好几封,并且同一个周期内绝不会对一个目标提醒两次。
“即将耗尽”默认是周期的最后五分之一——一周大约一天半,一个月大约六天。如果你更愿意设一个固定的提前量,就给目标填一个 1 到 27 之间的天数。
同一个阈值驱动其余所有会出声的东西:目标的进度条转为琥珀色、该行出现在通知铃与提醒中、邮件发出——全都出自同一条规则,因此进度条绝不会在提醒列表说同一个目标一切正常时却是琥珀色的。提醒始终是警告级,绝不是紧急级,未达成的目标在任何地方都不会被标成红色;原因见时间跟踪目标。
关掉提醒,目标照样衡量、照样记录——只是保持安静,进度条无论数字如何都保持常色。若想日后停掉邮件而不动目标本身,提醒邮件与报表邮件在通知设置下是两个独立的类别。
4. 盯着它,并把当下不追的暂停掉
目标页上的每一行都带有一个进度条和它背后的数字——已记录的小时、指标小时,以及百分比。百分比不设上限:140% 的目标就写 140%,因为超额完成是件值得知道的事。展开一行会显示当前周期的日期、它何时重置、完整的条件集合,以及它们如何组合。
时间跟踪页面右侧的卡片可在总计与目标之间切换,因此你不用离开计时器就能看着正在进行的这段工作推动进度条。
当下不追的目标可以暂停。它会变灰、沉到列表底部、不再发提醒——但它没有被删除,历史也毫发无损。暂停的是注意力,不是记账:暂停的每周目标每周仍会得到一条历史记录,否则日后恢复它就会留下一个什么都填不上的窟窿。
5. 读已经结束的周期
目标历史是每一个已结束周期的记录,最新的在前:它覆盖的日期、是哪个目标、对照当时生效的指标所记录的小时数,以及达成还是未达成。未达成的周期是一个中性徽标,不是红色的——它是关于一个已经过去的周期的事实,不是需要你去处理的事。
在你依赖这份记录之前,有两件事值得知道。数字是冻结的,不会重算:今天调高一个目标的指标,不会追溯改变上个月是否达成;条件连同其标签一并存下,因此即使它指名的客户或任务被删除,那个周期依然可读。
而这份快照不是缓存——它就是唯一的副本。已结束的周期无法从它背后的时间记录重算出来,因为那些记录未必留得下:付费方案上记录的时间会无限期保留,但在 Free 上会按数据保留在一年后被清除。这正是那一行在周期结束的那一刻就写下、而不是等到需要时再算的原因。
已结束的周期也可以主动找上你。打开纳入我的报表邮件,每一个都会作为一行出现在你的报表邮件里,带上小时数与结果——没有另外的频率要设,因为每周的目标每周报,每月的目标每月报。它们也会显示在时间跟踪报表页面上,落在你所导航到的那个周期之下。
你最终得到什么
一个真有含义的数字,在你工作时对照真实记录的时间来衡量,在周期还救得回来时给你一记提醒,在救不回来之后留下一条永久记录。每个目标的设置只需几分钟;此后剩下的唯一问题就是那个有用的问题——不是“我做了多少小时?”,而是“我做得到吗?”。